Задължителни дати, как да се попълни, къде да изпратите формуляри W-2
Формуляр W-2 е изявление, което трябва да бъде изготвено от работодателите всяка година за служителите, показващо общия брутен доход на служителя, приходите от социална сигурност, приходите от Medicare и федералните и държавните данъци, удържани от служителя. Целта на тази форма е да предостави на служителя информация, която трябва да бъде включена в неговия формуляр за данък общ доход. Тя също така дава на администрацията на социалната сигурност и на IRS информация, за да провери данъчната декларация за доходите на служителя.
Кога е валиден формулярът W-2?
ВАЖНА ПРОМЯНА: От 2016 годишни данъчни доклади и за всички следващи години, формуляри W-2 и W-3 трябва да се подават до Администрацията за социално осигуряване (SSA) до 31 януари следващата година. Така че за данъчните плащания за 2017 г. трябва да подадете до 31 януари 2018 г. Промяната е въведена с цел намаляване на данъчните измами. В годишните отчети за данъка върху заплатите в 2018 г. за 2017 данъчни плащания се посочват точните крайни срокове за текущата година.
Формулярът W-2 трябва да бъде предоставен на служителите не по-късно от края на януари, с информация от предишната календарна година. Този краен срок не се е променил. W-2s трябва да включват предавателна форма W-3, освен ако не сте подали онлайн с SSA. Крайният срок от 31 януари се отнася както за изпратените по пощата, така и за онлайн заявленията до SSA. Подаването след крайния срок може да доведе до наказателни санкции.
Да, трябва да подадете W-2s с администрацията за социална сигурност (SSA) в същия срок, в който предоставяте формуляри на служителите.
Това е добра причина да дадете на служителите техните формуляри в началото на януари, така че да можете да откривате и поправяте грешки, преди да подадете сигнал за SSA.
Части от формуляра W-2
Формуляр W-2 е многопластова форма:
- Копие А отива в администрацията за социална сигурност. Копие А обикновено се отпечатва върху червената форма, която може да се сканира с лазери. Ако подадете хартиено копие, трябва да използвате само хартията, предоставена от SSA.
- Копие 1 е за града, държавата или местността
- Копие Б е за подаване с федералната данъчна декларация на служителя
- Копие C е за записите на служителя
- Копие 2 е друго копие за град, държава или местност
- Копие D е за документите на работодателя.
Къде мога да получа формуляри W-2?
Не можете просто да копирате формуляра W-2 от интернет. Както е отбелязано по-горе, копие А на формуляра се отпечатва на специална хартия. Трябва да използвате официалните формуляри. Можете да получите официалните формуляри W-2 от магазин за копиране, някои данъчни софтуерни програми (търсете версията за малкия бизнес) или вашия данъчен подготвител.
Каква информация ми е необходима за попълване на формуляри W-2?
Информация за Вашия бизнес
За всеки W-2 ще трябва да включите информация за бизнеса си:
- Вашият идентификационен номер на работодател
- Вашето фирмено име
- Вашият бизнес адрес
- Държавният данъчен идентификационен номер на фирмата Ви (проверете при приходите на отдела на държавата си)
Информация за вашите служители
За всеки служител ще ви е необходима актуална лична информация:
- Номер на социално осигуряване или друг данъчен идентификационен номер
- име
- адрес
Информация за приходите на служителите
След това ще ви е необходима информация за общите възнаграждения и удръжки за всеки служител за миналата година:
- Общо заплати, приходи от наши дни и други компенсации
- Общо заплати за социална сигурност (до максималния осигурителен стаж )
- Общо заплати на Medicare (същите като общи заплати)
- Съвети за социално осигуряване и предоставени съвети
Информация за пенсионните планове
В клетка 12 трябва да посочите за всеки W-2 дали всеки служител участва в план за пенсиониране или неквалифициран план с вашата компания, ако този служител е служител по закон или ако лицето е получило заплата за болни от трета страна ,
Информация за специални придобивки
Клетка 13 от W-2 изисква информация за приспадане на плана за доходи на наети лица и други удръжки, които трябва да бъдат отчетени в данъчната декларация на служителя. Инструкциите за формуляр W-2 съдържат референтно ръководство за кодове на клетка 13.
Контролен номер (по избор)
Може да искате да добавите номер за вътрешен контрол на всеки формуляр W-2, ако плащате много служители. Можете сами да генерирате номера или софтуерът за подготовка на заплати може да генерира този номер.
Къде мога да намеря информацията за W-2?
Информацията за този формуляр идва от вашия регистър на заплатите , който показва годишните суми за всеки служител за заплати и удържане, заедно с удръжки за медицински планове, здравни спестовни сметки и други. Ще ви е необходим и настоящ формуляр W-4 за всеки служител. Формулярът W-4 се използва от служителя, за да ви даде адреса и номера за социално осигуряване (или идентификационен номер на данъкоплатеца ).
Как да завърша формуляра W-2?
Тази статия относно попълването на формуляра W-2 ви превежда през процеса стъпка по стъпка .
Как да изпратя формуляра W-2? Мога ли да изпратя тези формуляри онлайн?
Изпращате формуляра W-2 до администрацията за социално осигуряване (SSA) до края на февруари. Да, можете да изпратите тези формуляри онлайн до SSA, като използвате тяхната услуга Business Online. Ако имате 250 или повече формуляри W-2, трябва да ги изпратите на SSA онлайн.
Какво да направя, ако направя грешка във формуляр W-2?
Преди да изпратите тези формуляри на служители, проверете тези често срещани грешки. Ако направите грешка, можете лесно да коригирате формуляра и да върнете обратно формуляра на служителя. Ако грешката се открие след като сте изпратили формулярите на администрацията за социална сигурност, ето процесът за коригиране на формуляра . Трябва също така отново да изпратите формуляра за предаване W-3.