Когато става дума за управление на времето , разбирането как да се използва по-производително време е често предизвикателство. Добро начало е управлението на имейлите; това е една област, която застава на върха на списъка с убийци на време за много собственици на малки фирми.
Тъй като електронната поща е постоянна форма на комуникация и нямаме пълен контрол над входящия поток, трябва да работим за подобряване на производителността на това как получаваме, организираме, отговаряме и дори мислим за имейл. Съветите по-долу ще ви помогнат да създадете система за управление на имейла си по начин, който поддържа производителността, вместо да се храни с нея.
1. Изключете известията.
Електронната поща е склонна да влиза по всяко време на деня и нощта, така че е жизненоважно да контролирате как потокът от входящи съобщения се вписва във вашия ден. Изключете известията за нови съобщения както на компютъра, така и на смартфона, за да предотвратите постоянно разсейване и смущения в графика си и да проверявате за пощата, когато е удобно за вас.
2. Решете как да използвате входящата си поща.
Има много различни философии, когато става въпрос за управление на вашата електронна поща. Можете да използвате входящата си поща като забележка, да я ограничите само до съобщения с висок приоритет или да я превърнете в работен списък със задачи.
Ключът е да изберете една цел за вашата пощенска кутия и да се придържате към нея.
3. Създайте списък с бели имейл адреси и черни списъци.
Повечето клиенти за електронна поща и доставчици на електронна поща позволяват на потребителите да създават списъци с безопасни адреси, за да се уверят, че тези съобщения се предават, докато в черно списъци или блокират това, което смятате за спам адреси. Отделете време да актуализирате тези списъци често, за да запазите входящия си имейл чист.
4. Задайте таймер и партиден процес.
Някои собственици на малки фирми се възползват от това, че имат джобове от време в своя ден само за имейл. Ако това работи за вас, отделете определено време през деня, за да отговорите на съобщенията, да преместите елементи от действията в списъка си със задачи, да изтриете нежелана поща и да получите най-бързата представа за това, което ще ви бъде нужно след това.
5. Използвайте правила, за да автоматизирате процеса.
За да рационализирате процеса на управление на имейлите още повече, използвайте правила в имейл клиента, които сортират, маркират, преместват и организират вашите съобщения. Макар че ще ви отнеме известно време, за да създадете правила, които поддържат начина, по който използвате имейл, след като ги създадете, можете да намалите значителна част от времето за обработка на имейли.
6. Направете начален старт от вашия смартфон.
Много собственици на малки фирми имат смартфони, за да могат да поддържат връзка и да работят, дори когато са извън офиса. Ако често проверявате електронната поща на мобилното си устройство, можете да спестите значително време, като прочетете и започнете да обработвате съобщения, докато сте мобилни. Дори ако просто си направите навик да изтривате нежелани съобщения и съобщения, които не е нужно да ги запазвате, можете да се възползвате от усъвършенстваната пощенска кутия, когато се върнете в офиса.
7. Ако не го прочетете, прекратете абонамента!
Електронните бюлетини за електронна поща и другите имейл маркетингови съобщения могат да бъдат чудесен начин да поддържате връзка с клиенти, колеги, партньори и други фирми, от които се интересувате, но тези съобщения могат бързо да се натрупват.
Ако не сте прочели конкретна повтаряща се поща в няколко въпроса, спрете абонамента си. Ограничаването на бюлетините за електронна поща и другите автоматизирани съобщения само до тези, които редовно четете, може да бъде лесен начин да намалите насипно състояние във входящата си поща.
За още повече инструменти, които да ви помогнат да станете по-продуктивни във вашия малък бизнес, разгледайте този списък с 101 приложения за продуктивност .