Как да подготвите план за непрекъснатост на бизнеса за вашия малък бизнес
План, който предпазва от прекъсване на бизнеса в случай на непредвидени събития. Или, ако искате, "... процедурите, използвани за осигуряване на навременното и подредено възобновяване на бизнес цикъла на организацията чрез способността му да изпълнява планове с минимално или без прекъсване на чувствителни към времето бизнес или услуги" ( Facility Management Journal).
Целите на планирането на непрекъснатостта на бизнеса включват:
- Осигуряване на здравето и безопасността на целия персонал
- Минимизиране на прекъсванията в способността на бизнеса да предоставя своите продукти и / или услуги
- Намаляване на финансовата загуба
- Възможност за възобновяване на критични операции в определено време след бедствие
Добре уточнен план за непрекъснатост на бизнеса може да означава разликата между оцеляването и неуспеха на бизнеса ви, ако се случи бедствие. Пожар, наводнение, повреда на твърд диск или кражба на данни - всички или всички от тях биха могли да попречат на работата ви. Отделянето на време за съставяне на план за непрекъснатост на бизнеса ще помогне да се гарантира, че вашият бизнес е в състояние да възобнови операциите си в най-кратки срокове.
Създаване на план за непредвидени обстоятелства:
1) Определете какви са основните рискове за вашия малък бизнес.
Кражба на данни ли е? Наводнение? Земетресение? Разбирането на най-вероятните видове бедствия ще ви помогне да фокусирате плана за приемственост и да не губите време и пари, като се подготвите за нещо, което е много малко вероятно да се случи.
Няма смисъл да планирате как да се възстановите от земетресение, например, ако бизнесът ви не се намира в зона на земетресение. Но не забравяйте за нарастващите рискове, които често се пренебрегват от малките фирми, като кибер атаки, хакерска дейност и саботаж.
2) Решете какво би било абсолютно необходимо за вашия малък бизнес да започне отново да работи, ако бизнес бедствие ви затвори и вземете мерки, за да сте сигурни, че тези най-важни неща ще бъдат на разположение бързо.
Тези най-важни неща могат да включват персонал, данни, оборудване, финансово разпределение и защита на инфраструктурата.
Кои хора са ключът към операциите ви? Какво оборудване трябва да продължите да произвеждате и да доставяте критичните си продукти и / или услуги? Може би може да се направи споразумение с друг бизнес, който разполага с необходимото оборудване. Какви доставки са необходими? Разберете предварително кой ще бъде алтернативните доставчици или товародатели, ако вашето текущо споразумение може да не е функционално. Колко време може да функционира вашият бизнес, ако потокът от приходи е спрян? Откъде ще получите парите, за да продължите?
2) Подгответе план за евакуация в случай на физическо бедствие.
Отидете с него с персонал и го поставете забележимо в търговските помещения. Как ще знае персоналът, че трябва да се евакуират? Какво трябва да направят, когато бъдат уведомени за евакуация? Какви са маршрутите от сградата (ите)? Къде трябва да се срещат хора извън сградата (ите)? Кой е отговорен за проверката, за да види, че всички са безопасни?
3) Създаване на комуникационна система за фен-излизане.
Ако се случи нещо в бизнеса ви, кой ще отговаря за уведомяване на всеки, който работи там? Уверете се, че телефонните списъци и списъците с имейл съобщения са актуални и че хората, които отговарят за свързването с други хора, имат отпечатани списъци, тъй като всички технологии се провалят рано или късно и обикновено в най-неудобното време.
Също така решавайте кой ще отговаря за комуникацията с обществеността и как (актуализиране на уебсайта на бизнеса , публикуване в социалните медии , съобщения за пресата, знаци в прозорците, радио съобщения и т.н.)
4) Уверете се, че вашите аварийни комплекти на място са пълни и актуални.
Тези Комплекти за оказване на първа помощ на работното място Критериите за проверка от Санта Йоанска линейка показват точно какви комплекти за оказване на първа помощ за различни предприятия трябва да съдържат на базата на броя на служителите. В зависимост от видовете бедствия, които могат да се случат във вашия район, може да искате да добавите други консумативи. Например един галон вода на човек на ден е една от препоръчаните консумативи в този списък с аварийни консумативи за магазина за търговия на дребно.
