Да бъдеш предупреден е преднамерено. Преди да изпратите формуляри W-2 на служители и да ги подадете в администрацията за социална сигурност (заедно с формуляр за предаване W-3 ), прегледайте тези често срещани грешки, за да избегнете проблеми.
Подаването на формуляри W-2 е късно
Започвайки с данъчната година 2016, крайният срок за подаване на формуляри W-2 (и 1099 формуляри) е преместен на 31 януари. Така вашите формуляри 2017 W-2 за служители трябва да бъдат подадени до администрацията за социално осигуряване не по-късно от 31 януари , 2018.
Има наказания за късно подаване. Прочетете повече за новите крайни срокове за формуляри W-2 и 1099.
Използвайки формуляра W-2 на Wrong Year
Използвайте формуляра W-2 за годината, в която доходът е облагаем, а не годината, в която подадете формуляра. Например, за заплатите на служителите през 2015 г., използвайте формуляра 2016 W-2 ; този формуляр ще бъде даден на служителите и ще бъде подаден в администрацията за социално осигуряване през 2017 г.
Липсват крайните срокове за подаване. Трябва да предоставите формуляри W-2 на служителите не по-късно от края на януари и трябва да изпратите тези формуляри до администрацията за социално осигуряване не по-късно от края на февруари. Сроковете се променят всяка година в зависимост от това кога датата пада върху календара. Ако крайният срок е уикенд или празник, датата се премества в следващия работен ден. Ето точните крайни срокове за таксите за заплати в края на годината за текущата година.
Не използвайте одобрения формуляр W-2
Не можете да изтеглите формуляра W-2, да го копирате и да го използвате.
Червеното върху A е специално мастило. Трябва да получите одобрените формуляри от фирма за доставка на офиси, IRS или от софтуерна компания. Прочетете повече за това, къде можете да получите одобрени W-2 формуляри.
Невъзможност за спиране на удържането на социална сигурност
Социалното осигуряване трябва да бъде преустановено при максимално облагаемата заплата за всяка година.
(Това максимално се променя в повечето години, за да се отразят разходите за живот.) Въпреки че това не е W-2 грешка, това е често срещано явление и ще ви накара да надхвърлите заплатите за социално осигуряване на служител. След това трябва да върнете излишъка на служителя и да коригирате както W-2, така и формуляра 941 , тримесечния отчет за заплатите и данъците за всяко тримесечие, което отразява превишението. Ако например служителят е достигнал максималната сума за удържане на социална осигуровка през септември, трябва да промените формуляр 941 за третото тримесечие.
Изпращане на формуляри W-2 до IRS
Формуляри за социална сигурност трябва да бъдат предоставени на служителите до края на януари и да бъдат подадени в администрацията за социално осигуряване до края на февруари заедно с предавателната форма W-3, която натрупва цялата информация от всички W-2.
Невъзможност за получаване на отказ от IRS за нереализиране на електронна поща
Работодателите, подали 250 или повече формуляри W-2, трябва да получат отказ, ако не желаят да подават електронни файлове. Прочетете повече за това как да получите отказ от подаване на формуляри W-2 по електронен път (PDF).
Направете тези често срещани грешки при формуляра W-2
Най-често срещаните грешки във формата на W-2 форми включват:
- Ако не се включат десетични и стотни стойности
- Липса на използване на черно мастило (правенето на твърде много светлини)
- Направете записите твърде големи или твърде малки. IRS предлага да използвате 12 pt. Шрифт тип куриер за отпечатване на W-2s.
- Името на служителите с форматиране по подразбиране. Първото име на служителя и средното начало отиват в първата клетка, фамилното име на служителя отива във второто поле и всеки суфикс (като "младши") отива в третата клетка.
Използването на финансов софтуер може да ви помогне да избегнете много от тези грешки във формуляри W-2, особено при формиране на грешки, и софтуерът ви може да ви предупреди, когато достигате максималната сума за социална осигуровка. Вижте тази статия за счетоводните софтуерни програми за 2012 г. от Rosemary Peavler, Ръководство за бизнес финансите, съсредоточено върху програми, които включват функциите за заплати.
Как да коригирате формуляр W-2
Трябва да предоставите формуляр W-2 на всеки служител до края на януари всяка година (за предходната календарна година), но не е необходимо да изпращате тези формуляри до администрацията за социална сигурност до края на февруари. Това закъснение дава време за коригиране на грешките.
Ако можете да коригирате грешката преди подаване със SSA, направете корекцията и изпратете коригирания формуляр.
Ако откриете грешката, след като сте подали SSA, трябва да изпратите поправен W-2 заедно с коригиран формуляр за предаване W-3c).
Прочетете повече подробности за това как да направите корекции във формуляр W-2, след като го изпратите на администрацията за социална сигурност.