Планиране на одита
Осигурителят за обезщетение на работника ви вероятно ще започне процеса на одит скоро след изтичането на срока на валидност на политиката за компенсация на работника ви.
Може да получите писмо от застрахователя си или телефонно обаждане от лицето, възложено да извърши одита ви. Определеният ви одитор трябва да насрочи одита в удобно време за вас. Датата трябва да е достатъчно далеч в бъдещето, че ще имате достатъчно време, за да съберете информацията, от която одиторът ще се нуждае. Помолете одитора да ви предостави обобщение на данните, които ще изисква, за да извърши одита.
Обърнете внимание, че назначеният ви одитор може или не може да бъде служител на застрахователя. Някои застрахователи поддържат вътрешен отдел за одит, който е със служители. Другите възлагат одитната функция на независима одиторска фирма. Процесът трябва да бъде същият, независимо дали одитът се извършва от служител на застрахователя или изпълнител.
Записите, от които се нуждаете
Одиторът ще се нуждае от различни финансови данни за периода, обхванат от одитираната политика . Ето ти вид информация, която може да бъдете помолена да предоставите:
- Счетоводна книга
- Данъчни форми, по-специално формуляри 941 и 944, Федерална данъчна декларация на работодателите (съответно тримесечни и годишни)
- Отчети за паричните плащания
- Плащания за услуги, предоставяни от независими изпълнители. Одиторът ще трябва да провери дали тези работници не са ваши служители.
- Плащания за услуги, предоставяни от подизпълнители
- Сертификат за застраховка за всеки нает от вас подизпълнител
- W-2 и 1099 форми
- Описание на длъжността за всеки работник. Уверете се, че то точно описва задълженията на работника.
- Описание на вашите бизнес операции
- Записи на заплати за срока на полицата. Одиторът ще трябва да провери всички източници на заплащане, предоставяни на всеки работник (заплата, бонуси и т.н.).
- Ограничения върху заплатите, приложими за изпълнителните директори, партньорите, едноличните търговци и т.н., които са обхванати от полицата
- Работният лист за вашия опит
След като сте събрали необходимите данни, ще трябва да ги организирате. Поставете всичките си записи за заплати (като W-2 формуляри, платени записи и записи за извънреден труд), така че информацията да е лесно достъпна. Също така, на едно място да се постави цялата информация, свързана с подизпълнителите, включително размера на плащанията и сертификатите за застраховка. Вашите усилия ще ви се изплатят, правейки одита по-лесен и бърз.
Какво се включва в ТРЗ?
Премията за обезщетение на работника ви се изчислява, като се умножи ставката на вашата работна заплата и след това се дели резултатът със 100. Националната комисия за социално подпомагане (NCCI) и повечето държавни служители, отговарящи за компенсациите, се отнасят за заплати като възнаграждение . Тези термини често се използват взаимозаменяемо. И двете означават паричната стойност на услугите, които вашите служители предоставят на вашата организация.
Разходите, които се включват в възнаграждението, варират в известна степен от държавата до държавата. Обикновено обаче те включват следното:
- Брутни заплати и възнаграждения, включително ретроактивни заплати и възнаграждения
- Комисии. Това включва общите комисиони, получени от работник, и всякакви приходи срещу комисионни.
- Бонуси, включително планове за бонус върху акции
- Ваканционни, празнични и болнични заплати
- Изплащане за извънреден труд. Във всички държави, освен в няколко държави, възнаграждението включва извънреден труд, изчислен по линеен процент. Да предположим например, че нормалната почасова ставка на работника е $ 20 на час. Ако на работника са платени 600 лв. За 20 часа извънреден труд, ще включите само 400 лв. От заплатата за извънреден труд.
- Плащания от Вас, които в противен случай биха били задържани от заплатите на служителите съгласно Закона за социално осигуряване, Medicare или пенсионен план
- Плащане на работници на различна от изтеклото време. Примери за това са работа на парче, споделяне на печалбата или планове за стимулиране.
- Плащания или квоти за ръчни инструменти или ръчни електроинструменти, които работниците използват за изпълнение на работата си
- Наемна стойност на апартамент или къща, предоставени на служител. Също така стойността на друго настаняване и храна, получени от работник като част от неговото / нейното заплащане
- Плащания, приспадани от брутното заплащане на работниците за пенсиониране, кафенета или спестовни планове
- Такса за служители на неосигурени подизпълнители (виж коментарите по-долу)
Какво е изключено от таксата?
Съществуват редица разходи, които обикновено се изключват, когато заплатите се изчисляват за целите на рейтинговата застраховка за обезщетение на работници. Макар че те варират според държавата, те често включват следното:
- Съвети и други бонуси, получени от служителите
- Заплащането на обезщетение (различно от изтеклото време)
- Отстъпки за стоки, закупени от работодателя
- Възстановени бизнес разходи
- Плащайте за активна военна служба
- Унифицирани квоти
Класификации
Една от основните задачи на одитора е да гарантира, че застрахованият бизнес е правилно класифициран. Системите за класификация на обезщетенията на работниците са предназначени да категоризират предприятията , а не отделните служители. Одиторът ще прегледа операциите на вашата компания, за да определи дали основната класификация, посочена в вашите правила, е вярна.
