Защо плащането в брой е лоша идея
Въпреки че не е незаконно да плащате на служители и независими изпълнители в брой, това не е добра бизнес практика поради много причини. Някои фирми използват пари в брой, за да плащат на служителите си в опит да избегнат плащането на данъци върху заплатите , а някои служители искат парични плащания, за да се избегнат данъците върху доходите.
Тази статия разглежда правни и данъчни въпроси и федерални закони, свързани с данъци върху доходите, данъци върху заплатите и други данъчни въпроси.
Въпроси за заплати и данъци, когато плащате служителите в брой
- Работодателите трябва да задържат данъци върху заплатите (федерален и държавен данък върху дохода и данък FICA (Социално осигуряване / Medicare)) от заплатата на служителите;
- Работодателите трябва също така да докладват и да плащат тези данъци върху заплатите, включително служителите и частта от работодателя на данъците на FICA, на IRS
- Други данъци върху заетостта трябва да се изплащат върху доходите на служителите , включително данъци за безработица , и плащанията на фондовете за компенсации на държавните служители
- Работодателите трябва да отчитат приходите на служителите на формуляр W-2 всяка година. Това включва паричен приход.
- Работодателите трябва да удостоверят, че работниците отговарят на условията за работа, като използват формуляр I-9 или системата E-Verify. Тази проверка постави служителя във федералната система, а ако тези служители са платени в брой, кръстосаните проверки от агенции могат да разкрият опитите за избягване на данъците върху заплатите чрез плащане в брой.
Ефект от плащанията в брой на служителите
- Служителите, платени в брой, които не са удържали данъци на FICA, са лишени от социални осигуровки, които биха могли да бъдат използвани при изчисляването на техните потенциални социалноосигурителни обезщетения.
- Също така, служителите, които не са "на щатския доход", не отговарят на условията за обезщетение на работниците или обезщетения за безработица.
CPA Гейл Росен казва това за плащането на заетите лица в брой:
Безработните, които плащат незаконно в брой, могат да доведат до сериозни проблеми в допълнение към данъчните проблеми. Когато работникът е "не в книгите", внезапно имате условни задължения, които наистина могат да бъдат катастрофални.
Ако работникът се нарани в работата и се приземи в болницата, той ще бъде попитан дали е наранен в работата. Ако увреденият работник отговори "да", те ще бъдат покрити от обезщетение на работниците. Вие сте в сериозен проблем, ако не сте платили на работниците обезщетение, защото сте ги платили в брой. Същото важи и за това, че не се плаща в държавния фонд за инвалидност и безработица. Ако например изстреляте работника и кандидатствате за безработица, тогава ще имате одитори, които чукат на вашата врата.
Разплащане на деца, съпрузи или членове на семейството в брой
Заплатите на децата на възраст под 18 години, които работят във вашия бизнес, подлежат на същите изисквания за удържане, данък върху заплатите и данък върху заетостта като други служители. Ако наемете собствени деца, те не могат да бъдат подложени на данъци от FICA, но заплатите им трябва да бъдат съобщени на IRS. Прочетете повече за наемането на вашите деца като служители.
Наемането на съпруга или други членове на семейството, за да работите за бизнеса си и да плащате в брой, също може да лиши този човек от социални осигуровки.
И всички други въпроси, споменати по-горе, включително вашата юридическа отговорност да докладвате и плащате данъци върху заплатите, се прилагат.
Изплащане на независими изпълнители в брой
Много фирми плащат договорни работници (случайни работници, летни работници, докато плащанията към независими изпълнители имат по-малко въпроси, отколкото тези на служителите, заслужават да се отбележат два въпроса:
- Плащанията на договорните работници трябва да се отчитат ежегодно на формуляр 1099-MISC и
- Трябва да потвърдите идентификацията на данъкоплатеца за независими изпълнители; ако идентификационният номер на данъкоплатеца не може да бъде потвърден, трябва да вземете резервно възнаграждение от възнаграждението на изпълнителя.
Плащанията в брой, направени от продавачи и други, с които се занимавате, трябва да бъдат подкрепени, ако искате тези парични плащания да бъдат приспаднати като разходи по данъчната ви декларация . Дори малките плащания в брой трябва да се изплащат чрез дребна каса , с подходяща документация.