5 начина да намалите времето, през което харчите подаването
Но за съжаление, ненавиждайте го или не, когато ръководите малък бизнес, подаването трябва да се извърши или скоро ще откриете, че бюрото ви се срине под тежестта на цялата хартия, която продължава да се трупа. Какво е омраза на подаване да направя?
Има два подхода към проблема, които биха могли да помогнат.
Можете да се опитате да направите времето си възможно най-кратко (метод, който почти усъвършенствах в продължение на години в офиса) или да направите времето си по-забавно възможно (нещо, което продължавам да се опитвам да постигна). Нека да разгледаме съветите за намаляване на времето, което всъщност прекарвате подаването първо.
Раздробявайте и рециклирайте, когато е възможно
Първият въпрос за всяко парче хартия, гледащо да чакате да бъде подадено, е: "Трябва ли този документ да бъде подаден?"
Много от документите, които идват по пощата, могат да отидат директно в шредера. Какъв е смисълът например при подаването на реклами или информационни писма от други компании? Когато се занимавате с поща, прочетете веднъж някое парче поща, решете дали ще ви е необходима една година след това и я запишете или я разточете.
Шансовете са добри, вие също подадете много хартиени копия на документи, които не е нужно да подавате - и дори не трябва да печатате на първо място.
Не е необходимо да изпращате хартиени копия на фактури или писма, например, ако електронните ви файлове са организирани и следвате правилните процедури за архивиране.
Така че, когато се справяте с тази купчина подаване, раздробявайте "хартията, която можете да живеете без".
Използвайте система за подаване, която прави другите задачи по-лесни, не по-трудни.
Повечето от документите, които трябва да подам, са свързани с процеса на правене на бизнес - и тези документи трябва да бъдат въведени в счетоводната система, преди да се направи нещо друго с тях.
Така че, вместо да вземам тази квитанция за касета с тонер касета и да я подавам под "P" в главната си система за подаване, я записвам в моята "първа" система за подаване, поредица от папки, означени по месец и година.
Ако например закупих тонер касетата през септември 2017 г., това е файлът, в който влиза, заедно с всички други сметки, разписки и други бизнес документи, които са настъпили в рамките на този месец. След това е лесно да работите в папката в края на месеца и да направите всички счетоводни записи, които трябва да бъдат направени (или ако не го правите сами, да предадете месечната папка на вашия счетоводител или счетоводител) ,
Имайте предвид, че управляваме фирма за услуги , а не фирма за търговия на дребно, така че да седнете на работа и да работите по сметките веднъж месечно за мен. Ще трябва да промените идеята за месечната папка, ако трябва да актуализирате профилите си по-често.
Помислете преди да подадете сигнал
Какво се случва, след като съм използвал месечните папки за извършване на счетоводството? Документите трябва да бъдат преместени в "главната" система за подаване на документи . Но вместо да подарявам всеки документ поотделно в зависимост от заглавието му, аз архивирам логически според групата, която намирам много по-бързо.
Нека да разгледаме още един пример за принтера.
Вместо да подам тази разписка под "P" за тонер касета за принтер, бих я подал под Office Supplies - Receipts, същото място, където бих подал документи като разписка за колекция от бележки след нея или разписка за принтер хартия. Това не само прави подаването по-бързо, но и много по-лесно открива документи след това.
Използвайте цели думи и фрази в етикетите на папките си, а не само в буквите
Няма правило, което да гласи, че се ограничавате само до отделни букви, когато създавате разделите на вашата система за подаване на документи. И ако го направите, правите подаването си ненужно бавно и сложно. Персонализирайте вашата система за подаване, за да можете да се възползвате от подаването от група и да намерите точното местоположение, за да поставите документа по-бързо.
Например, вместо просто да имам част от моята система за подаване, означена с "C", имам и раздел с надпис "Файлове на клиента".
Файловете в "Клиентски файлове" са организирани по азбучен ред. Красотата на персонализирането на вашата система за подаване по този начин е, че тя винаги може да бъде допълнително подразделена и организирана, ако е необходимо. Така че основен клиент може да има разделител на файловата система, означен с името си в секцията "Клиентски файлове", за да улесни откриването на документи, свързани с нея.
В този пример тогава етикетите на системата за подаване биха прочели "B", "C", "Клиентски файлове", "D" ... Вижте колко по-лесно се прави подаването ви?
Друг върхът за подаване, за да ускорите подаването си: Не забравяйте да персонализирате и азбуката. Вместо просто да имате секция "M", маркирайте и "Mc".
Поддържайте своята "първа" система за подаване на данни по-близо и удобна
Другото чудесно нещо за използването на двуетапна система за подаване, като описаната по-горе, е, че е много по-лесно да запазите първия етап от вашата система за подаване (месечните папки) физически близо до вашето работно пространство . Ще бъдете много по-склонни да подадете документи незабавно, вместо да ги оставяте да се натрупват, ако имате близо, организирано място, където да ги подадете.
Поставете месечните си папки в последната, текущата и следващата месец в табла, или използвайте файл от concertina и я поставете на ръка в работното си пространство. По-голямата част от вашата система за подаване ("главната" система за подаване на данни, както я наричахме по-горе, може да бъде изцяло в стаята или дори в друга стая, но в интерес на спестяването на време , не трябва да ставате направете първото си подаване.
Как да направите записите забавно
Съветите за подаване, които ви дадох досега, трябва да ви помогнат да намалите времето, през което харчите и да предотвратите замразяването на мозъка. Но какво ще кажеш за по-забавното време за подаване?
Всъщност, единствената стратегия, която дойдох тук, е пълният подкуп, възнаграждавайки се с "бисквитка", ако подам за определен период от време. Това ще работи, но може да доведе до натрупване на много килограми, ако имате много подаване да направя.
Или можете да използвате по-артистичен подход, използвайки всички различни цветове за файловите ви папки и използвайки необичайни шрифтове или калиграфия за етикетите. Независимо дали става дума за по-забавно подаване, това със сигурност ще го направи по-привлекателно.
И кой знае? Може би само фактът, че подаването ви е толкова по-бързо сега, че е толкова организирано, ще го направи много по-забавно.