Основната класификация е класификацията, която най-добре описва общия Ви бизнес. Това често е същото като управляващата класификация (класификацията, която е най-голямата заплата). Да предположим например, че управлявате машинен магазин. Някои от вашите служители работят с стругове, докато други работят с бормашини или машини за щамповане. Специфичните дейности, извършвани от вашите служители, могат да се различават от работник на работник. И все пак всички те отговарят на вашата основна класификация, Машинен магазин.
Някои служители могат да изпълняват задачи, които изискват отделни класификации. Например вашият машинен магазин използва служител, който изпълнява работата си в затворен офис далеч от други работници. На този служител вероятно ще бъде възложена класификацията служител на канцеларията, а не машинен магазин.
Системите за класификация на обезщетенията на работниците са изключително сложни. Вашият одитор може да прекласифицира бизнеса ви по начин, който не разбирате или който няма смисъл за вас. В този случай попитайте одитора за обяснение. Ако все още сте объркани за промените, помолете Вашия агент или брокер за съдействие.
Среща с одитора
За да извършите одита, одиторът ще трябва да се срещне с вас или с доверен представител на вашата фирма. Ако делегирате тази задача на някой друг, бъдете сигурни, че той или тя:
- знае добре вашия бизнес
- разбира всички фази на операциите на вашата фирма
- знае какви задачи се изпълняват от всеки служител
- разбира политиката на компанията за компенсация на работниците , включително класификациите, които съдържа
- разбира финансовите отчети на вашата фирма, включително данни за заплати, така че той или тя да може да отговаря на въпроси от страна на одитора
Когато се срещнете с одитора, Вие или назначаемият трябва да сте в сътрудничество и да отговорите на въпросите на одитора, както можете. Не предлагайте информация, която не е била поискана.
Подобно на много фирми, фирмата ви може да наеме външна счетоводна фирма, която да се занимава с функциите Ви по счетоводство и заплати. Трябва ли вашият счетоводител да се срещне с одита от ваше име? Отговорът е "не". Вашият счетоводител може да предостави на одитора финансовите архиви, които той или тя трябва да направи, за да извърши одита. Въпреки това, одиторът ще трябва да посети вашите помещения, за да извърши физически одит.
Подизпълнителите
Много държави имат закони, които налагат отговорност на изпълнителите, които наемат неосигурени подизпълнители. Тези закони ще важат за вас, ако вашият бизнес работи като изпълнител, и той възлага на подизпълнители работа на други.
Да предположим например, че вашата фирма, ABC Construction, наема подизпълнител, наречен P & J Plumbing, за да извършва тръбопроводна работа в сграда, която ремонтирате. Служител на P & J е ранен при работа и се опитва да подаде иск за обезщетение на работниците. Въпреки това, P & J не е закупил обезщетение на работниците. В повечето държави увреденият работник може да търси обезщетения съгласно политиката за компенсация на работника ви.
Застрахователите са задължени по закон да предоставят обезщетения на служители на неосигурени подизпълнители. По този начин вашият одитор ще прегледа вашите данъчни документи и ще търси 1099 формуляри, издадени на подизпълнители. Той или тя ще провери дали сте получили сертификат за застраховка от всеки подизпълнител, който сте наели. Ако някой от подизпълнителите, които сте наели, не предостави доказателства за обезщетение за обезщетение на работниците, одиторът ще Ви таксува с допълнителна премия за застрахователното покритие на този изпълнител.
Размерът на таксата за неосигурен подизпълнител зависи от вида работа, извършена от подизпълнителя. Например, ако подизпълнителят извърши покривна работа, ще се използва скоростта на съответната класификация на покривите. Тази ставка ще се прилага за всички или част от разходите за подизпълнители. Ако парите, които сте платили на подизпълнителя, са само за труд, тогава цялата цена (разделена на 100) ще се използва като основа за премията.
Изпълнител срещу подизпълнител
Ако вашият бизнес не е изпълнител, отговорни ли сте за наранявания, претърпени от служители на независими изпълнители, които наемате? Отговорът обикновено не е такъв. Изпълнителят извършва бизнес, който е независим от вашия. По този начин изпълнителят е отговорен за осигуряването на обезщетения за работниците на своите собствени увредени служители.
Да предположим например, че притежавате магазин за търговия на дребно. Можете да наемете Fabulous Flooring, изпълнител на подови настилки, за да разкъсате стар линолеум във вашия магазин и да го замените с нов. Очертавате резултата, който искате (нов етаж) и Fabulous върши работата. Удивителен надзирател ръководи работниците подови настилки. Супервайзорът определя графици за работа и диктува как служителите изпълняват своята работа. Ако при настаняването на новия етаж бъде наранен невероятен служител, Fabulous (не вашата фирма) трябва да бъде отговорен пред работника.
Има някои ситуации, при които дадена компания може да бъде подведена под отговорност за наранявания на служители на независим изпълнител. По този начин трябва да настоявате всички наети от независим предприемач да докажат, че са закупили компенсаторна застраховка.