Формуляр W-2 включва информация за заплатите на служителите, изплатени през предходната календарна година и задържането им от тези заплати, както и информация за обезщетения и други приспадания от заплатите.
Кога са налице W-2 формуляри?
W-2 се дължат на служители до края на януари за предходната календарна година. Ако 31 януари е уикенд или празник, отчетите се очакват на следващия работен ден. Тук са ключовите крайни срокове за отчитане на данък върху заплатите, дължими за текущата година.
Формуляри W-2 се дават на администрацията за социално осигуряване до 31 януари. След като сте предоставили формуляри за W-2 на служители, трябва да изпратите тези формуляри, заедно с предавателния формуляр W-3, на администрацията за социална сигурност (SSA).
Януарският краен срок е опит за ограничаване на данъчните измами, но това означава, че трябва да дадете формуляри W-2 на служителите си по-рано през януари, така че те имат възможност да ги видят преди да бъдат подадени. По-ранното разпространение на служителите ще намали грешките във формулярите W-2 , така че не е нужно да подадете поправен W-2.
Събиране на информация за подготовка на формуляри W-2
Информацията за този формуляр идва от вашия регистър на заплатите , който показва годишните суми за всеки служител за заплати и удържане, заедно с удръжки за медицински планове, здравни спестовни сметки и други.
Ето още подробности за информацията, която ще ви е необходима, за да подготвите тези W-2 формуляри.
Трудност: Средна
Изисквано време: Зависи от броя на служителите и броя на приспаданията и допълнителните плащания
Ето как да подготвите формуляр W-2
Информация за работодателя
За всеки W-2, който подготвяте, ще трябва да включите информация за бизнеса си: Идентификационен номер на работодателя (EIN) и име и адрес на работодателя.
Контролен номер
Може да искате да добавите номер за вътрешен контрол на всеки W-2, ако плащате много служители. Можете сами да генерирате номера или софтуерът за подготовка на заплати може да генерира този номер.
Приходи на служителите Вие също ще имате нужда
- Общо заплати, съвети и други компенсации (Каре 1). Това е брутно възнаграждение за всички часови и заплатени служители.
- Обща сума на удържането (каре 2)
- Общо заплати за социална сигурност (до максималния осигурителен стаж ) (каре 3). Някои заплати не са включени в заплатите за социални осигуровки , така че ще трябва да намалите вписването с тези суми.
- Обхванат общ данък за социално осигуряване (каре 4)
- Общо заплати и съвети за Medicare (същите като общи заплати) (каре 5)
- Данъкът, удържан от Medicare (каре 6). Тази сума включва сумата на допълнителния данък Medicare за по-високоплатените служители.
- Съвети за социално осигуряване (квадрат 7) и съвети, предоставени (квадрат 8)
След това ще ви е необходима информация за служителите и общите възнаграждения и удръжки за всеки служител за миналата година:
Други плащания. Възможно е да сте платили авансови плащания по EIC (доход от кредит за доходи) (каре 9) и обезщетения за зависими грижи (каре 10), изплащани на служителите.
Информация за участието в пенсионния план, законните служители
На всеки W-2 трябва да проверите съответното поле, ако служителят участва в пенсионен план (каре 13) или в неквалифициран план (каре 11), ако този служител е служител по закон (каре 13) или ако служителят получено обезщетение за болест от трето лице (каре 13.
Клетка 12
Клетка 12 е за суми за друга компенсация или отчитане, за да влезете в 1-4 кутии. Някои от най-често срещаната информация за каре 12:- Несъбрани социални осигуровки, RRTA (железопътно пенсиониране) или данък Medicare, на съвети или групова застраховка живот
- Избираеми отсрочки до 401 (к), 403 (б) и други квалифицирани пенсионни планове
- Необлагаемо обезщетение за болест
- Златни плащания с парашут
- Изключваеми възстановителни разходи за преместване
- Вноски по сметки за спестовни влогове или здравни спестовни сметки
- Неограничените опции за акции на служители
- Определени вноски на Roth по планове 401 (k) или 403 (b)
- Разходи за здравно покритие, финансирано от работодател, използвайки кодекс DD, съгласно изискванията за отчитане на Закона за достъпни грижи
Клетка 14
Записите в клетка 14 са за други удръжки или компенсации, които трябва да бъдат разкрити на служителите за техните данъчни декларации. Например- Пенсия след данъчно облагане
- Автоматични възстановявания
- Специални такси за Калифорния, Ню Йорк, Ню Джърси и Вашингтон
- Благотворителни вноски, приспадани от заплатата на служителите
- Здравноосигурителни и пенсионни облекчения
- Единни удръжки ( за разходи за униформи )
- Отчисления на Съюза
- Недължими доходи
- Разходите за превозни средства, включени в заплатите (100% от лизинговата стойност на превозното средство, предоставени на служителя и включени в каре 1)
- Има и кутия за "Други - не в списък" елементи, които сте приспадали от служителите
Държавна и местна информация
В този раздел ще въведете информация за държавните и местните възнаграждения и задържането им. Enter:Имайте предвид, че във формуляра има място за две състояния и две находища. Ако някой е работил в повече от две държави или райони през годината, използвайте втора W-2, за да включите допълнителната информация.
