Преди, по време и след одит или инспекция
- Местните власти , за пожарни инспекции, строителни кодекси, въпроси, свързани със здравето и безопасността, и възможните нарушения на Закона за американците с увреждания (ADA)
- Държавни агенции , за данъците върху продажбите, регистрацията на бизнеса и трудовите въпроси
- Федерални агенции, включително OSHA, ADA, отдел "Заплати и час" и имиграция / митници (ICE).
Ето списък на държавни и федерални агенции, които могат да одитират или инспектират вашия бизнес.
Видове одити и инспекции
- Някои агенции трябва да инспектират бизнеса Ви, когато се отворят. Това обикновено са местни бизнеси като здравния отдел или отдела по строителството.
- Някои агенции проверяват редовно . Местните инспектори по пожар и здраве обикновено идват на ротационен график.
- Някои агенции могат да дойдат във вашия бизнес без обяснение без причина . OSHA е една от тези агенции.
- Някои агенции идват в отговор на жалба от служител, клиент или друго лице. Имиграционните инспектори, инспекторите на ADA и инспекторите по OSHA отговарят на жалби от служител или клиент. Одиторите на IRS или държавните данъчни одитори на заплати могат да се явят в отговор на жалба от независим изпълнител.
Да бъдете подготвени преди одит или инспекция
Направете време, за да се подготвите за евентуални одити или инспекции:
- Изгответе списък с възможни агенции, които могат да инспектират конкретния Ви бизнес. Включете агенции, които може да се появят поради специфичното естество на бизнеса Ви. Например предприятията, работещи с храни, могат да имат инспектор по здравето.
- Познайте вашите права за всеки вид проверка. Можете ли да помолите инспектора да се върне по-късно, когато е по-удобно за вас? Имате ли право да придружавате инспектора или одитора?
- Седнете при адвоката си и обсъдете вашите права и отговорности по време на тези одити и проверки.
- Задайте процедури за вас и служителите си, които да следват, когато се появи инспектор или одитор, и обучете служителите си какво да правят. Може би е добра идея да поставим тези процеси в тефтер някъде.
- Решете кой трябва да бъде уведомен, когато пристигне инспектор. Какво трябва да направи вашият персонал, ако не сте на разположение? Кой следва да отговаря? Ако вашият адвокат бъде уведомен и кога?
- Проверете фирмените си записи, които се отнасят до тази проверка, за да сте сигурни, че те са точни, пълни и в съответствие със закона. Например федерален или държавен служител за заплати и часове ще иска да види графи за часовник или други записи за водене на часове.
Най-новото нещо, което трябва да направите по време на инспекция или одит:
Бъдете учтиви и полезни. Вашето отношение трябва да бъде: "Ние искаме да се подчиним на лежащото и да вършим правилното нещо. Помогнете ни да разберем какво е това, ако има проблеми, искаме да ги коригираме".
- Проверете идентичността на инспектора и се уверете, че инспекторът има необходимата документация, включително заповед, ако е необходимо. Понякога фалшивите инспектори показват, че се опитват да сплашат работодателите да се подлагат на инспекции, след това да плащат глоби или санкции или да купуват комплекти за съответствие.
- След това поставете плана си на място.
- Направете снимки или запазете дневника на инспекцията или одита. Следвайте инспектора или попитайте дали можете да участвате в одита.
- Не давайте нищо доброволно . Ако ви бъде зададен въпрос, отговорете. Не добавяйте нищо към отговора си.
- В края на одита или проверката поискайте преглед. Повечето инспектори или одитори няма да се ангажират с нещо конкретно, но те трябва да ви дадат обща представа дали има нарушения и какво да очаквате оттук нататък.
След одит или проверка
Ако инспекторът е твърдял нарушения, може да имате право на обжалване. Как се работи тази стъпка зависи от конкретната агенция. Като последващо действие, всяка агенция трябва да Ви предостави писмен отчет за нарушенията, независимо дали те могат да бъдат поправени и как, както и какви глоби и санкции са наложени.
На този етап вероятно ще искате да се свържете с вашия адвокат, за да обсъдите отговор.
Ако не възникнат нарушения от инспекцията, обсъдете с вашите служители какво се е случило добре, какво сте чули или видяли и какво можете да научите да правите по-добре следващия път.
За почти всеки бизнес, ще има следващия път.