Как да създадем система за управление на документи за малкия бизнес
За много фирми фокусът на управлението на документи е върху организацията и съхраняването на документи. Те искат да могат да съхраняват документи по организиран и сигурен начин, който позволява лесно да се намерят документи.
Тази статия ще ви покаже как да създадете система за управление на документи, която прави точно това.
Ако въведете "управление на документи" в която и да е търсачка, ще получите дълги списъци с "решения" за управление на документи, като много от тях съдържат софтуер или приложения, които рекламират предимствата на офис без хартия .
Софтуерът или приложенията за управление на документи обаче са предназначени да подобрят работата на електронните ви файлове . Проблемът е, че много малки фирми трябва да се справят със смеси от старомодни данни върху хартиени и електронни файлове - а в някои случаи делът на хартиените данни е много по-голям.
Едно решение на проблема със създаването на смесена среда за данни би било да се използва система за обработка на документи, която да преобразува документите на вашия бизнес в електронна форма. Но това е твърде скъпо и отнема много време за много малки фирми.
Добрата новина е, че можете да поставите основите на система за управление на документи на място, без да купувате специален софтуер или да преглеждате изображения на едро на документи.
Системата не трябва да е сложна; просто трябва да инвестирате известно време в планирането и прилагането му.
Как да създадете система за управление на документи
Създаването на система за управление на документи включва три стъпки;
- създаване на план за управление на документи,
- прилагане на плана за управление на документи,
- и след това.
Първата стъпка, създаваща плана, включва отговор на тези четири въпроса:
Какви са правилата за създаване на документи?
Фактури , писма за напомняне за плащане, брошури за продажби, електронна поща, баланси , електронни таблици, отчети - Всички фирми създават разнообразни документи в процеса на извършване и следене на бизнеса. И за да организират нещата, всички фирми трябва да установят правила за създаване на документи.
Например, има ли вътрешни шаблони за някои от вашите стандартни бизнес документи, като например писма и фактури, и къде се намират?
Има ли вътрешен стил за употреба, който трябва да бъде следван?
Трябва ли да бъдат датирани и / или подпечатани с нови документи нови документи?
Какви процедури трябва да се следват за споделяне или преглед на документи?
За някои малки фирми единствената причина за създаването на документи, която има значение, ще бъде там, където се намират шаблоните за различни бизнес документи и как да ги използвате. Но ако създаването на документи в рамките на бизнеса Ви включва различни хора, които сътрудничат, преглеждат или актуализират документи, ще трябва да прекарате известно време, за да решите как да направите тези неща, за да осигурите ефективност и последователност.
Как ще съхраняваме документи?
Всъщност има два аспекта на този въпрос.
Първата включва физическите аспекти на съхранението. Дори ако вашият малък бизнес съхранява документи в картотеки, има разходи, свързани със съхранението; не само цената на самите каси, а разходите за време, когато вие и / или вашите служители подадете документи или отидете да ги изтеглите. Всъщност най-големите разходи, свързани със съхранението, за повечето малки предприятия, вероятно са разходите за губеното време, когато хората търсят документи.
Вторият аспект на съхраняването на документи е организационен; как ще бъдат подадени документите? Ключът към подаването на документи е да следват добри практики за управление на файловете.
Вие също трябва да знаете как ще архивирате документи. Как ще се справите с файлове, които са остарели или просто са готови да бъдат преместени в задната горелка в системата за управление на документи?
Близо до началото на всяка година, например, минавам през различните файлове, свързани с работата на моя компютър, премахвам онези, които вече не са актуални, и създавам нови папки, отбелязани по години и / или предмети, придвижващи се според нуждите.
Същото може да се направи и с хартиени файлове; не е трудно да премахнете старите документи от папката на файла и етикета и да създадете нова с "стар" в заглавието. Някои програми предлагат възможности за автоматично архивиране. Microsoft Outlook, например, ви позволява да архивирате стари имейли.
Как да се опрости извличането на документи?