- Вашият двубуквен код на държавата и идентификационния номер на държавния Ви данък (проверете при приходите си отделът на държавата) (Каре 15)
- Държавно възнаграждение (каре 16)
- Държавен данък върху доходите, удържан (каре 17)
- Местни заплати, ако има такива (Клетка 18)
- Задържане на местния данък върху доходите (каре 19)
- Име на населеното място (клетка 20)
Проверете за точност
Прекарайте време, като се уверите, че информацията, която предоставяте на служителите (и в крайна сметка на администрацията за социална сигурност и на IRS), е точна. Проверете общата сума на регистъра на заплатите за годината и стартирайте W-3, за да се уверите в точността на цялата информация, която изпращате.Предварително отпечатани формуляри
Ако печатате свои W-2 формуляри, можете да ги получите от няколко източника:W-2 е многопластова форма. Ето страниците на тази форма:
- Уебсайтът на Формуляра за поръчки на IRS (отнема 7-15 дни)
- Онлайн доставчик на формуляри или магазин за офис доставки.
- Копие А отива в администрацията за социална сигурност. Копие А обикновено се отпечатва в червен цвят.
- Копие 1 е за града, държавата или местността
- Копие Б е за подаване с федералната данъчна декларация на служителя
- Копие C е за записите на служителя
- Копие 2 е друго копие за друг град, държава или местност
- Копие D е за документите на работодателя.
Печат на W-2s
Разпечатайте формулярите, като проверите дали те се приравняват с предварително отпечатан формат, ако имате такъв.Разпределете W-2s
- На служителя: Копия B, C, 1 и 2
- Към администрацията за социална сигурност - копие A. SSA изисква да изпратите копие А от W-2 на всеки служител заедно с формуляр W-3 до края на февруари.
- Поддържайте копие D за вашите записи.
Все още се бъркате за формуляр W-2? Отговори на вашите въпроси за формуляра W-2 2011
Съвети за подготовка на формуляр W-2
- Идентификационният номер за държавния данъчен номер на Вашия бизнес НЕ е вашият идентификационен номер за държавата данък върху продажбите. Много държави използват федералния данъчен идентификационен номер (EIN) и добавят цифри в края. Обърнете се към държавния отдел за приходи за информация.
- Приходи от приходи. Доходите от наши служители са обект на данъци за социално осигуряване и данъци на Medicare, включително допълнителния данък Medicare.
- Клетка 12 - Повече от 4 артикула
Ако имате повече от 4 елемента за каре 12, ще трябва да поставите допълнителните елементи на втора W-2. Но не включвайте заплатите и задържането на служителите по този допълнителен W-2. - Формуляр W-3 , заедно с копие А от всички формуляри W-2 на служителите, се дължи на администрацията за социално осигуряване до 31 януари. Когато сте завършили W-3 и имате всички формуляри W-2, изпратете ги на служители възможно най-скоро, така че да имат възможност да преразгледат формулярите. Ако открият грешки, можете да ги коригирате, преди да изпратите консолидирания отчет до SSA до 31 януари.
- Опровержение
Информацията в тази "Как да" е за общи цели, за да ви помогне да съберете информацията, която ви е необходима, за да подготвите и отпечатате W-2 формуляри. Той не е предназначен да бъде данъчен съвет и в никакъв случай не се опитва тази информация да бъде изчерпателна или да ви каже цялата информация, която трябва да бъде включена във вашите W-2 формуляри . Говорете с данъчния си съветник за информация относно конкретната ситуация. Връщане към отчет за приключване на годината за подаване на данъчни декларации