В продължение на няколко години IRS е обработило разходите за мобилни телефони за бизнеса и служителите като част от категория активи на бизнес, наречена собственост, включена в списъка . Тази категория активи включва активи, които могат да бъдат използвани както за лични, така и за бизнес цели, така че IRS изисква по-подробна документация от страна на бизнеса, за да се отдели използването на клетъчни телефони като приспадаеми бизнес разходи от лична употреба.
Предоставянето на Small Business Jobs Act от 2010 г. премахна клетъчните телефони от категорията на изброените имоти.
Мобилните телефони са от полза
Въпреки че IRS премахна клетъчните телефони от изброената категория собственост, тя не премахна разходите за клетъчни телефони от категорията на изключителните ползи . Повечето фирми в наши дни изискват служители, които пътуват или имат управленски длъжности, да имат мобилни телефони.
Но колко от използването на клетъчните телефони е лично и дали тази лична употреба е облагаема полза за служителя? В IRS се казва, че мобилен телефон, предоставен от работодател, е от полза за служителя, а стойността на телефона, включително разходите за телефон и месечните такси, се облага със служителя, освен ако не може да се докаже, че телефонът е се използва главно за бизнес цели. (Бюлетин за вътрешните приходи 2011-38)
Но IRS също така казва, че "когато работодателят предоставя на служител мобилен телефон основно за ... бизнес причини , бизнесът и личната употреба на мобилния телефон обикновено не са достъпни за служителя.
IRS няма да изисква водене на отчет за стопанска употреба, за да получи това безмитно третиране. "
Клетъчните телефони като работно състояние са от полза
IRS нарича клетъчни телефони "работно условие", т.е. "всяко имущество или услуги, предоставени на служител на работодателя дотолкова, доколкото ако работникът или служителят е платил за такива имоти или услуги, такова плащане би било допустимо като приспадане "като обикновен и необходим бизнес разход.
Тъй като работещото условие е от полза, персоналната употреба на служителите не влияе на способността на бизнеса да приспадне свързаните с бизнеса разходи за мобилни телефони, нито пък се облага с наетите от служителя обезщетение.
Първо, основната цел на бизнеса трябва да бъде установена, за да могат разходите за бизнес да бъдат приспаднати от бизнеса и да се избегне облагането на личната употреба на предоставения от работодателя телефон на служителя. Не-бизнес личната употреба на мобилния телефон не подлежи на приспадане като бизнес разходи за компанията.
Ако изисквате от служителите да използват мобилни телефони за бизнес цели, личната употреба на служителите се третира за данъчни цели като обезщетение с минимална полза, определено от IRS. Тази разпоредба на IRS се прилага за използване на мобилен телефон, предоставен от работодател, след 31 декември 2009 г.
Бизнес цели за мобилни телефони
"Обикновеният и необходим" се определя от IRS и се прилага по отношение на клетъчните телефони по специфични начини. Пример, използван от IRS за описание на "бизнес цели", е изискването работодателят да се свърже със служителя по време на неработно време. IRS казва, че предоставянето на мобилен телефон за целите на "морала или добра воля", привличането на нов служител или предоставянето на допълнителна компенсация на служител не се счита за "бизнес цели" и не изключва мобилния телефон да бъде от полза.
Поддържайте добри записи за използването на мобилен телефон
Изваждането на клетъчни телефони извън изброените категории имоти не означава, че можете да пренебрегвате проблема с воденето на добри записи за личната употреба на мобилни телефони. Все още трябва да можете да докажете, че телефонът е използван главно за бизнес цели.
Какво да направите после
За да избегнете проблеми с данъчния одит и спазвате законите относно използването на мобилни телефони, свързани с бизнеса, обсъдете този въпрос с вашия данъчен консултант. Някои мерки, които може да искате да разгледате:
- Ограничавайте клетъчните телефони само до онези служители, които трябва да ги накарат да изпълняват правилно задълженията си, като външни търговски представители, мениджъри, които пътуват често, и ръководители.
- Поддържайте дневниците на служителите за мобилни телефони, за да проверите начина на използване Ако това е обременяващо, намерете начин за достъп до онлайн дневниците на мобилния телефон чрез вашия оператор, за да можете да ги изтеглите, ако е необходимо.
- Изискване на служителите с мобилни телефони, предлагани от компанията, да имат друг мобилен телефон за лична употреба.
Прочетете повече за IRS относно данъчното третиране на мобилните телефони, предлагани от работодател.