10 съвета за писане на по-добри дарители благодаря ви

by Джоан Фриц

Никога не можеш да благодариш твърде добре или твърде често

Благодарим ви, че дарителят завърши една транзакция, но изгради мост за бъдеща подкрепа и по-задълбочена ангажираност. Направете го добре и сте на път към бъдещия успех за набиране на средства.

Ето десет съвета за това, което ви благодаря на писмото точно.

01 - Вземи го по пощата бързо

Четиридесет и осем часа е идеалното обръщане за благодарствено писмо. Ако това е невъзможно, не се стремийте повече от седмица. Искате дарителят да помни, че е направил дарението, така че благодарността ви да подсили действията му и да го възнагради за даването.

Получаването на писмото там бързо ще накара името на благотворителната организация да се придържа в съзнанието на донора, да го увери, че сте получили дарението и да го впечатлите с вашата ефективност и целенасоченост.

Дори и онлайн донорите трябва да получават писмо с благодарност по пощата, но това е скъпо, а много нестопански организации се преместват онлайн възможно най-много. В този случай се уверете, че вашият онлайн донор не е получил само разписка по имейл. Отделете време, за да персонализирате имейл благодаря и да го превърнете в нещо запомнящо се

Прочетете най-добрите практики за имейл благодаря писма . В пълни пощенски кутии писмото ви за благодарност може да остане незабелязано, така че обърнете внимание на неговата тема и се уверете, че линията "от" ясно идентифицира вашата организация.

Има много пречки за благодаря на един донор по имейл, че може да забравите. Той трябва да остане извън папката на СПАМ , да хване вниманието на донора и да го примами да отвори съобщението. Не позволявайте на лекотата и сравнително ниската цена на електронната поща да ви ослепят в недостатъците си.

02 - Направи го лично

Персонализирайте благодарственото си писмо с името на донора (проверете правописа и никога не се обадете на госпожа г-н) и пишете директно на лицето. Първите имена са мощни.

Какво работи за писмо за набиране на средства също работи за благодарствено писмо. Например, използвайте лични местоимения като "вас", "ние" и "Аз".

Включете информация за донора, като например колко дълго са били донори или че сте се радвали да ги видите при последното събитие. Може би дарителят е получил награда или е получил промоция. Чувствайте се свободни да добавите нещо към това писмо.

Добрата система за записи на донори ще бъде най-добрата ви приятелка, когато става дума за това ниво на персонализация. Повечето системи, дори и тези с ниска цена, имат способността да събират актуална информация за донорите ви.

Кога продължиха да дават? Дават ли се доброволно? Кога беше последният път, когато донорът се свърза с вашата организация и какъв беше естеството на това взаимодействие?

Ако това е първият донор, изпратете посрещнат пакет и поканете дарителя да се абонира за бюлетини и съобщения.

Ако благодарите на дългогодишния дарител, помислете за ръкописна бележка, а не за официално писмо или за друг творчески начин да благодарите .

03 - Координирайте го с темите на кампанията

Координирайте благодарността си с обжалването или кампанията, довела до дарението.

Направете шаблон за благодарствено писмо, когато пишете вашите материали за набиране на средства. Мислете за него като част от пакета от кампании. Ако дарението е в отговор на някакъв друг стимул ... може би събитие, което сте организирали ... свържете писмото с това събитие.

Очаквайте пълен кръг обратно на обжалването подобрява лепкавостта на името на вашата организация в съзнанието на донора. Също така е успокояващо за донора.

Ако дарението е в отговор на конкретен обжалване по имейл, разработете целева страница след подаване на дарения на уебсайта си специално за тези донори.

Общият е навън. Специфичността на това, което вижда дарителят, което го принуждава да даде, е задължително. Например, ако дарител, дарил да помогне на жертвите на земетресение, уверете се, че благодаря ви за тази ситуация.

04 - Използвайте истории, за да свържете донорите с резултатите

Помогнете на дарителите да визуализират как са изразходвани парите си Най-добрият начин да направите това е да разкажете история за конкретен човек, който е помогнал от даряването. Историята не трябва да е дълга. Само няколко изречения и използването на името на човек може да бъде достатъчно, за да събуди съпричастност към донора.

