Научете за ключовата информация, която се намира в документа за източника
Защо документите на източника са важни
Документът източник е от съществено значение за счетоводния и счетоводния процес, тъй като това е доказателство, че е настъпила финансова операция.
Ако дадена компания е одитирана, документите на източника подкрепят счетоводните списания и главната книга като неоспорима одитна пътека.
Съхраняването на документа за източника за бизнеса е точно като воденето на разписки за данъчно-отчислените суми за личните ви данъци. Ако данъците ви са одитирани, те представят доказателство, че сте извършили тези покупки. Същото важи и за бизнеса ви, но в бизнеса не държите разписки само за данъчно приспадащи се разходи. Съхранявате оригинални документи за всяка финансова транзакция.
Какво представят документите на източника
Документ-източник описва всички основни факти на сделката, като например сумата на транзакцията, на която е извършена сделката, целта на сделката и датата на транзакцията.
Ето няколко примера за общи източници:
- отменена чек
- фактура
- касова бележка
- компютърно генерирана разписка
- кредитна бележка за възстановяване на клиента
- карта на служителите
- бланка за влог
- Поръчка
Как да се третират документите на източника
Документът източник трябва да бъде записан в съответното счетоводно списание възможно най-скоро след сделката. След записа, всички източници трябва да се подават в някаква система, където могат да бъдат извлечени, ако и когато са необходими.
В някои случаи може дори да е важно да се осигури веригата на попечителство, за да може да се определи, че въпросният източник е под ваш контрол.
Източници на документи срещу фотокопия
В повечето случаи фотокопията на изходните документи са законно приемливи. Службата за вътрешни приходи например е приела фотокопия на разписки от 1997 г., доколкото са четливи, съдържа цялата информация в оригинала и в рамките на процеса на сканиране представя тази информация във форма, идентична на оригинални.
Отчет за материали, който посочва закупените обекти и платената цена, но който е сканиран без името на доставчика, няма да се квалифицира. Документът, в който е представена цялата информация в оригиналната разписка, но която е била пренаписана във формат Word или Excel, също няма да се квалифицира.
Стандартът IRS - пълен, четлив и точна възпроизвеждане на оригинала - е същият стандарт, използван в много фирми и държавни агенции. Други институции обаче допълват тези общи изисквания.
Университетът във Вашингтон например приема само заместители на оригиналните фотокопия на документи, сканирани с минимална плътност от 300 точки на инч (dpi) и представени във формат PDF или TIFF; той не приема JPEG фотокопия.
Ако планирате да сканирате счетоводни или правни документи, за да улесните съхранението, проверете в съответната институция, за да сте сигурни, че ще приемат документите във формата, който планирате да използвате.