Управлявайте системата си за подаване!
Отделянето на време за организиране на вашата система за подаване е от решаващо значение. Въпреки че всеки би искал да има офис без хартия , реалността е, че много малки фирми все още имат нужда да съхраняват хартиени документи като фактури , разписки и т.н. и да могат лесно да ги изтеглят, когато това се изисква.
Правилното подаване на разписки е особено важно; несъществуваща или разхвърляна система за подаване на документи може да добави дни на допълнително усилие по време на данъчно облагане, тъй като не искате да пропуснете данъчните удръжки поради липсващи приходи.
И ако фирмата ви е обект на одит и не можете да представите необходимите документи в подкрепа на разходите си, твърденията ви най-вероятно ще бъдат отхвърлени и данъчната Ви декларация отново ще бъде оценена .
Като собственик на малък бизнес , трябва да можете бързо и лесно да работите на бюрото си . Въпреки че създаването на система за подаване на хартия звучи трудно, това е сравнително лесна задача, която може да бъде улеснена от няколко полезни съвета и трикове.
Как да организирате вашата система за подаване
(1) Седнете на бюрото си за няколко минути и разберете къде ще потърсите инстинктивно неща.
Имам чекмедже отдясно на моята работна станция. Когато за пръв път създадох моята система за подаване, нямах нищо в нея. Когато потърся химикалки, хартия или моята стаплер, това беше първото място, което щях да изглежда, въпреки че знаех, че е празна. Така че, естествено, в това чекмедже поставях писерите, хартиените клишета и телбод. За мен това беше естественият дом за тези неща.
Всеки ще се доближи до това по различен начин и това, което работи за един човек, може да не работи за друго. Отделете няколко минути, за да седнете на основното работно пространство и да достигнете до оборудване, консумативи и файлове. Това ще ви помогне да установите идеалното място за подаване на тези елементи за вас лично.
(2) Сега, когато знаете къде естествено ще търсите информация, трябва да определите дали една азбучна, цифрова или субектна система за подаване ще работи най-добре за вас.
Как ще организирате документите си в категории за подаване (т.е. разходи, финансови, маркетинг )?
Как намирате документи, свързани с бизнес разходи , като банкови извлечения, сметки за комунални услуги, разписки за офис разходи, протоколи за пробег на превозни средства и т.н.? Какво ще кажете за информацията за клиентите - търсите ли нещо според името на клиента? С референтен номер? Това е критична стъпка, тъй като ще определи как ще оформите вашата система за подаване. След като определите какви категории ще използвате, решете дали трябва да отидете по-далеч и да създадете подкатегории. Правете това преди да купите нещо за вашата система за подаване.
(3) След това грубо определете нуждите си от хранилище.
Имате ли голям брой файлове, до които имате достъп ежедневно? Достъпвате ли само до вашите файлове седмично? Отговорите ще определят дали имате нужда от държач за десктоп файл, шкаф с две чекмеджета близо до бюрото си или чекмедже с четири чекмеджета в стаята.
Изберете внимателно. Позволете за растеж при гледане на шкафове - купете нещо, за да се поберат два пъти файловете, които смятате, че ще имате сега. Това ще ограничи броя пъти, които ще трябва да прибягвате и да реорганизирате системата си за подаване.
(4) Инвестирайте в добра система за етикетиране за яснота и лесен достъп.
Възможността да прочетете етикетите на файловете звучи очевидно, но яснотата в етикетирането ще ви спести повече време за подаване, отколкото можете да си представите.
Повечето компании, които правят етикети, предлагат шаблони, които се интегрират с най-популярния софтуер за текстообработка. Може да помислите за една от малките системи за създаване на етикети, които вече могат да отпечатат отделни пощенски етикети. Елементите, които извършват двойно плащане, обикновено са мъдри инвестиции.
(5) Сега сте готови да закупите файлови папки.
Най-добрата инвестиция е да купите оцветени папки за обесване (уверете се, че са включени пластинките на етикетите) и обикновени папки с файловете с манила. Цветните висящи папки са най-добри по две причини:
- те са лесно достъпни
- те улесняват разпознаването на категории
Например, ако поставите всичките си клиентски файлове в жълти висящи папки, финансова информация в сини папки и всичко свързано с маркетинга в червени папки, лесно можете да видите грубо къде трябва да търсите конкретен файл.
Простото е най-доброто
Принципът KISS важи за създаването на система за подаване, която е лесна за използване и лесна за разрастване. Дръжте го обикновен сладолед! Широките тематични категории ще ви позволят лесно да добавяте нови файлове, докато растете, и ще елиминира необходимостта от надстройване или реорганизация на вашата система за подаване на данни редовно.
Поддържането на това просто ще улесни интегрирането на хартиените и цифрови файлове като част от цялостната система за управление на документи .
Отидете без хартия, където е възможно
Ако се опитвате да озелените бизнеса си и да преминете към "Office Without Paper", можете да сканирате разходните разписки и да ги съхранявате с другата цифрова счетоводна информация. Някои от по-новите приложения за счетоводни софтуерни приложения, базирани на облак, улесняват това, тъй като имат мобилни приложения, които ви позволяват да вземете мобилен телефон с разход за разход и да го запишете в движение (вж.
Имайте предвид, че копия на хартиен носител или цифрови изображения на разписки за разходи обикновено са приемливи за Агенцията за приходите на Канада (CRA), при условие че са ясно четливи. В противен случай, АКР може да поиска да види оригиналните хартиени документи по време на одит или рутинно искане за документация, така че оригиналите винаги да се съхраняват за определеното време. (За повече информация, вижте колко време трябва да поддържам търговските ми записи ).