Как да защитите вашите критични бизнес данни
Загуба на данни
За да перифразирате Пол Саймън, има 50 начина да загубите данните си:
- Увреждането или повреждането на мобилното ви устройство от твърдия диск на компютъра / лаптопа може да направи данните ви непоправими
- Вашият компютър или телефон може да бъде откраднат - бизнес разбиванията са често срещани и според статистиката на ФБР 97% от откраднатите лаптопи / настолни компютри никога не се възстановяват
- Данните могат да бъдат случайно изтрити (или умишлено изтрити от недоволен служител)
- Компютърът ви може да бъде отвлечен от злонамерен софтуер
- Вашите онлайн профили за съхранение могат да бъдат хакнати
- Атака на ransomware може да направи файловете ви недостъпни, докато не бъде платена значителна такса
Режимът за архивиране на данни е задължителен
За адекватна защита на данните е необходимо да създадете система за архивиране на данни, която да следва тези три стъпки:
- Резюмета за бизнес данни редовно
- Създавайте резервни копия на надеждни носители или в облака
- Ако използвате носители за архивиране, устройствата се съхраняват на безопасно място извън сайта
Основното правило за защитата на данните за бизнеса е, че ако загубата на данни ще попречи на правенето на бизнес, я запазете.
Софтуерните програми за настолни компютри могат да бъдат преинсталирани, ако е необходимо, но възстановяването на данните за транзакциите или бизнес кореспонденцията е невъзможно, ако тези файлове бъдат изгубени или повредени.
Архив на данни срещу архивиране на данни
Архивите обикновено са периодични, краткосрочни изображения на данни за целите на възстановяване след бедствие.
Архивирането обикновено се отнася до дългосрочно съхранение на данни, които вече не се използват редовно, но могат да бъдат възстановени, ако е необходимо (например завършен проект или данни от бивш клиент).
Резервни критични бизнес данни
Има две стъпки за успешното архивиране на данни;
- Идентифициране на критичните данни, които трябва да бъдат архивирани
- Въвеждане на резервни копия на данните по редовен график
Какво трябва да бъде в архива на данни?
Всички файлове, които сте създали и / или модифицирали, трябва редовно да се архивират. За много фирми всичко това включва всичко от счетоводните файлове до електронната поща.
Все повече и повече бизнес приложения се предлагат в облака. Ако обаче използвате десктоп (не-браузър) приложения, те могат да бъдат преинсталирани от носители или изтеглени, така че не е необходимо да се архивират.
Съхранение в облака
Използването на онлайн услуги за архивиране улеснява архивирането на вашите данни - което е само една от причините, поради които облачните изчисления са идеални за малкия бизнес . Но облачните услуги все още могат да бъдат уязвими за загуба на данни чрез хакерство или саботаж на служители (помислете за неотдавнашния случай на базирания в Индианаполис американски колеж по образование, който след изстрелване на служител в информационните технологии откри, че преди да напусне, той е променил административните пароли в онлайн профили, които не позволяват на колегията да получава достъп до данните си).
Не е лоша идея да правите случайни локални резервни копия на облачни данни.
Местни архиви на данни
Ако запазвате данните си локално (например не използвате облак за съхранение на данни), можете да опростите архивите си, като запазите всички файлове, които ще трябва да бъдат архивирани на едно устройство на вашия компютър. Да предположим например, че трябва да архивирате счетоводни файлове, документи за обработка на текстове, електронни таблици, снимки и имейли. Поставянето на Simply Accounting, Microsoft Office (включително Outlook) и Paintshop Pro на отделно устройство или под отделна папка улеснява архивирането на всички файлове, които сте създали или модифицирали с помощта на тези програми. Всичко, което трябва да направите, е да архивирате устройството или папката.
След като изберете критичните данни, които искате да бъдат архивирани, е лесно да инсталирате и използвате резервна софтуерна програма, за да архивирате редовно фирмените си данни.
Предоставя се резервно копие на вашите данни през нощта. Има много резервни софтуерни програми, които ви позволяват да зададете график, който автоматично ще архивира вашите данни. Архивиращ софтуер, който също така ципове и криптира файлове, пести място на диска и увеличава сигурността на данните.
Съхранявайте вашите архиви на данни само на място, ако са съхранени в огнеупорен, неразрушим сейф. Инвестирането в лентово устройство или външен твърд диск и внимателно спазване на график за редовно архивиране на данни няма да помогне, ако всичките ви резервни копия на данни са на едно място и това място е засегнато от бедствие. За да бъдете наистина сигурни, архивите ви трябва да се съхраняват на място. (Архивирането в облака не елиминира напълно това безпокойство, но със сигурност е по-добро от много физически местоположения.)
Някои фирми съхраняват резервните си данни в сейфове в банките. (Таксата за охранителна кутия е данъчно приспадаема, ако имате нужда от допълнителен стимул.) Други собственици на малки фирми съхраняват множество резервни копия на своите записи в домовете на различни приятели или членове на семейството. Няма значение къде изберете да ги запазите, стига сайтът, който избирате за резервно копиране на данни извън сайта, да е сигурен и да имате редовен достъп до него.
Резервни устройства
Онлайн услуги за архивиране
За максимална сигурност използвайте силни пароли, редовно ги променяйте и се уверете, че архивираните файлове са шифровани (тъй като споделянето в облак е споделено, доставчиците на облак нормално шифроват потребителски данни).
USB (палец) устройства
USB паметта непрекъснато увеличава капацитета и е идеална за бързи архиви на данни. Въпреки че нямат капацитет на външни твърди дискове, те имат бързи скорости на пренос на данни и са изключително преносими. Можете лесно да архивирате данните на USB устройство и да го свалите на място. Тъй като нямат движещи се части, USB устройствата са много надеждни.
Външни твърди дискове
За малките фирми купуването и използването на външен твърд диск за архивиране на данни е препоръчителният метод. Външните твърди дискове са евтини в сравнение със системите за задвижване с лента. Те също така са лесни за използване; просто включете твърдия диск в USB порта на компютъра си. Повечето външни твърди дискове идват с резервен софтуер.
За съхранение в локалната мрежа (LAN)
Ако имате локална мрежа (LAN), можете да архивирате файлове и на друг компютър или сървър. Ако обаче резервната машина се намира на едно и също място, тя може да е уязвима от кражба или повредена от пожар или наводнение. За да се предотврати кражба, сървърът може да бъде инсталиран в заключена клетка, шкаф или гардероб.
Запазване на лентата
Ако имате големи количества данни за архивиране (или желаете да правите и запазвате редовни пълни архиви с данни за дългосрочно съхранение), архивите с лента са най-добрият вариант. Те са изключително надеждни и могат да съхраняват огромни количества данни.
Върнете го или рискувайте да го загубите
Не рискувайте да загубите бизнес данните си. Най-добрата защита срещу такова бедствие е подходящата защита на данните. Чрез създаването на система за архивиране, която включва архивиране и архивиране на фирмените ви данни редовно и правилно, ще гарантирате, че фирмата ви ще може да прогнозира каквото и да е буря и ще продължи. Запомнете - никога няма да имате твърде много резервни копия на данни!