Няма нищо по-важно за успеха на бизнеса ви, отколкото вашата система за управление на вземания, таксуване и колекции. Понякога тази система се нарича "система за управление на колекциите"; каквото и да се нарича, трябва да го настроите и да работите усърдно.
Ето защо: Ако имате много клиенти, но нямате приходи от тези клиенти, ще излезете от бизнеса. Ето списък на стъпките, които трябва да предприемете за внедряване на система за управление на колекциите за вашия бизнес:
Установяване на начини на плащане
Как ще ви плащат хората? Това зависи преди всичко от вида на бизнеса и от това, дали вашите клиенти са физически лица или компании, или и двете. Има някои установени начини да се вземат пари от клиенти от всички видове: Колкото по-различни видове плащания приемате, толкова по-полезни ще бъдат за клиентите. Но ще трябва да плащате премия за обработка на някои видове плащания, като например кредитни и дебитни карти.
- Плащания в брой, предимно от физически лица в търговията на дребно
- Проверки от физически лица в търговска среда и бизнес клиенти
- Плащания с кредитни и дебитни карти от физически лица и фирми
- Онлайн методи за плащане като PayPal, от физически лица и фирми.
- Кредитни или платежни планове, както от физически лица, така и от бизнес клиенти.
- Други източници на външни плащания, като например застрахователни компании, в определени видове дружества.
Настройване на обработката на плащанията "Правила на палеца"
След като сте определили какви видове плащания трябва да предприемете, ще трябва да установите някои правила за вашите служители относно приемането и обработката на тези видове плащания.
Например, какви са правилата Ви за приемане на чекове? Правите ли кредитни проверки на нови клиенти? Кога позволявате на клиентите да плащат с течение на времето? Кога завеждате клиент в съда за малки искове?
Изпратете сметки
Изпратете сметки на клиенти, които ви дължат пари. Изпратете таксуване поне веднъж месечно, или по-често, ако наистина сте сериозни за събирането на пари.
Изпълнете отчет за стареене на вземания по сметки
В зависимост от вида на бизнеса Ви, може да имате клиенти, които не плащат при покупка или плащат с течение на времето. Извършването на отчет за застаряването на вземанията по сметки ще ви покаже кога да изпращате сметки и кога да започнете по-силни методи за събиране.
Започнете събиране на справки за неплатци
За клиенти, които не плащат в рамките на разумен период от време (както е определено от вашите "правила на палеца"), започнете процедури по събиране. Може да искате да изпратите акаунт в агенция за събиране на вземания или в съда за малки искове. Решете кое е най-доброто за всеки тип сметка.
Създаването и функционирането на система за управление на колекциите може да ви помогне да съберете парите, които сте дължили, и да поддържате движението на паричните потоци във вашата компания.