Адвокатът поверява грешки, които адвокатите не трябва да правят
Въпреки че има много начини, по които доверителните сметки се управляват лошо, има три често срещани грешки, които правят адвокатите при управлението на сметките си в IOLTA.
"Заемане" на пари от доверителната сметка
Няма законни начини да се заемат от доверителна сметка. Понякога адвокатите използват фондове за доверителни сметки, преди да имат право да го направят, докато в други случаи използват средства, които никога няма да придобият правото да използват. Или подходът отваря вратата на адвоката, за да навлезе в сериозни проблеми.
Има три начина, по които възниква неправомерно заемане от доверителната сметка:
Адвокатът взима доверителна сметка преди да е спечелена
Това често се случва, когато адвокатът има проблеми с паричните потоци. В тази ситуация адвокатът е получил задържащ, който той (надявам се) е поставил в доверителната сметка, а адвокатът ще има право да изплати тези пари на себе си или себе си, когато работата е завършена. Въпреки това, адвокатът няма да завърши работата, преди да се платят зареждащи разноски - заплати, наем на офиси, разходи, които се усъвършенстват в случай на условна такса и т.н.
Така че адвокатът продължава и отнема повече от доверието, отколкото той или тя всъщност има право да вземе от доверителната сметка в този момент на делото.
Адвокатът заимства пари от клиентски фондове със намерение да го върне
Когато проблемите на паричните потоци се превърнат в по-тежки финансови проблеми и адвокатът има хиляди долари в средствата на клиентите, които се намират на доверителна сметка, някои могат да се поддадат на изкушението да заемат пари от доверителната сметка, за да останат на повърхността.
Адвокатът може да го рационализира, като си помисли, че ако не може да плати сметките, той не може да остане в бизнеса и ако не може да остане в бизнеса, той не може да се грижи за клиентите си. Така че отнема малко пари от доверителната сметка, за да го задържи, докато се подобри неговият паричен поток. Адвокатът може да има намерение да замени средствата колкото се може по-скоро, но този вид ситуация обикновено се забива в снежни топки и завършва много зле за адвоката - както и за клиента.
Кражба на доверителна сметка
Това положение наистина не може да се нарече заемане и не се отнася до измамите, извършени в адвокатските кантори. В случая с кражбата на доверителна сметка, адвокатът или някой, който има достъп до доверителната сметка, е достигнал до място на алчност или отчаяние, че просто решава да вземе пари, които не са техни. Адвокати с проблеми със злоупотребата с наркотици или с пристрастяването към хазарт могат да бъдат особено уязвими към тази грешка, но понякога това се случва по причини, които не са ясни. Ако е извършено от адвокат, това грешно грешно доверие е най-вероятно да прекрати правната кариера. Но дори ако е извършено от паралегал или счетоводител, адвокатът все още е този, който е на куката за изплащане на средствата.
Смесени адвокатски средства с клиентски пари
Втората голяма грешка при администрирането на доверителния акаунт включва комбинирането на адвокатски фондове с пари на клиента. Това често се дължи на липса на разбиране за това как да се работи с доверителна сметка.
Лаура А. Калоуей, консултант по адвокатска практика в държавния бар в Алабама, заяви: "Много адвокати не разбират какво се случва в сметката на довереното лице, а някои използват всичко, включително спечелени такси, чрез доверителната сметка, използвайки това е един общ дневник за техните фирми, а други се "държат", без да разбират, че поне в някои юрисдикции като Алабама няма такова нещо като невъзвръщаем задържател. да работят в доверието, както би трябвало, особено ако сега имат нужда да запазят светлините. "
Някои от обичайните начини, по които адвокатите обменят парите си с клиентските си средства, са:
Една проверка за два цели
Адвокат разказва на клиента, че съдебните такси ще бъдат $ 1,000, а таксата за подаване на съда ще бъде $ 200, така че клиентът пише адвокат чек за $ 1,200. Някои адвокати ще поставят цялата чек в бизнес сметката, защото повечето пари отиват на адвоката, така или иначе. Въпреки това, правилата за асоциация на адвокатите изискват чекът да влиза в доверителната сметка, дори ако пълномощникът има право на пълна такса за адвокат, тъй като таксата за таксата за подаване на тази чека трябва да се задържи на доверие.
Лични средства, поддържани в доверие с клиентски средства
Някои държавни адвокатски забрани забраняват на адвокатите да имат лични средства в доверителна сметка, докато други позволяват на адвокатите да пазят малка сума в сметката, за да покрият разходите, свързани с оперирането на сметката (въпреки че препоръчителната практика е да се приспаднат всички такси за доверителни сметки фирмената сметка). Но никъде не е позволено на адвокат да използва доверителна сметка като оперативна сметка, спестовна сметка или място за скриване на активи.
Понякога адвокатите просто не успяват да разберат, че не могат да плащат сметки като режийните си разходи директно от доверителната сметка, дори когато се начисляват чекове от средства, които вече са спечелени. Други пъти адвокатите умишлено злоупотребяват с доверителната сметка като начин да скрият активите. Например, Calloway казва, че е видяла адвокати да вкарват лични средства в доверителната сметка, за да избегнат налог за IRS данъци. Това е очевидно нарушение на етиката.
