Всяка година от работодателите се изисква да изпратят отчет до служителите, показващи общите им заплати и удръжки, така че служителите могат да включат информацията в данъчните си отчети за доходите. Докладите трябва да се подават и в администрацията за социална сигурност. Този отчет е формуляр W-2.
Преди да подготвите и изпратите формуляри W-2 на служителите и на администрацията по социална сигурност, изпълнете следните стъпки, за да се уверите, че всичко върви гладко.
01 - Уверете се, че имате правилно класифицирани работници като служители
Служител е работник, който изпълнява работа под ръководството на работодател. Като цяло, всеки, който извършва услуги за дадена организация, е служител, ако организацията може да контролира какво ще се прави и как ще бъде направено.
От друга страна, независим изпълнител е физическо лице или фирма, която предоставя услуги на друго лице или фирма. Независимият изпълнител е отделен бизнес субект и не се счита за служител. Някои примери за независими изпълнители са консултанти, агенти или брокери. Работата на независими изпълнители често е случайна или не е от съществено значение за бизнеса; например, услуга за почистване, процес на заплащане или ИТ услуга.
Прочетете повече за класифицирането на работниците като служители или независими изпълнители и консултирайте се с адвокат по трудово правоотношение.
02 - Проверете сроковете за разпространение и подаване за текущата година
Два стъпки са включени в процеса W-2. Първата стъпка е разпространението на формулярите W-2 на служителите. Втората стъпка е да подадете тези формуляри в администрацията за социална сигурност. (SSA)
Крайният срок за разпространение на служителите и подаване на заявления за предоставяне на услугата е 31 януари на следващата година. Това е нов по-ранен краен срок за подаване на заявлението за подаване на заявления за подаване на документи, за да се избегнат данъчните измами. Прочетете повече за крайните срокове W-2 и 1099.
Уверете се, че сте предоставили на служителите формулярите си в началото на януари, така че те имат време да ги прегледат, за да предотвратят грешки.
03 - Проверка на формуляри за служители W-4
От работодателите се изисква да имат във формат W-4 файл за всички служители по всяко време. Формуляр W-4 съдържа информация, необходима за определяне на размера на данъка върху доходите на федерален данък върху доходите на служителя, като се използва семейното положение, броят на зависимите лица и всички допълнителни суми, които трябва да бъдат удържани.
Формуляр W-4 трябва да бъде попълнен под наем и по всяко време служителят желае да направи промяна. Служителят трябва да промени формуляра W-4, ако личната информация на служителя (включително семейно положение и брой зависими лица) се промени или адреса на служителя се промени. Служителят може също да промени формуляра W-4 по всяко време, за да промени размера на удържането.
Всяка година преди края на годината работодателите трябва да поискат от всички служители да прегледат формуляра W-4, за да се уверят, че личната информация е точна.
Осигуряването на точна и актуална информация за служителите на формуляр W-4 ще ви помогне да подготвите и разпространите формуляри W-2.
04 - Събиране на информация за заплати за W-2 формуляри
Първо, ще ви е необходима основна информация за вашата фирма за всички формуляри W-2:
- Идентификационният номер на работодателя на вашата компания
- Името, адреса и пощенския код на бизнеса
- Идентификационният номер на държавата за данъчна декларация
След това ще трябва да съберете информация за всеки служител, както лична информация, така и информация за заплати:
- Име и адрес на работодателя и номер на социално осигуряване или друг данъчен идентификационен номер
- Сума, платена на този служител: общи заплати, съвети и други обезщетения
- Размер на федералния данък върху доходите, удържан
- Заплати за социално осигуряване (до максималната сума за социална осигуровка за годината)
- Medicare заплати и съвети и Medicare данък удържа, включително допълнителен Medicare данък за високоплатените служители.
- Отпуснатите съвети за служителите са платени
- Изплащаните зависими обезщетения за грижи и други обезщетения, подлежащи на облагане с наетото лице
- За всяка държава, в която служителят работи, държавните заплати и възнаграждения се плащат и данъкът върху доходите на държавата се удържа
- Платени местни заплати и съвети и данък за местния данък печалба.
05 - Преглед W-2 Processing - Как ще бъде създаден W-2?
Ако фирмата Ви е нова за обработка на заплати или ако състоянието Ви на заплати се е променило наскоро, е добре да прегледате процеса на намиране, попълване и разпространение на отчетите в края на годината до служителите. Можете да получите формуляри W-2 от магазин за офис доставки, CPA, от данъчен или счетоводен софтуер или от IRS.
Забележка: Не можете да изтегляте формуляри W-2 от IRS или другаде в Интернет. Копие А на формуляра W-2 е със специфичен цвят на червено мастило и не може да бъде дублирано. Трябва да подадете конкретния формуляр IRS на копие А в Администрацията за социално осигуряване (това е копието, което съхранявате и пишете в социалното осигуряване в края на февруари).
