Доброто управление на бизнес дневника означава по-малко стресово време
Но докато повечето от нас категорично считат, че управлението на бизнес рекордите е смайваща работа и е с нисък приоритет, доброто управление на рекорда не само улеснява нашия трудов живот, но може да ни даде истинско облекчение при данъчно облагане.
Ето какво можете да направите, за да улесните управлението на записите:
1. Нека отделяте бизнеса си и личните си разходи
Звучи лесно, нали? Но това е частта от управлението на рекордите, която обикаля повечето хора. Ако вземете потенциален клиент за голф, например, ли е личен разход или бизнес разходи? (Отговорът е личен, защото зелените такси не са приспадаем бизнес разходи.) Превозните средства, които използвате както от лични, така и от бизнес причини, са друг многогодишен проблем. Трябва да знаете какво се квалифицира като легитимни бизнес разходи и какво не и да сте сигурни, че вашите бизнес редове отразяват точно това.
2. Получавайте достатъчно документация за всички бизнес разходи
Много бизнесмени правят грешката да мислят, че "списъците" са достатъчно добри за целите на управлението на записите. Например, те имат списък с покупки по извлеченията си от кредитни карти и смятат, че това е достатъчно добро от гледна точка на претендиране на тези покупки като бизнес разходи.
За съжаление агенцията за приходите на Канада (CRA) е по-взискателна. Те не приемат извлечения от кредитни карти или анулирани чекове като достатъчно документи за разходи, когато обикновено се издава фактура или разписка . IRS е по-опрощаваща и при отсъствие на разписка обикновено приемат извлечения от кредитни карти и отменени чекове като доказателство за разноски.
От гледна точка на воденето на отчети има две неща, които трябва да имате предвид:
а) Винаги получавайте разписка . Имайте навика да поискате разписка, когато правите покупка - без значение колко малка. Малки разходи също се добавят и имате нужда от документацията за Вашите бизнес записи.
б) Етикетирайте приходите си, ако е необходимо . Все още има фирми около тази ръка, които не разполагат с нищо, освен датата на закупуване на артикула и колко струва - което не е много полезно, когато гледате на разписка, опитвайки се да разберете какво въпросната позиция е и каква категория бизнес разходи тя се вписва.
Когато получите разписка , погледнете я и напишете липсващата / съответната информация за нея, като например каква е разписката и каква е разходната категория.
3. Вземете отделна банкова сметка за вашия бизнес
Докато таксите за сметки на бизнес банки са известни в сравнение с личните сметки, търговската банкова сметка е абсолютно необходима за доброто управление на бизнес рекордите. Търговската банкова сметка ви помага да запазите отделни бизнес и лични разходи. Вие ще депозирате всичките си бизнес приходи в бизнес сметката и ще оттеглите всички разходи, свързани с бизнеса, или плащания само от фирмената сметка.
Какъв вид бизнес банкова сметка трябва да получите? Проучвателна сметка - за предпочитане е тази, която предоставя месечни извлечения и ви връща анулираните ви чекове.
Бизнес проверките ви помагат да направите управлението на записите лесно, защото можете да използвате листа за бележки отпред всяка чек, за да документирате бизнес целта на разходите.
4. Да ползвате и използвате отделна кредитна карта за бизнес разходи
Използването на вашите лични кредитни карти за бизнес цели бързо ще ви пусне в блато за управление на рекордите. Бизнес кредитната карта значително опростява управлението на Вашия бизнес рекорд, като помага да се пазят отделни лични и бизнес разходи. (Също така ви помага да направите бизнеса си по-професионален.)
5. Съхранявайте дневника за пробег на вашето бизнес пътуване
Ако използвате някоя от вашите превозни средства за бизнес цели , протоколът за пробег ще бъде голяма помощ при управлението на записите.
Отбележете пробега на километража в началото на годината и след това въведете пробега по дата при всяко използване на автомобила за бизнес цели. Поддържането на протокола за пробег в жабката на вашето превозно средство ще направи това лесно. Ако имате повече от едно превозно средство, което използвате за бизнес цели, запазете дневник за пробег във всеки от тях.
6. Съхранявайте всичките си бизнес записи за отделна данъчна година заедно
Ако фирмените Ви записи са разпръснати навсякъде, това е истинско време, когато става дума за счетоводство или подготовка на данъците , а организирането на вашата система за управление на бизнес рекордите до фискалната година ще направи много по - лесно намирането на бизнес документите, от които се нуждаете, когато имате нужда тях.
7. Запазете фирмените си записи за правилната продължителност на времето
По някаква причина изглежда, че има много объркване относно това колко дълго трябва да запазите фирмените си записи . За данъчни цели "ако подадете своето връщане навреме, съхранявайте вашите документи за най-малко шест години след края на данъчната година, за която се отнасят." Този период от шест години започва от последния път, когато сте използвали фирмените записи, а не от момента на извършване на транзакцията.
За американските данъчни декларации "съхранявайте документи за 3 години от датата, на която сте подали оригиналното си връщане или 2 години от датата, на която сте платили данъка, в зависимост от това кое от двете събития е по-късна, ако подадете иск за кредит или възстановяване след подаване на декларацията си. за 7 години, ако подадете иск за загуба от безполезни ценни книжа или приспадане на несъстоятелност ".
8. Счетоводен софтуер го прави лесен
С лекота на използване, достъпност от мобилни устройства и с ниска цена, днешните облакови базирани малки софтуерни счетоводни софтуерни пакети могат значително да опростят управлението на записите . За около $ 10 / месец доставчици на софтуер като FreshBooks и Zoho предлагат основни стартови пакети, подходящи за свободни работници и еднолични търговци , включително фактуриране , проследяване на разходите и прости отчети. Помислете за предимствата на това, например, да изпратите фактура директно от смартфона си, да направите снимка на обявата за обяд с клиент и да го запишете като разход или да проследите таксуващото време с вграден таймер.
Тези осем неща, които можете да направите, за да улесните управлението на записите, не са трудни. Подобно на много административни дейности, свързани с управлението на бизнес, те просто изискват установяване на добри навици и постоянство. Но ако приложите тези правила сега и ще продължите, ще видите огромна разлика за следващото данъчно време и счетоводното Ви отчитане ще бъде по-лесно през цялата година.