Поглед към предимствата и недостатъците на офис без хартия
Ето един поглед към предимствата и недостатъците на безхартиен офис, който да ви помогне да решите дали да не сте в хартия е умно решение за вашия малък бизнес.
Професионалистите на офис без хартия
1. Екологично благоприятни - според вестник The Daily Green хартията представлява 25% от отпадъците от депата и ако Съединените щати намалят употребата на офис хартия само с 10%, това би предотвратило емисиите от 1,6 милиона тона парникови газове. И това е само за хартия, без да се отчита производството и изхвърлянето на касети с мастило и енергията, използвана от принтери. Отиването без хартия е екологично решение.
2. Ефективно от гледна точка на разходите - Също както има ползи от безхартиен офис за околната среда, има и ползи за бюджета за малък бизнес. Помислете колко много харчите всеки месец на хартия, мастило, пощенски пратки и други консумативи, които поддържат хартия тежка канцелария. След това помислете за необходимото място, за да съхраните всичките си физически материали и актуални документи. Това може да е доста скъпо. С течение на времето, безхартирането може да доведе до огромни спестявания за вашия малък бизнес.
3. Лесен достъп - Без хартия означава, че вашите важни документи са цифровизирани. Можете да ги архивирате до Cloud или да ги осъществите чрез отдалечено приложение за настолни компютри, което ви дава възможност да работите от мобилен офис или навсякъде по този въпрос и да останете продуктивни.
4. File Organization ( Организация на файловете) - Ако някога сте загубили време, премествайки се през дезорганизиран кабинет или купища хартия, за да намерите това, което търсите, знаете колко тромави хартиени документи могат да бъдат управлявани.
Когато създавате офис без хартия, създавате цифрова файлова система, която е по-лесна за организиране, търсене и ощипване с течение на времето. Това прави онова, което преди беше болезнен процес на намиране на документ толкова лесно, колкото и извършването на търсене.
Консултациите на офис без хартия
1. Системна повреда - Digital може да бъде бърз достъп, но също така означава бърза загуба. Помислете какво ще се случи с всички ваши бизнес документи, които се съхраняват локално на вашия компютър, ако вашата система се срине. Можеш да загубиш всичко. Важно е всеки малък бизнес, особено онези, които нямат хартия, да има система за архивиране и защита на данни извън сайта.
2. Сигурност - Цифровите файлове не могат да бъдат защитени от ключалка на шкаф за документи или на вратата на офиса, така че сигурността на документите и чувствителната информация е сериозна загриженост за офисите без хартия. Решенията включват криптиране, локални сървъри и ограничен достъп, всички от които имат свои собствени разходи и ползи. Освен това е важно да се обмисли естеството на някои фирми и чувствителността на материалите, които се обработват ежедневно (мислете за счетоводителя си), просто не се поддавайте на хартия.
3. Промени в процесите - Част от прехода към офис без хартия включва преглед на всички текущи операционни процеси и намиране на подходящи алтернативи.
Например може да се наложи да започнете да използвате услуга за електронни подписи, онлайн услуги за фактуриране и плащане и други приложения, които заместват необходимостта от физически документи. Целият ви персонал също ще трябва да бъде обучен в новата система, след като е на мястото си.
4. Времето интензивно - Отиване на хартия не е процес за една нощ; има много фактори, които трябва да се имат предвид. Отнема време, за да обмислите всички последици от изоставянето на хартиения свят и толкова дълго, колкото да внесете всички промени в операциите, които поддържате без хартия.
Решението да отидете на хартия е различно от бизнес към бизнес и със сигурност не е универсално решение, което е правилно за всяка компания. Най-важната част от вземането на решение да отидете на хартиен носител прави вашето проучване, за да можете да решите дали ползите надделяват над предизвикателствата.
След това създайте систематичен процес, който не само ще ви позволи да се възползвате от това, че сте без хартия, но и да подобрите производителността си едновременно.