Ето някои опции за подготовката на W-2 формуляри:
- Използване на счетоводен софтуер . Ако имате само няколко служители и използвате счетоводен софтуер, може да сте в състояние да закупите добавка, за да подготвите формуляри W-2, като използвате този софтуер.
- Използване на софтуер за подготовка на данъци. Ако използвате един от програмите за софтуер за подготовка на данъци, онлайн или в настолни версии и сте закупили бизнес версията на този софтуер, проверете дали е включена обработката на W-2. Shirley Elmblad, Ръководство за финансов софтуер, има статия за рецензии на данъчния софтуер
- Използвайки закупени W-2 формуляри . Основните компании за офис доставки имат предварително напечатани W-2 формуляри за използване със софтуер на компактдиск, който ви позволява ръчно да въведете информацията за тези формуляри и да ги отпечатате на вашия принтер.
Независимо от метода, който използвате за попълване и отпечатване на W-2 формуляри, трябва да имате W-3 формуляри за предаване .
06 - Решете как да разпространявате W-2 формуляри за служителите
След като създадете формуляри W-2, следващото ви решение е как да ги разпространявате на служители. Не забравяйте, че срокът за разпространение на формуляри W-2 на служителите е 31 януари на годината, следваща данъчната година. Например, работодателите, които са били задължени да разпределят данъчната година 2016 W-2s, трябва да бъдат разпределени до 31 януари 2017 г.
Имате две възможности за разпространение на печатни формуляри W-2 на служителите: изпращайте ги или ги предавайте на служителите лично. Ако даден служител взима лично своя формуляр W-2, може да искате служителят да подпише, че формулярът е бил вдигнат, за да избегнете въпроси относно това дали е направено.
07 - Проверете за грешки, преди да изпратите формуляри W-2 на служители
За да сведете до минимум проблемите и да повторите изпращането на W-2 формуляри, проверете формулярите W-2 за грешки, като използвате този контролен списък. Обикновените грешки на W-2 включват използването на формуляра на грешната година, непредоставянето на информация, поставянето на информацията в грешната кутийка и неспособността да се спре социалното осигуряване максимално.
08 - Работа с искания на служители за дублиране на W-2 формуляри
Служителите често губят или губят W-2 формуляри и те могат да дойдат в отдела за заплати, като поискат дубликат на техния формуляр W-2. Преди да разпространявате формуляри W-2, обмислете как ще се справите с тези искания:
- Ако сте разпечатали формулярите вътрешно, можете просто да препечатате формуляра W-2 и да го дадете или да го изпратите на служителя.
- Ако формулярът е изготвен от външна служба за заплати, те могат да ви таксуват за разходите за препечатване и изпращане на формуляра. Може да искате да таксувате служителите си за първия дублиран формуляр или за втория дубликат за една година (това се случва!).
Каквото и да решите, добра идея е да съобщите на служителите си вашите правила относно дублиращите се формуляри. Заплащането на дублирани формуляри може да изглежда крайно, но може да намали броя на изгубените формуляри, с които трябва да се справите.
09 - Подаване на формуляри W-2 и W-3 в администрацията за социална сигурност
След като сте решили да подготвите формуляри W-2 и да ги разпространите на служители (до 31 януари на годината, следваща данъчната година), следващото ви решение е да определите как да подадете тези формуляри в Администрацията за социално осигуряване (SSA) ,
Всички формуляри W-2 трябва да се подават в администрацията за социална сигурност заедно с предавателна форма W-3 . Два варианта за изпращане на тези формуляри:
- Можете да подадете онлайн в секцията "Бизнес услуги онлайн" на уебсайта за социална сигурност. Първо трябва да се регистрирате, след това попълнете съответните формуляри онлайн. Ако се регистрирате онлайн с BSO, не е необходимо да включвате W-3 формуляри.
- Можете също така да изпратите по пощата попълнени формуляри W-2 заедно с формуляр W-3 до администрацията за социална сигурност.
Ето още информация за това как да подготвите формуляр W-3 .
10 - Проверка на държавните правила за разпространение на формуляри W-2
Когато попълвате формуляр W-2 за служител, една част от този формуляр (копие 1) е предназначена да бъде подадена в държавата, в която служителят работи. Ако служителят работи в повече от една държава, ще трябва да изпратите копие на формуляра W-2 на всяка държава.
Всяка държава има различни изисквания за подаване на формуляри W-2 и всякакви формуляри за предаване. Обърнете се към данъчния орган на държавата или към държавния приход, за да научите какви са изискванията на държавата.
АКТУАЛИЗИРАНЕ: Много държави се придържат към новия краен срок 31 януари за подаване на W-2 със SSA.
Прочетете повече за държавните данъци върху заплатите.