Как да запазите дневника за пробег, за да заявите разходи за моторни превозни средства

by Сюзън Уорд

Трябва да имате регистрационна книга, за да обосновете твърденията си за разходи за автомобили

Ако сте използвали една или повече от вашите превозни средства, за да спечелите бизнес доход през последната година, можете да поискате свързаните с тях разходи като бизнес разходи за вашия данък върху доходите в САЩ и Канада, като използвате протокол за пробег. ( Какви разходи за моторни превозни средства може да претендирате за данък върху доходите? Какви разходи можете да предявите и как да ги предявите.) Но както винаги, ако искате да приспаднете тези разходи, трябва да можете да обосновете искането си с доказателства в форма на дневник за пробег на автомобили.

Как да запазите протокол за пробег

Както службата за вътрешни приходи (IRS), така и Агенцията за приходите на Канада (CRA) заявяват, че поддържането на точен дневник за бизнес пътувания, поддържан за цяла година, е най-доброто доказателство, което може да имате, за да подкрепите исканията си за разход за автомобил.

Следващата информация трябва да се записва в дневника всеки път, когато превозното средство се използва за бизнес цели:

датата,
началната точка,
дестинацията,
целта на Вашето пътуване;
автомобилът, започващ с пробег,
автомобилът, завършващ с пробег,
общият километър (или километри в Канада).

Протокол за пробния пробег

Книгите с дневници за километри обикновено са налични в магазините за офис доставки или можете да използвате следния шаблон, който може да бъде копиран в Word, Excel или подобен офисен документ, като изберете текста и използвайте копие / паста (използвайки Windows, очертайте текста, който ще бъде избран с мишката и натиснете CTRL-C, за да копирате и CTRL-V, за да го поставите).

**Протокол за пробег / разход на превозни средства Година ____________ Одометър на 1 януари _____________**
Дата	Старт на километража	Край Край	Пробег общо	Бизнес цел	Парк $	Пътните такси $	Други $

Автоматично проследяване на пробега

Ръчното въвеждане на информация за пътуване в дневника е досадно, особено ако правите много бизнес пътувания. За щастие има няколко приложения за проследяване на пробега, налични за смартфони на Apple и Android, които използват телефоните на GPS, за да следят всяка километър / километър за бизнес цели.

При малка месечна такса, приложението ще запише информацията за вашия бизнес път и ще ви позволи да изтеглите обобщена информация за пробега на вашето данъчно деклариране. Някои от най-популярните приложения за проследяване на пробега включват:

MileIQ (IOS и Android)
Отчет за разход на километри (IOS само)
TripLog (IOS и Android)

Бизнес употреба срещу лично

Както IRS, така и АКР са бдителни за прекалените искове за бизнес употреба на лични превозни средства - твърдейки, че повечето или всички от пробега на вашето превозно средство за бизнес употреба е сигурен начин да привлечете допълнителен контрол от страна на данъчните органи и евентуален одит . (Вижте 10 червени флагове, които ще одитират вашия канадски малък бизнес .)

Следователно, когато дойде време да поискате разходите за моторни превозни средства, ще трябва да знаете колко мили или километра, които не са свързани с бизнеса, и най-лесният начин да направите това е да разберете колко мили или километра сте имали задвижвани през годината, като се сравнява отчитането на километража на автомобила в края на данъчната година до това, което беше в началото на годината.

След това, след като разполагате с данните си за годината, за да изчислите исканията си за разходи за моторни превозни средства , трябва да съберете всички мили / километри, които сте използвали за бизнес употреба през годината.

Вашата лична употреба е тогава общият пробег за годината, минус бизнеса.

Добри новини за канадските данъкоплатци - можете да използвате опростения протокол за пробег на CRA като доказателство

Агенцията за приходите на Канада вече позволява на малките фирми да намалят своя дневник и да използват тримесечен примерния дневник, за да екстраполират бизнес употребата за цялата година.

За да използвате опростен дневник:

Трябва да сте поддържали по-рано дневник за километраж за една пълна година, за да установите бизнес употреба на превозно средство в базовата година.
Трябва да сте съхранили този дневник за една пълна година през 2009 г. или по-късна година.
Вашата бизнес употреба на вашето превозно средство за годината, в която използвате опростения дневник, трябва да бъде в рамките на 10% от резултатите от вашето бизнес използване на автомобила, който сте записали за базовата година.

Агенцията за кредитен рейтинг също така заявява, че предприятията ще трябва да покажат, че използването на превозното средство през базовата година остава представително за нормалното му използване.

Всичко това е вярно, след това бихте могли да запазите дневник само за три месеца и след това да изчислите бизнес начина на използване на превозното средство, като умножите използваната за бизнеса през базовата година съотношение между периода на извадката и базовата година , като се използва следната формула:

(Период на извадката% ÷ Период на базовата година%) × Годишна база годишно% = Изчислена годишна бизнес употреба

Забележете, че за да направите това, ще трябва да знаете какъв е процентът на Вашия бизнес за конкретния тримесечен период през годината, която използвате като базова година, за да можете да го сравните с новия период на извадката.

Така че, ако например имах опростен регистър на пробега на CRA за януари, февруари и март от последната данъчна година, трябва да знам и какъв е процентът ми бизнес използвания мотор през януари, февруари и март през базовата година когато запазих дневник за километри за цялата година.

Ето един пример:

Да предположим, че имах опростен дневник за първите три месеца на годината и установих, че моето бизнес използване на процент на превозното средство е 64%.

Върнете се в пълния си пълен пробег за 2015 данъчна година, която избрах да използвам като моята базова година, да разгледате записите за януари, февруари и март и да откриете, че моето бизнес използване на процент на превозното средство през това време е бил 68%. Моят процент на използване на превозното средство за бизнес цели през цялата базова година е бил 70%.

След това, прилагайки формулата за екстраполиране на моите три месеца данни в моя опростен дневник за покриване на цялата година:

(64% ÷ 68%) х 70% = 65%

Така че 65% е годишното използване на процент от превозното средство, за което твърдя, че използвам моите данни за опростения дневник - цифра, която ще бъде приемлива за Канадската агенция за приходите, тъй като тя попада в 10% допустимия диапазон на вариация.

За повече подробности относно предявяването на бизнес разходи, свързани с използването на вашето превозно средство за получаване на доход от бизнеса, вижте Какви разходи за моторни превозни средства можете да претендирате за данък върху доходите в Канада?