Наемане и заплащане на независим изпълнител

by Жан Мъри

Данъци, договори за изпълнители, архивиране

Много собственици на малки фирми предпочитат да работят с независими изпълнители, а не да наемат служители. Ползите за наемане на независими изпълнители включват:

Гъвкавост при това, че може да променяте работните часове или да плащате по проект, и да не плащате, когато нямате работа.
Аутсорсинг на несъществени задачи, като ИТ и поддръжка, така че не е нужно да създавате нов отдел във вашата компания.
Да можеш лесно да прекратиш връзката без документи и потенциални проблеми, свързани с изстрелването на служител.
Не трябва да плащат данъци FICA (социално осигуряване и Medicare) по отношение на данъци, обезщетения и споразумения. Но все пак трябва да имате договор (а не трудов договор) и все още има документи, които трябва да изпълните и данъци, които трябва да бъдат разпределени.
По-малко наемане на документи, по-малко отчети и плащания към IRS.

Но като наемател работодател, все още има някои неща, които трябва да направите, за да наемете този независим изпълнител и да започнете да плащате на този човек.

01 - Какво представлява независим изпълнител?

Независимият изпълнител е физическо лице, което работи за друго лице или компания. Изпълнителят по дефиниция е независим, а не служител на наемащото дружество.

Перфектният пример за независим изпълнител е услуга за почистване. Услугата идва във вашия офис, за да работи, но служителите по почистване не са служители на вашата фирма.

Независимите изпълнители се считат за собственици на предприятия. Те отчитат приходи от личните си данъчни декларации и могат да приспадат бизнес разходите.

02 - Уверете се, че работникът е независим изпълнител, а не служител

По различни причини (основно свързани с данъци върху заплатите ), IRS изразява загриженост, че работниците са подходящо класифицирани като независими изпълнители или служители. FYI: IRS счита, че работникът е служител, освен ако не можете да докажете противното.

IRS определя състоянието на работниците за всеки отделен случай и разглежда няколко фактора - включително поведенчески, финансов и контрол - за определяне на статута. Ако не сте запознати със статута на хората, които работят за вашия бизнес, можете да определите решение от IRS.

Неправилната класификация на нов работник като независим изпълнител може да създаде данъчни задължения , глоби и санкции за вашия бизнес, затова бъдете сигурни, че наетите от вас работници са независими изпълнители, а не служители. Тази статия обяснява разликата.

03 - Формуляр W-9 за независими изпълнители

Формуляр W-9 трябва да бъде подписан от всички независими изпълнители, когато започват работа за вашия бизнес. Този формуляр е необходим, за да се въведе данъчен идентификационен номер ( номер за социална осигуровка, идентификационен номер на работодател (EIN) или друго.

Формулярът W-9 служи за същата цел като формуляр W-4 за новоназначени служители.

Ако договореният работник няма фиксиран данъчен номер, той може да бъде подложен на удържане от плащанията си (наречено резервно удържане).

04 - Нова под наем документация за независим изпълнител

Новата документация за наем, необходима за независим изпълнител е

(1) А) Формуляр W-9 (подобен на формуляр W-4 за служителите) да предостави идентификационен номер на данъчно задълженото лице ,

(2) копие от автобиографията или професионалната квалификация на лицето, за ваша собствена защита и проверка в случай на одит, и

(3) копие от договора. Дори и най-лесните взаимоотношения с ИС трябва да имат договор.

05 - Проверете данните преди да наемете независим изпълнител

По същия начин, докато проверявате референциите за служител, не забравяйте да проверите данните за възложителя преди наемане. Например, ако възнамерявате да наемете счетоводител, уверете се, че този човек няма осъдителни присъди.

Направете проверка на всички потенциални изпълнители по същия начин, по който проверявате, преди да наемете служители.

Ако независимият изпълнител е организиран като фирма, трябва да направите проверка в Бюрото за по-добро бизнес, за да сте сигурни, че не са подадени оплаквания срещу този бизнес.

Не забравяйте опитаното и вярно търсене в мрежата, включително прегледи на бизнеса.

06 - Изплащане на независим изпълнител

Плащането на независим изпълнител е доста просто. Можете да платите за час или за работа. В повечето случаи не се удържа данък върху дохода, не се налагат данъци на FICA (социално осигуряване и Medicare) и не трябва да се плащат други данъци върху заетостта .

07 - Независими изпълнители и данъци по заетостта

Трябва да следите плащанията, които правите на независими изпълнители всяка година. Не е нужно да задържате таксите на FICA ( данък " Социално осигуряване" и "Medicare") от тези плащания.

За всеки независим изпълнител, който сте платили по 600 лв. Или повече през годината, трябва да съобщите за общата сума, платена по формуляр 1099-MISC, и да предоставите копие от този формуляр на изпълнителя за своите данъци върху дохода.

1099-MISC трябва да се предостави на изпълнителя не по-късно от последния ден на януари следващата година, а формуляр 1096 трябва да бъде изпратен до администрацията за социална сигурност до края на февруари с копия от 1099 формуляра.

08 - Задържане на данък върху доходите от независим изпълнител

В повечето случаи не е необходимо да плащате данъци върху доходите от плащанията, които плащате на независими изпълнители. Но има някои изключения:

Вие като собственик на фирма и платец трябва да задържите данъци върху плащанията към независим изпълнител, ако:

Данъкоплатецът не ви е дал идентификационен номер на данъкоплатеца ( номер на социално осигуряване, номер на работодател или идентификационен номер на физически лица)
IRS ви уведоми, че идентификационният номер на данъкоплатеца е неправилен
IRS ви уведоми, че данъкоплатецът не е отчел всички приходи от лихви или дивиденти през предходни години

09 - Създаване на договор за независим изпълнител

Във всеки случай, преди да наемете независим изпълнител, сключете споразумение и го подпишете от изпълнителя. Споразумението трябва да включва подробности за изискванията на изпълнителя, размера на заплащането и раздели за неразкриване и поверителност.

Ако изпълнителят създава интелектуална собственост , собствеността върху този имот трябва да бъде изяснена. И накрая, може да искате изпълнителят да подпише споразумение за неконкуриране.