Процес на заплащане и данъци върху заплатите - Контролен списък на работодателя
Как да направите свои собствени такси и данъци върху заплатите
Основните стъпки в процеса на заплащане са:
1. Подготовка. Преди да започнете да наемате служители, ще трябва да се подготвите за изчисляване и обработка на заплати и да решите кой ще изпълни всички задачи за заплати.
2. Плащане. Когато имате служители, които са работили за вашия бизнес, трябва да настроите система за изчисляване на заплатите им, да напишете заплати и да ги разпределите.
3. Авансово плащане. След като сте платили служители, трябва да отделите пари за данъци, да направите регистър на заплатите, да плащате данъчни плащания и да изпращате отчети за заплати в точното време.
Преди да започнете да наемате служители:
1. Запознайте се с юридическите си задължения като работодател , включително
2. Следвайте този лесен контролен списък от 12 стъпки, за да сте сигурни, че сте изпълнили всички задачи преди наемане на работа за работодателите.
3. Ще трябва да разберете основните положения на обработката на заплати и заплати. Лесният начин да направите това е да минете през курса ми за обработка на заплати. Курсът е серия от информационни бюлетини, до които можете да получите достъп през тази статия "Crash Course for Payroll and Payroll Processing".
4. Ще трябва да вземате решения как и кога да плащате на служителите си , включително
- Какви служители ще бъдат почасово и които са заплатили?
- Колко често ще плащате на служителите - седмично, два пъти месечно, на всяка седмица или месечно?
- Как и кога ще плащате извънреден труд?
- Как ще изискате часовите служители да следят времето си?
- Какъв платен отпуск ще осигурите за часовите служители? Не сте задължени по закон да плащате на служител за почивка, но повечето фирми плащат за почивки, ваканции, болни дни или лични дни.
5. Решете за използването на счетоводна система . Повечето малки фирми използват онлайн счетоводна система с опция за обработка на заплати. Също така можете да разгледате приложенията за заплати на малкия бизнес в Android и работните заплати на QuickBooks онлайн.
6. Съберете документите, необходими за подписване на новите служители. Всеки нов служител трябва да изпълни определена документация под наем. Вие като работодател трябва да сте сигурни, че новите формуляри за наемане и заявлението са попълнени и подадени. Тези формуляри включват:
- Формуляр W-4 за обозначаване на задържане
- Формуляр за кандидатстване
- Формуляр I-9 за показване на правоспособност за работа в САЩ и
- Държавен и местен данък, задържане на избирателни документи.
Разплащателни служители
И накрая, имате служители, са работили за период на заплащане и сте готови да ги платите.
Извършване на данъчни вноски за заплати
В зависимост от размера на Вашата работна заплата, трябва да правите депозити за данък върху заплатите на IRS на полуседмична или месечна база за:
- сумите, които сте удържали от служителите, плащат за федералните и държавните данъци върху дохода
- сумите, които сте удържали от заплатата на служителите за социално осигуряване и Medicare
- сумите, които дължите като работодател за социалното осигуряване и Medicare.
Можете да направите плащания по депозит на формуляра 8109 или да използвате електронната система за подаване на данни IRS (EFTPS) .
Други данъчни вноски за заплати
В допълнение към плащанията за приспадане на федерално удържане и социалното осигуряване / Medicare, трябва:
- Направете плащания за федерален данък за безработица на регулярна основа.
- Направете депозити за данък върху заплатите във вашата държава и евентуално вашето населено място в допълнение към федералните депозити за данък върху заплатите.
Отчитане на данъка върху заплатите
От фирмите се изисква също редовно да подават отчети за данъка върху заплатите. Ти трябва:
- Изпратете тримесечен отчет до IRS на формуляр 941, който показва сумата на вашия данък върху заплатите и сумите, които сте платили за този пасив през предходното тримесечие.
- Изпратете годишен доклад за данъка върху безработицата на формуляр 944 до IRS, който показва размера на вашия данък за безработица и сумите, които сте платили за това задължение.
- Изпратете други доклади за безработица и за обезщетение на работниците.
Създаване на регистър на заплатите
За да следите цялата информация за заплати за всеки служител, ще трябва да създадете и поддържате регистър на заплатите. Повечето онлайн счетоводни системи имат регистър на заплатите като част от пакета си от доклади, но само в случай, тук е информацията за това, какво да включите в този документ. Вие ще имате нужда от него за обобщенията и отчетите за заплати в края на годината.
И накрая, създайте годишен данъчен календар
Създаването и поддържането на месечен месечен календар за данък върху заплатите, независимо дали на вашия счетоводен / платежен софтуер или ръчно, ще ви помогне да следите всички дати за данък върху заплатите през годината. Добавете в дадена държава данък върху заплатите за пълен календар.