Главната книга е обобщеният финансов отчет за Вашия бизнес
Главната книга е пълен запис на всички финансови транзакции, направени през целия Ви живот, не само през последната година или през предходния месец.
Защо вашият бизнес се нуждае от главна книга?
Главната книга обслужва няколко функции във финансовата работа на вашия бизнес. Помислете за него като за цяла кофа. Той държи цялата финансова информация, която ще използвате, за да създадете отчетите си за доходите и балансовите отчети. Използва се за изготвяне на финансови отчети , за проучване на несъществени условия и за вътрешни и външни одити. Той включва отчитане на активи, пасиви , собствен капитал , приходи и разходи.
Кредитополучателите неизменно ще изискват различни финансови документи, ако вашият бизнес кандидатства за заем. Главната ви книга може да Ви помогне незабавно да намерите и да определите каквато и да е информация, от която се нуждаете.
Главната книга срещу Общия вестник
Не обърквайте главната книга с вашето общо списание. Последният е само хронологичен запис на транзакциите, а главната книга се организира по сметки и може да покаже баланса на сметката след всяко публикуване.
Бизнесът обикновено въвежда ежедневно голяма част от данните за финансовите си транзакции в различни счетоводни списания . Когато възникне финансова транзакция и се генерира източник , транзакцията се вписва в общото списание.
Транзакциите са изброени в хронологичен ред. Данните, сумата, засегнатите сметки и посоката, в която са засегнати сметките, са отбелязани.
Трябва да се уверите, че дебитите и кредитите остават в баланса, когато запишете всяка транзакция.
Специални списания
Вашата фирма може да има и широк спектър от специални списания. Някои от най-разпространените от тях включват списания за продажби, списания за парични постъпления и периодични разплащания . Броят и видовете специални списания, които фирмата държи, са лично решение. Тези списания обикновено се генерират, когато въвеждате финансовите си транзакции в компютъра, ако вашата фирма използва компютъризирана счетоводна система.
Главната книга показва цялата обобщена информация за финансовите транзакции за вашата компания от общото списание и тези специални списания.
Как работят вписванията в дневника
Главната книга се изгражда чрез прехвърляне на счетоводните записи на финансовите транзакции на компанията от нейните счетоводни списания в главната книга. Всяка финансова транзакция има изходен документ, като например фактура или отменена чек, както и запис в дневника , който обикновено се намира в общия дневник, вашите специални списания или и двете.
Ролята на Вашата сметна палата
Сметките на главната книга се основават на сметкоплана за вашия малък бизнес. Тази диаграма показва основните сметки, които се показват във финансовите Ви отчети .
В зависимост от големината и сложността на бизнеса ви графиката може буквално да се състои от стотици сметки, включително тези за текущи активи, дълготрайни активи , текущи пасиви, дългосрочни пасиви, собствен капитал , приходи от продажби, разходни сметки, и загуби.
Един прост пример за вписване в главната книга
Да предположим, че току-що сте отворили вратите си за бизнес проектиране на сайтове за други фирми. Работата ви изисква да поддържате доста голяма компютърна система, която ви връща $ 10,000.
Въведете датата на транзакцията в първата колона отляво на главната книга и отбележете записа в списанието за компютърната система в следващата графа. Третата и четвъртата колони са посветени на дебитни суми и суми по кредити.
Имайте предвид, че дебитните и кредитните суми изглеждат на повърхността.
Активите, които са плюс, имат дебитно салдо, така че да въведете стойността от 10 000 щ.д. като дебитна сума. Ако сте изчерпали други активи, като например пари в брой, да излезете с 10 000 долара, или ако сте добавили отговорност за заем за закупуване на системата, тези транзакции са кредити. Затова въведете съответните цифри в четвъртата колона.
Microsoft Business Systems предлага много по-подробна разбивка за няколко колони, които ви помагат да проследявате транзакциите. В никакъв случай не сте ограничени до четири.
Заключителна дума за вписванията в главната книга
Транзакциите трябва да бъдат въведени в съответните им списания, след това да бъдат обобщени и въведени в главната книга веднъж месечно. За всяка сметка трябва да има отделна страница.