Направи своя донор герой от тези истории. Той или тя направи тази история възможно. Поддържайте списък с истории за добрите неща, които благотворителността ви постига. след това създайте блокове за копиране, като използвате тези истории и ги пуснете в благодарствените си писма, ако е необходимо.

Промяната на историите често ще запази писмата ви свежи и ще улесни изпращането на много писма, без да се налага да правите всеки от тях напълно нов.

Дори ако служите на хора, които са в чувствителни ситуации и трябва да защитите тяхната самоличност, има начини да разкажете своите истории, без да компрометирате неприкосновеността на личния им живот.

05 - Имайте истински човек да подпишете вашите писма

Избягвайте цифрови подписи, освен ако не изпращате хиляди писма в даден момент. Дори и тогава, запазете писма, които отиват на донори, които дават значителни дарения на вашия изпълнителен директор, на президента на борда или на доброволец за набиране на средства председател, който да подпише. Използвайте истински първокласни печати за тези букви.

06 - Добавете лична, ръчно написана бележка

Ако е необходимо, попитайте изпълнителния директор или председателя на борда да добавите лична бележка към писмото. Дългогодишните донори, които може би знаят, че това е особено удовлетворяващо.

Споменаването на неотдавнашно събитие, на което дарителят присъства, ще напомни на донора приятното преживяване и ще добави автентичността към бележката. Помислете дали да имате парти за писане на бележки с доброволци, които могат да пишат бележки по букви или да прикрепят бележки след писане с ръкописни съобщения.

07 - Включете плик за отговор

Не ви препоръчвам да поискате друго дарение в писмо с благодарност. Честно казано, това отклонява хората повече, отколкото си мислите. Самото включване на плик с отговорите обаче може да напомни на донора, че бъдещите дарения са добре дошли.

Много дарители пазят тези пликове и ги използват за подарък по-късно ... или дори веднага. Андрю Олсен от Fundraising Fundamentals е ентусиазиран да включи пликове за отговори в благодарствени писма. Той е намерил благотворителни организации, които използват тази тактика за новите донори, които имат "второ ниво на обмен на дарения, което е навсякъде от 8% -12% по-високо от тези, които не ги включват".

08 - Използвайте писмото като данъчна разписка

Вашият донор благодари, че можете да получите и разписка. Трябва да предоставите годишна данъчна декларация за данъчни цели, ако дарител даде $ 250 или повече , и можете да включите това разкриване с това писмо.

Благодаря Ви днес, че писмата ви обикновено включват правилното оповестяване всеки път, когато донор дава, независимо дали е онлайн, чрез чек или чрез месечно дарение .

Добра практика също е да се даде обобщение на даването за годината в началото на следващата година, точно когато дарителите обикновено изготвят своите данъчни декларации . Само не забравяйте, че разписката не е благодаря . Получаването трябва да бъде незначителна част от писмото.

09 - Поканете повече участие

Винаги е хубаво да включите покана да посетите агенцията си и да видите работата си от първа ръка.

В днешния свят, където може да се търси дарение от хора от цял свят, ангажирането може да се постигне чрез социални медии . Насърчавайте донора си да следва вашата организация във Facebook и Twitter или в други социални мрежи , в които участвате.

Тъй като в писмото с писмо няма хипервръзки, дайте адреса на уебсайта си и след това се уверете, че бутоните за социални медии са лесни за намиране.

Включете изрична покана за посещение на уебсайта и кликнете върху тези бутони и за да се регистрирате за имейл бюлетина или други съобщения. Иконите за социални медии са някои от най -важните елементи на уебсайта на вашата благотворителна организация.

10 - Добавете PostScript и предоставете информация за контактите

Ние всички сме скимери. Ето защо повечето от нас четат горната част на писмото и след това прескочете до PS След това може да се върнем и да прочетем останалата част от писмото. Търговците на директна поща знаят всичко за PS и винаги го включват. Понякога те имат повече от един.

За PS на благодарствено писмо, може да поискате да се обърнете отново към историята, която сте предоставили ("Майкъл и Джейн са безопасни и щастливи заради вас") или да поставят важна информация за контакт там.

Донорите трябва да имат името, телефонния номер и имейл адреса на някого в организацията, за да могат да се свържат с въпроси. Обслужването на клиенти е също толкова важно за организации с нестопанска цел, колкото и за бизнеса, така че да се улесни донорът да намери истински човек, ако има проблем.