Системата CCRRA - улавяне, проверка, преглед, записване, действие
Ето пет лесни стъпки за създаване на проста финансова система за съхранение на данни: Заснемане, Проверка, Запис, Преглед, Закон.
Първо, ЗАПАЗЕТЕ информацията.
Ако не е там, тя не съществува. Когато започнете бизнеса си, запомнете всичко, за да стане автоматично. "Улавянето" е най-трудната и най-важната част от процеса; това е въпрос на образуване на навика да събира информация. Проследявайте всяка сума, която харчите за бизнеса си, и всяка сума, която взимате като продажби. Не се притеснявайте в този момент да правите нищо с информацията. Просто се уверете, че всичко, което улавяте, включва (а) описание на елемента, (б) сумата и (в) датата.
Второ, проверете дали информацията е пълна и коректна.
На всеки две седмици, прекарвайте един час през всичко и го проверявайте. Проверете дали цялата информация, която имате, е готова за запис.
Уверете се, че сте включили датата и сумата и достатъчно подробности за разхода, за който можете да го записвате точно. Например, една бележка за "хартия, $ 3.55, 7/12" може да не е достатъчно информация. Каква беше тази книга? Това беше вестник, който си купил за офиса? Или си купил хартия за компютъра?
Задайте конкретно време за срещи със себе си в края на алтернативните седмици (всеки друг петък например), за да проверите всичко. Не чакайте твърде дълго; колкото повече чакате да направите това, толкова по-трудно ще бъде да си спомните и събирате информация.
Трето, ЗАПИСВАЙТЕ информацията, която да го запазите.
Записването означава да поставите финансовата си информация в използваема форма. След като проверите всичко, обърнете го към своя счетоводител, за да го запишете или запишете сами. Направете това месечно. Въведете информацията в електронна таблица или счетоводен софтуер. Също така може да откриете, че онлайн софтуерът работи за вас, така че вие и вашият счетоводител можете да видите информацията и да я обсъдите. Просто се уверете, че получавате всичко записано всеки месец, така че можете да го прегледате.
Четвърто, консолидирайте и прегледайте информацията.
След като вашата финансова информация е записана всеки месец, отпечатайте четири доклада:
- баланса
- отчет за доходите (P & L)
- - отчет за застаряването на вземания , и
- отчет, който трябва да бъде платен.
За всеки отчет включете сравнение със същата информация от миналия месец. Обърнете специално внимание на специфичната информация в тези отчети.
И накрая, ACT, въз основа на това, което знаеш.
В повечето случаи "ACT" може да означава да не правиш нищо, ако всичко изглежда добре.
В други случаи това може да означава промяна. Създайте "пунктове за задействане", където информацията ви принуждава да действате. Ето някои предложени пунктове за задействане:
- Баланс . Ако виждате, че пасивите се увеличават всеки месец в продължение на три месеца (което вероятно означава, че активите и / или разходите също се увеличават), намалете разходите.
- Отчет за доходите . Ако видите, че определен разход се увеличава като процент от продажбите, попитайте се защо се увеличава. Ако увеличението е необходимо, може да искате да намалите разходите за други разходи, за да поддържате нивото на печалбата си.
- Просрочени сметки . Бъдете уверени в ходенето на бавните платци. Колкото по-дълго оставяте дълга си неплатен, толкова по-малко вероятно е да получите парите. Създайте колекционна система, както споменах по-горе, за да сте сигурни, че сте платени незабавно и че бавните платци не са оставени да приемат, че не искате парите си.
- Сметки, платими . Платете възможно най-бързо. Опитайте се да платите рано, за да получите отстъпки. Ако не можете да платите всичките си сметки, платете тези, които ще ви накарат да налагате наказания или които ще окажат влияние върху кредитния Ви рейтинг. Дори ако някой друг е отговорен за плащането на сметки, вие сте човекът, който в крайна сметка е отговорен за гарантирането, че вашите бизнес дългове са платени.
Дори да не сте запознати с финансовите системи, трябва да можете да го поставите в движение и да го поддържате. Най-трудната част е събирането на информацията. След като сте формирали "навик за събиране", ще откриете, че останалите ще дойдат заедно с него.
Не забравяйте, че CCRRA - улавяте финансова информация за бизнеса си, проверявайте го всяка седмица, запишете и прегледайте информацията месечно, а след това действайте според нуждите, за да поддържате безпроблемното финансово състояние. Ако следвате тази проста система в пет стъпки, ще сведете до минимум "боклука" и проблемите, които идват с него, и ще увеличите максимално финансовото си състояние.
Добре организираната финансова система ще поддържа вашия бизнес финансово жизнеспособна в продължение на много години напред.