Научете какво правят счетоводните информационни системи
Системи за електронна обработка на данни (EDP)
Повечето фирми, с изключение на най-малките, използват компютризирани системи, наричани още системи за електронна обработка на данни (EDP).
Тези системи обработват всяка стъпка от счетоводния процес от записването на финансовата транзакция до изготвянето на финансовите отчети. Фирмите непрекъснато усъвършенстват системните си технологии, за да останат конкурентоспособни и да спазват Закона Sarbanes-Oxley от 2002 г. Дори и най-малките фирми могат да изберат да използват системи като Quickbooks .
Основи на бизнес транзакциите и бизнес процесите
За да разберете как функционират тези счетоводни информационни системи, трябва да разберете основните счетоводни термини "бизнес транзакции" и "бизнес процеси". Най-важното е, че трябва да разберете как се съчетават бизнес транзакциите и процесите, за да генерирате финансови отчети. По отношение на счетоводните информационни системи, бизнес транзакциите могат да бъдат разделени на няколко типа бизнес процеси:
1. Процеси, системи и контрол на приходите и възвръщаемостта
Бизнес транзакциите, които попадат в тези бизнес процеси, са големи обеми от ежедневните продажби, възвръщаемостта и сделките с входящи парични потоци .
2. Разходи и процеси на връщане, системи и контрол
Бизнес транзакциите, които попадат в тези бизнес процеси, са големи обеми разходи, възвръщаемост и парични потоци. Транзакциите за заплати и за закупуване на дълготрайни активи също са в тази категория.
3. Процеси на реализация, системи и контроли
Търговските сделки в тази категория са суровини и сделки в процес на изпълнение.
4. Административни процеси, системи и контрол
Бизнес операциите, които са административни, са инвестиции, заеми и капиталови транзакции.
Всички тези бизнес транзакции водят до T-сметки, създадени в процесите, системите и контролите на Главната книга . От главната книга се разработват вътрешни и външни финансови отчети. Вътрешните финансови отчети може да са график за натрупване на сметки за получаване или отчет за състоянието на продажбите. Външните финансови отчети ще бъдат отчет за доходите , баланс и отчет за паричните потоци .
Видове счетоводни информационни системи
Има няколко типа или категории счетоводни информационни системи. Това, което фирмата използва, зависи от вида на бизнеса , размера на бизнеса, нуждите на бизнеса и сложността на бизнеса:
Ръчни системи
Системите за ръчна счетоводна информация се използват най-вече от много малки предприятия и домашни фирми. Ако системата е изцяло ръчна, тя ще изисква следното: изходни документи , главна книга, общо списание и специални списания или помощни списания, от които може да се нуждаете.
Наследствени системи
Наследствените системи често се намират в съществуващи бизнес фирми и се използват, преди информационните технологии да са толкова сложни, колкото и днес. Въпреки че старите системи могат да изглеждат старомодни, те имат някои категорични предимства пред фирмата. Те съдържат ценни исторически данни за фирмата. Фирменият персонал има склонност да знае как да използва системата и да я разбере. Обикновената система обикновено е персонализирана според конкретните нужди на отделна фирма. Няма да намерите такъв тип персонализиране в генерични счетоводни софтуерни пакети.
За съжаление, наследените системи също имат значителни недостатъци. Често те нямат документация. Обикновено е трудно да се намерят резервни части, защото хардуерът и софтуерът могат да станат неактуални. Дори компютърният език, който използват наследените системи, обикновено е по-стар език.
Повечето наследени системи са изградени от самото начало.
Замяна на стари системи
Можете да замените изцяло старата си система с нова, актуална система. Това е доста скъпо решение. Можете също така да актуализирате старата си система. Можете да използвате процедура, наречена скриване на екрана, която е техника, която приема данните, изведени на екрана на компютъра, и я превежда, така че по-нова програма може да я прочете. Можете също така да настроите система за интегриране на корпоративни приложения. Този тип система свързва различните приложения в наследствената ви система, като инвентар, ведомости и други.
Ако сте SMB, освен ако не сте най-малкият, базиран на сортове сорт, ще искате вашата счетоводна информационна система да бъде актуална, за да бъдете конкурентоспособни във вашата индустрия. Има много възможности за избор.