Доброто управление на офис е добро за вашия долен ред
1. Установете рутинни процедури за управление на офис и се придържайте към тях.
Рутинните задачи се нуждаят от рутинни процедури, ако искате да останете организирани и да поддържате нещата безпроблемно.
Настройване на рутинни процедури за работа с документи и офис системи. Например, ако е възможно, всяко парче хартия, което влиза във вашия офис, трябва да се обработва веднъж, да се действа и да се подаде - не случайно натрупано на бюро. По същия начин цифровите комуникации, като например имейлите, трябва да бъдат приоритизирани и да се предприемат незабавни действия, ако това е възможно, или да бъдат отбелязани за бъдещи действия.
Офис системи, включително настолни компютри, лаптопи, файлови сървъри, мултифункционални принтери и мобилни устройства, ще се нуждаят както от администрацията, така и от аварийните процедури. Когато системата се срине или компютърна част от оборудването се провали, всеки в офиса ви трябва да знае кого да се обади и какво да не прави (например да се опита да поправи проблема сам по себе си). Научете 3-те стъпки за защита на вашите критични бизнес данни.
2. Създайте ясно очертани отговорности.
Доброто управление на кантората зависи от това, че хората знаят кой е отговорен за това - хората, които са отговорни за това, правят всичко възможно.
Какво би се случило, например, ако закупуването на вашия малък бизнес беше извършено от всеки, който и да било? Бихте ли могли да намерите хартия за принтера, когато ви е необходима? Поставянето на едно лице, което отговаря за поръчването на цялото оборудване и консумативи, решава проблема и поддържа нещата безпроблемно. Служителите изпращат имейл до определеното лице всякакви искания за доставки или публикуват ръкописен списък на очевидно място, където хората могат да добавят това, от което се нуждаят.
Същото е и при администрацията на (компютърните) системи. Трябва да имате един човек, който да отговаря за сигурността на компютърните ви системи и да следи неща като профили, пароли и софтуер. Използването на системи, базирани на облак за офис приложения, счетоводен софтуер и съхранение на данни, е идеално решение за малкия бизнес, но все пак трябва да имате доверено лице, натоварено да изпълнява административни задачи като добавяне / изтриване на потребители, задаване на разрешения и др.
3. Съхранявайте записите и актуализирайте фирмените си записи.
Съхраняването на записите звучи като най-лесната част от доброто управление на офиса - докато не вземете под внимание необходимостта от запазване и актуализиране на тези записи. Но първото правило за това, че сте добър мениджър по офисите, ще ви помогне да се докоснете до това; да актуализирате записите в офиса. Когато получите нов клиент или клиент, например, той отнема само няколко минути, за да го въведете в базата данни за контакти. След това ще отнеме още един момент или два, за да актуализирате записа, след като сте му говорили по телефона.
(Имайте предвид също така, че повечето юрисдикции имат закони за поверителност, които регулират обработката на информацията за клиентите.)
4. Разходете се през офиса си и седнайте.
Вашият офис е пример за космическо управление или лошо управление на пространството?
Когато минавате през офиса, трябва ли да заобиколите препятствията или да рискувате да прескочите нещо?
Когато седнете на бюрото, можете ли да работите удобно там? Нещата ли са логично подредени така, че нещата, които бихте използвали най-много на бюрото, са най-близо до ръка?
Има много неща, натъпкани в офиси в наши дни, от принтера се закрепва чрез шкафове за подаване . За добро управление на офис, трябва да сте сигурни, че всички неща в офиса са подредени за максимална ефективност - и максимална сигурност. Основите на малкия или домашен офис дизайн предлагат съвети за безопасно задоволяване нуждите от енергия, осветление и вентилация на офис пространството .
5. Планирайте досадната работа.
Твърде лесно е да се отхвърлят неща, които не ви харесват, и повечето бизнесмени не се радват на задачи като подаване , изпращане и получаване, или счетоводство - дори офис мениджъри.
За съжаление, офис, подобно на кухня, няма да функционира добре, без да се направят задачите.
Ако сте собственик на малък бизнес, който не е в състояние да зададе каквото виждате като скучна или неприятна работа на някой друг, принудете се да се свържете с него редовно, като планирате време всяка седмица за него. Направете например сутрин или следобед и го прекарайте със студени обаждания , връщайки безпричинни имейл запитвания, правейки публикации в социалните медии , наваксване на счетоводството или актуализиране на записите.
6. Делегиране и възлагане на външни изпълнители.
В перфектен свят всеки би направил само това, което имаше време да направи и се справи добре. Тъй като светът не е съвършен, вместо това много хора правят неща, които нямат време или талант да се справят добре.
Делегирането и аутсорсингът могат не само да подобрят управлението на офиса на вашия малък бизнес, но и да се съсредоточите върху вашите таланти, като по този начин подобрите вашите крайни резултати. Частен работодател или Виртуален асистент може да е в състояние да се справи с много от вашите офис или административни задачи. За повече информация относно делегирането вж. Решение за делегиране .
7. Направете бизнес планирането приоритет.
Много собственици на малки фирми прекарват дните си в действие и реагират - и след това се чудят защо изглежда, че въртят колелата си. Бизнес планирането е важен компонент на доброто управление на офисите и трябва да бъде част от обичайната ви рутинна работа по управление.
Успешните собственици на малки фирми отделят време всяка седмица за бизнес планиране и много от тях използват ежедневни сесии за бизнес планиране като инструмент за определяне на цели и растеж.
Това ръководство за бизнес планиране е чудесен праймер за осъществяване на вашите бизнес планиращи усилия; тя определя рамка за бизнес планиране за вашия малък бизнес и осигурява ресурси за всичко, от написването на изявление за визия чрез правилата за определяне на бизнес целите .
Ако имате персонал, включете ги в бизнес планирането , формално или неформално.
Ще обичаш разликата
Не позволявайте хаосът да се намесва в правенето на бизнес. След като започнете да прилагате тези седем принципа за добро управление на офиси, ще бъдете изумени от разликата, която прави доброто управление на офиса - и от колко повече бизнес правите.
Вижте също:
Защо Cloud Computing е идеален за малкия бизнес
Управление на вашата система за подаване