Не премахване на получени такси или възстановени суми от доверителния профил
Calloway казва, че е видяла някои адвокати, които са използвали доверителната им сметка като дъждовна спестовна сметка. Вместо да премахват всички такси, след като са получени, адвокатът забавя отстраняването на парите от доверието, за да намали риска от изразходването му. Calloway казва, че това е както лоша бизнес практика, така и нарушение на етиката. Докато държавният фонд IOLTA може да се възползва от допълнителните лихвени доходи, адвокатът трябва да прехвърли тези пари в оперативната сметка или някакъв спестовен фонд.
Липса на правилно проследяване на средствата на клиента
Третият основен начин, по който адвокатите прекратяват доверителните си сметки, е да не поддържат подробни записи за транзакциите на доверителните сметки на всеки клиент. Има няколко начина, по които адвокатите правят тази грешка.
Не поставяне на името на клиента върху Проверките на доверителния акаунт
Докато повечето адвокати са добре за запазването на копия от техните проверки на доверителни акаунти, не всички помнят, че трябва да отбелязват името на клиента или номера на файла при всяка проверка, когато е издаден. Въпреки че може да е лесно да си спомните защо е била написана чек преди месец, може би е трудно да си спомните защо е написана година след това.
Адвокатите, които смятат, че никога няма да имат проблем да разберат какво има в техните доверителни сметки, трябва да отчитат въздействието на катастрофални събития или природни бедствия. Макар че това не се случва често, понякога съдебните служби и всички техни записи се разрушават. Пожар може да изгори тези хартиени файлове доста бързо, както и да унищожи твърдия диск на компютъра. Ураган или торнадо може да разпръсне записи за милиарди. Тези неща се случват на адвокатите. Ако адвокатът трябва да възстанови записите на доверителната сметка на фирмата, използвайки банкови извлечения и копия от стари поръчки, поръчани от банката, задачата ще бъде практически невъзможна, освен ако тези проверки не показват кои пари са използвани в транзакцията.
Не поддържайте индивидуална книга за всеки клиент
Понякога адвокатите смятат, че могат да следят баланса на сметките на всеки клиент в главите си. В един момент те не могат. И дори да могат, какво ще стане с тези клиентски сметки, ако нещо се случи с адвоката?
Calloway описва ситуация, в която се е сблъскала, когато адвокат е имал две доверителни сметки. Той ще използва един доверителен акаунт за един месец и ще премине към другия доверителен акаунт през следващия месец. Вярата му бе, че като позволи на всеки акаунт да достигне нулево равновесие през месеца, в който е бил използван, той нямаше да трябва да държи отделни счетоводни книги за доверието върху парите, останали в сметката. Той се обърка. Етичните правила изискват воденето на баланс за всеки клиент, така че да могат да бъдат идентифицирани конкретни средства на клиента.
За да бъдат в съответствие с изискванията за асоциация на адвокатите, адвокатите трябва да водят записи, показващи колко пари всеки клиент има в доверие във всеки един момент. Депозитите и плащанията трябва да бъдат ясно проследени по някакъв начин, което улеснява определянето на салдото на доверителната сметка на всеки клиент. В противен случай би било доста лесно парите на един клиент да бъдат изразходвани за случая на друг клиент.
Не балансиране на индивидуалните клиентски салда срещу общата сметка
Адвокатите не трябва просто да се уверят, че цялостната им сметка за доверие е балансирана в края на месеца, нито пък да се уверят, че всяка отделна клиентска сметка е балансирана. Сравнете двата заедно и ги балансирайте един срещу друг. Сравняването на цялостните салда понякога ще разкрие счетоводна грешка, допусната в индивидуална сметка, където не е имало пренебрегване на чек или депозит. Тази проста стъпка понякога ще улавя грешки, които биха довели до проверка на доверителния акаунт.
Получавам помощ
Някои адвокати осъзнават, че техните доверителни сметки са изкривени, но те не знаят как да решат проблема. Едно решение е да се свържете със съветник по управление на правната практика. Много асоциации на държавните адвокати вече предлагат безплатни консултации за адвокатска практика в адвокатските колегии и редица консултанти по управление на частната практика предлагат услугите си срещу заплащане.
Някои адвокати може да се страхуват да обсъждат ситуацията на доверителната сметка с всеки адвокат, особено с адвокат, работещ в асоциацията на държавните адвокати, поради задължителните изисквания за отчитане на нарушенията на етиката. Въпреки това, в много държави правилата за професионално поведение вече изрично изключват консултантите си в областта на адвокатската практика да докладват такива проблеми на техния борд по етика. Нерино Дж. Петро, съветник по управление на практиката за Програмата за администриране на адвокатската кантора на Държавната бар на Уисконсин, отбелязва, че докато правилата се различават от държава в държава, някои държави като Уисконсин са въвели правила за предоставяне на поверителност на адвокатите, които търсят помощ от държавната адвокатска колегия (LOMAP).
Правилното управление на доверителния акаунт може да се окаже неприятно, но загубата на законно разрешение за слабо водене на записи би било още по-лошо. Адвокатите, които имат проблеми при управлението на доверителните си сметки, трябва незабавно да решат проблема, като получат помощ от квалифициран счетоводител или от консултант по управление на правната практика.