5) Предприемете стъпки сега, за да защитите фирмените си данни.
Вашите бизнес данни са най-ценният Ви актив. Ако е било откраднато или унищожено, щеше ли да успее вашият бизнес бързо да стартира отново или дори да продължи да работи?
3 стъпки към успешното архивиране на данни обяснява как можете да получите спокойствие, че знаете, че данните за бизнеса ви са защитени и ще бъдат бързо достъпни. Защитата на данните е едно от многото предимства на превключването на бизнеса ви в облачните изчисления .
6) Уверете се, че вашият бизнес носи адекватна застраховка.
Противопожарната застраховка е видоизменението, но със сигурност огънят не е единственото възможно бедствие, което вашият малък бизнес може да преживее. Освен други очевидни физически бедствия, като наводняване или вятър, може да се помисли за щетите, които биха могли да произтичат от кражба, например. И тогава има потенциален коефициент на отговорност, ако вашият малък бизнес се занимава с дейности, които могат да ви отведат до съдебни дела.
Избирането на подходящия вид застраховка за покриване на рисковете и осигуряване на добро, актуално застрахователно покритие ще доведе до дълги начини да се върнете към малък бизнес отново, ако настъпи бедствие.
8) Опознайте съседите си.
Отварянето на линиите на комуникация с собствениците на фирмите около вас наистина може да бъде от полза за планирането на непрекъснатостта на вашия бизнес. Нека да знаят какво се надявате да направите и да видите дали можете да ги включите. Възможно е да можете да споделяте разходите за някои разходи, свързани с планирането на непрекъснатостта, или да правите сделки "тит-за-тат", за да си помогнете взаимно в случай на бедствие. Координираните аварийни планове са особено важни за бизнеса, който споделя съседното пространство, като тези в търговските центрове или по улиците на града.
9) Проверете местните програми и ресурси.
Вашият град, град или Комитет "Бизнес действие" могат да разполагат с планове за действие при извънредни ситуации / планове за реагиране при бедствия или да предоставят ресурси, които ще ви улеснят да съставите собствен план. Например, град Отава предлага на уебсайта си информация за аварийната готовност за бизнеса в Отава и предлага обучителни семинари по темата. Вижте какво разполагате в града си, преди да започнете да пишете собствен план за бизнес бедствия.
10) Сложете всичко заедно.
Когато работите по плана за непрекъснатост, поставете всички парчета заедно в печатна форма. (Цифровите копия са хубави, но не са много полезни, ако захранването изгасне и / или цифровите устройства не могат да бъдат използвани.) Трислойно свързващо устройство работи добре. Включете плана за евакуация на Вашия бизнес, комуникационен план, информация за аварийни комплекти и застрахователни полици, мерки за защита на данните и най-важните оперативни данни, както и подробности за всички договорености, които сте направили, за да запазите или върнете нещата отново.
11) Поддържайте своя бизнес план за непредвидени ситуации.
Не на последно място, вие искате да сте сигурни, че пазете плана си за бедствия на лесно достъпно място и се уверете, че всеки, който трябва да знае къде се намира, знае къде се намира. Трябва също така да назначите един човек и втора, за да вземете плана за действие при извънредни ситуации, когато излезете, ако бизнес бедствието налага да напуснете помещенията.
12) Използвайте вашия уеб сайт за бизнес и социални медии
Вашият бизнес уеб сайт и социални медийни платформи като Facebook , LinkedIn и Twitter са отлични начини за комуникация с клиенти и бизнес партньори в случай на извънредна ситуация. Не позволявайте на клиентите си да се чудят дали сте отворени или не, когато катастрофата удари - бърза публикация във Facebook може да ги поддържа актуална.
Планирането на непрекъснатостта на бизнеса се изплаща
Лесно е да отложите планирането на непрекъснатостта на бизнеса. Винаги има непосредствени "кризи", които изискват нашето внимание. Но колко значими са те в сравнение с едно събитие, което затваря вашия бизнес за часове, дни или седмици? Отделянето на време за подготовка на план за непрекъснатост на бизнеса ще има огромно възнаграждение, ако някога се случи бедствие.