Управление и водене на сметка на Petty Cash
Петте пари в брой се отнасят до малки суми пари, държани на ръка в бизнес. (Терминът "дребни" идва от "дребничка" или "малка".) Има две причини да пазите дребни пари:
- Да се правят промени за клиентите или пациентите
- Да плащате за малки покупки, които изискват пари, като например храна за офис обяд или кафе, или за паркиране. Повечето търговци на дребно поддържат чекмедже, както и здравните практики.
Петте парични средства по системата на авансовите плащания , в които има налична първоначална сума пари, която се използва за конкретна цел (в случая дребни пари). Когато сметката падне под определено определено количество, системата се попълва.
В бизнеса, който често се нуждае от дребни пари, често се учредява в офиса с малка чекмедже или кутия или в място за продажба на дребно, използвайки касов апарат. (Да, някои места все още използват касов апарат.)
Тъй като паричната икономика става все по-малка и хората използват дебитни и кредитни карти повече за малки покупки, използването на дребна касова система (с "чекмедже") намалява. Но все още е от съществено значение всеки бизнес да се увери, че отчитате всички малки покупки, така че да можете да ги приспадате като бизнес разходи.
Как функционира касова система
За да се създаде малка парична система със специфични, първоначалната сума на парите идва от сметката за бизнес проверка.
Всяка покупка, използваща дребни пари, трябва да бъде документирана по същия начин, както другите приходи и разходи за бизнеса . Използването на джобен дневник за парични средства или дребни парични фишове ще помогне за улавянето на тези разходи, така че те да могат да се използват за компенсиране на доходите за целите на данъците върху бизнеса.
Създаване на акаунт за малки пари
Започнете с вземането на решение колко пари ще ви е необходим всеки ден, както за промяна на клиентите, така и за извършване на малки плащания в брой.
Съхранявайте толкова пари, колкото имате нужда от вашето чекмедже, но не и много, така че не е изкушение за служители или разбойници. За да определите максимална сума за дребни пари, съхранявайте записите за разходите за определен период от време, като например използвате средна сума за всяка седмица. Вие ще имате нужда от тези записи и за данъчни цели.
Проследяване на транзакциите
Докато започнете, следете колко е в дребната каса или чекмедже в началото на всеки ден. Тъй като извършвате всяко плащане, ще ви трябват малки парични суми или списък с транзакции. За всяка транзакция запишете датата, сумата и за какво е била.
Бъдете възможно най-конкретни, така че няма съмнение, че сделката е свързана с бизнеса. Не е необходимо да следите промените всеки ден. Но в края на всеки ден регистрирайте сумата в дребното чекмедже. Разликата трябва да съответства на паричните плащания, направени от клиентите, и на общите малки парични разходи, изплатени от чекмеджето.
Когато дребното парично чекмедже достигне предварително определена сума, която сте определили, добавете към чекмеджето, като напишете чек на "Petty Cash" и осребрите таксата.
Дребни пари и данъци
Най-важната част от малка касова система е документацията за всяка транзакция.
Документирането на сделки е начинът, по който бизнесът документира бизнес разходите за данъчни цели . Чрез следенето на всички дребни парични операции - без значение колко дребни - имате записи, за да подкрепите отстъпките за тези малки бизнес разходи. Колкото по-документирани са разходите, толкова по-високи са отчисленията Ви, толкова по-ниска е вашата сметка за данък върху бизнеса.
Също така известен като: Пари в брой
Примери: Домашното чекмедже е използвано за извършване на промени и заплащане на случайни бизнес разходи.