Съвети за управление на файлове за цифрови файлове
В допълнение към съхраняването на документи локално на настолни компютри, лаптопи или мобилни устройства все повече фирми използват облака за основни бизнес приложения и съхранение на файлове. ( Защо Cloud Computing е идеален за малкия бизнес и 5 недостатъка на Cloud Computing. )
По-нататъшното усложняване на проблема с съхраняването е необходимостта много фирми да споделят документи между служителите .
В рамките на офиса това обикновено се осъществява чрез използване на файлов сървър или мрежово прикачено устройство за съхранение (NAS). Ако се изисква споделен мобилен достъп, документите могат да се съхраняват в облака и да се споделят чрез задаване на разрешения за достъп. Резултатът от всичко това може да бъде кошмар за управление на файлове с някои от документите на човек, съхранени в облака и някои локално, а дори и отделни документи, съхранявани само на едно или друго място.
Организацията е ключът към електронното управление на файлове
Където се съхраняват документите, е важно те да бъдат организирани и актуализирани. Целта на електронното управление на файлове е да сте сигурни, че можете да намерите това, което търсите, дори ако го търсите години след създаването му.
Повечето хора в бизнеса в даден момент са били в неудобно положение да се обадят на клиенти и да не могат бързо да намерят съответната фактура или други важни клиентски документи.
Също толкова досадно е да се разхождате в края на годината, опитвайки се да намерите документи, отнасящи се до фирмените сметки на счетоводителя или дори по-лошо, данъкоплатеца .
Правилната организация на цифровите документи е особено важна в споделена среда - ако някой от вашите служители отсъства (временно или постоянно!), Трябва да можете лесно да намерите всички документи, създадени или управлявани от това лице.
(Имайте предвид, че потенциалната загуба на данни с недоволни служители , които напускат служителите, е още една причина да защитите данните за бизнеса си. Вижте 6 правила за защита на бизнес данните ).
Тези съвети за управление на файлове ще ви помогнат да запазите достъпа до файловете си:
1. Използвайте папките по подразбиране за инсталиране на програмни файлове.
Използвайте файловите местоположения по подразбиране, когато инсталирате приложения. Под Windows, по конвенционалните програмни програмни файлове, се намират в директорията (Drive Letter:) -> Program Files. Инсталирането на приложения на други места е объркващо и ненужно.
2. Едно място за всички документи.
Поставете всички документи под една "коренна" папка. За един потребител в среда на Windows местоположението по подразбиране е папката "Моите документи".
В среда за споделяне на файлове опитайте да направите същото. Създайте отделна коренна папка (наречена "Споделени документи" например) и съхранявайте всички документи в подпапки вътре в основната папка. Разполагането на едно място за всички електронни документи улеснява намирането на нещата и изготвянето на архиви и архиви.
3. Създавайте папки в логическа йерархия.
Това са чекмеджетата на шкафа на компютъра ви, така да се каже. Използвайте обикновен език, за да наименувате папките си; не искате да гледате този списък с папки в бъдеще и се чудите какво означава "TFK" или каквото и да било друго интересно съкращение, което сте измислили.
4. Nest папки в папки.
Създайте други папки в тези основни папки, ако възникне такава необходимост. Например папката " Фактури " може да съдържа папки, наречени "2018", "2017" и "2016". Папката, наречена за клиент, може да включва папките "клиентски данни" и "кореспонденция". Целта е да имате всеки файл в папка, вместо да имате набор от файлове сираци.
Не създавайте обаче сложни, дълбокопластови структури на папки. Когато е възможно, използвайте описателни имена на файлове.
5. Следвайте конвенциите за именуване на файлове.
Някои операционни системи (като например Unix) не позволяват пространства в имената на файлове или папки, затова избягвайте това, ако вашата компютърна среда е смесена. Вместо това използвайте долните черти като разграничител (напр. Doe_John_Proposal.doc). Други знаци като /? <> \: * | "^ също са забранени в имената на файлове или папки под Windows.
Използвайте описателни имена на файлове за лесно разпознаване и извличане, но не отивайте зад борда - имената на файловете / пътечките имат ограничения за дължината, които варират в различните операционни системи. Под Windows максималната пълна дължина на пътя за файл (напр. Буквата на устройството + имената на папките + името на файла) е 260 знака. Използвайте обичайни съкращения, когато е възможно, като Jan за януари или Corp for Corporation.
6. Бъдете конкретни.
Дайте на електронните файлове логични, специфични имена и да включите дати в имена на файлове, ако е възможно. Целта при именуване на файлове е да можете да разберете какъв е файлът, без да се налага да го отваряте и гледате. Така че ако документът е писмо до клиент, което му напомня, че плащането е просрочено, го наречете нещо като "overdue_20180115"; а не като "писмо". Как ще разберете кой е с писмото, без да го отваряте?
Ако споделяте файлове по имейл или преносими устройства, може да искате името на файла да съдържа по-конкретна информация, тъй като информацията за папката няма да бъде включена в споделения файл. Например, ако вашият документ се намира в My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc и файлът е споделен или изпратен по имейл, всички получатели ще видят Doe_John_20170416.doc и може да не могат да кажат, че файлът е клиент фактура, без да я отваряте.
7. Файлът, докато вървите.
Най-доброто време за подаване на документ е, когато го създадете за първи път. Така че, навийте да използвате диалоговия прозорец "Запиши като", за да подадете документа си, както и да го наименувате, като го поставите на правилното място на първо място.
8. Поръчайте вашите файлове за ваше удобство.
Ако има папки или файлове, които използвате много, ги принуждавайте в горната част на списъка с файлове, като ги преименувате с a! или AA в началото на името на файла.
9. Извадете редовно вашите файлове.
Понякога старото е очевидно, както в примера на папката с име "Фактури" по-горе. Ако това не е така, пазете папките си безпрепятствено, като изчистите старите файлове.
Не изтривайте файлове, свързани с бизнеса, освен ако не сте абсолютно сигурни, че никога няма да имате нужда от файла отново. Вместо това, в основната си колекция от папки под основната си папка, създайте папка, наречена "Стара" или "Неактивна", и преместете стари файлове в нея, когато ги срещнете.
( Колко дълго трябва да съхранявате бизнес записи за CRA или IRS? Обяснява колко дълго трябва да запазите фирмените досиета, за да покриете данъчните си задължения.)
10. Направете резервно копие на файловете си редовно.
Независимо дали копирате файловете си на друго устройство или върху касета, важно е да настроите и да следвате редовно резервно копиране. Вижте 3-те стъпки към успешната система за архивиране .
Доброто управление на файлове прави намирането на това, което искате лесно
Управлението на електронни документи трябва да бъде част от цялостна стратегия за управление на документи за вашия бизнес. Правилният план за управление на документите трябва да включва всички аспекти на обработването на документи, включително съхранение, извличане, архивиране и сигурност.
Функцията за търсене е чудесно нещо, но никога няма да съответства на лекотата на директно преминаване към папка или файл. Ако следвате тези съвети за управление на файлове последователно, дори и да не знаете къде е нещо, знаете къде трябва да бъде - огромно предимство, когато става въпрос за намиране на това, което търсите. Добрите практики за управление на файлове ще ви спестят време и пари .