Този въпрос е сърцето на вашата система за управление на документи. В проучване, проведено от Leger Marketing за Xerox Canada, канадските SMB собственици и мениджъри средно са заявили, че струват $ 2,152 годишно за управление и съхранение на документи и около един час на ден за търсене на тези документи (globeandmail.com).
За пореден път добрите практики за подаване на документи могат да продължат дълъг път към разрешаването на проблема. Преглеждането на статиите за управление на данни на този сайт ще ви помогне да започнете. Ако правите неща като последователно следвайте стриктните конвенции за именуване, например, документите ще бъдат много по-лесни за намиране.
И независимо дали сте едноличен търговец, който работи със собственици на соло или собственик на бизнес, препоръчвам да създадете списък с локални файлове , които ще напомнят на потребителите къде се намират конкретни типове файлове и къде да намерят конкретни документи. Ако бизнесът ви е като повечето, не забравяйте да включите дали файлът ще бъде във вашата компютърна система, вътрешен сървър, в облака или ако е на хартиен носител, поставен на физическо място като например шкаф за подаване. Да предположим например, че в моята фирма използвате снимки, видеоклипове или дори хартия. Запис в списъка ви с локални файлове може да бъде:
Цифрови изображения / видео: компютър (или сървър) - устройство E: / photos - файл в съответната тема тема
Снимки на хартия: шкаф 3 - Снимки - алфа по тема
Споделените мрежови или облачни устройства трябва да бъдат етикетирани според съдържанието, каквото трябва да съдържат чекмеджетата на шкафа.
Как можем да направим документите ни защитени?
Първата линия на защита за сигурност на документите физически осигурява самите помещения . Всички фирми трябва да имат инсталирани системи за сигурност, като например алармени системи, дори домашни фирми .
Бизнесът може също да има нужда или да иска да инвестира в други устройства за сигурност, като например прозорци / решетки, камери за сигурност и / или патрулни услуги. Можете да прекарвате през цялото време, когато искате да създавате пароли и да шифровате файлове в опит да защитите електронните си файлове, но няма много значение, ако някой може просто да се скита и да открадне компютъра ви и да придружава твърдия диск.
Всички шкафове трябва да са заключващи се и да се държат заключени след работно време (и заключени в обяд, ако никой надежден няма да бъде в непосредствена близост).
Общите процедури за сигурност за електронни документи включват редовно архивиране на документи и водене на резервни копия на документи някъде, различни от същия твърд диск, където се намират оригиналните документи. Извън сайта е най-добре да се предпазите от това, че вашите бизнес данни са унищожени от природни бедствия - още една причина защо облакът е идеален за бизнес .
Малките фирми с колеги или служители, които споделят една и съща компютърна мрежа, може също да искат да ограничат достъпа на някои потребители, за да могат да използват или виждат само някои от ресурсите на мрежата. Например, може да имате директория за споделяне на мрежа или облак с име "Счетоводство", чийто достъп е ограничен само до управлението. Дори ако даден потребител има право на достъп до ресурс, например приложение, определени документи могат да бъдат защитени с парола. Съдържанието на документите също може да бъде шифровано, което ги прави достъпни само за тези, които имат необходимия ключ за шифроване.
Кражбата на служители е друга заплаха за сигурността на данните. Малките фирми със служителите трябва да направят проверка на фактите за резюмето и да направят проверка на служителите за политически въпрос.
Внедряване на вашата система за управление на документи
След като създадете плана си за управление на документи, като отговорите на горепосочените въпроси, сте готови да го приложите, като се уверите, че всички ваши служители знаят подробностите за системата за управление на документи в бизнеса ви и следват подходящи процедури при създаването, съхраняването и извличането на документи.
Също така трябва да сте сигурни, че всички, които осъществяват достъп и използват документи във вашата организация, следват, правейки неща, като например именуване и съхраняване на документи по подходящ начин. На място проверявайте редовно, за да проверите дали определени файлове могат лесно да бъдат намерени и да се предпазите от неправилно инсталиране.
Можете да настроите система за управление на документи в рамките на един ден, но да я прилагате последователно във времето, ще бъде ключът към нейния успех. Наградите са огромни - да можете да намерите това, което искате да намерите, когато искате, и спокойствие.