Договарянето с веригата за доставки може да бъде проста или сложна.
Специалист по закупуване трябва да се стреми да успее в преговорите си с доставчиците, за да получи най-добрата цена с най-добрите условия за всеки закупен артикул.
По-малка база доставчици и дългосрочни договори
Процесът на преговори стана по-важен сектор в процеса на веригата за доставки , тъй като компаниите искат да намалят разходите си, като същевременно увеличат покупателната си способност. Това означава, че специалистите по закупуване трябва да договарят все по-добри цени с доставчиците, като същевременно поддържат или повишават качеството и услугите си.
В миналото компаниите разполагаха с дълъг списък от доставчици, които биха закупили различни артикули, от които се изисква закупуване на ресурси, за да прекарат известно време в преговори за най-ниски цени. Най-доброто решение е да се сравнят списъчните цени от каталозите и да се избере доставчикът въз основа на тази информация. Тенденцията през последното десетилетие бе рационализирането на базата на доставчиците и сключването на дългосрочни споразумения с един източник. Това дава възможност на компаниите да договарят значително по-ниски цени за артикулите, които купуват от няколко отделни доставчици.
Доставчиците са партньори
Акцентът в преговорите се отдалечи от сценария с най-ниска цена до преговори с по-малко продавачи, за да се получи най-ниската цена с най-добро обслужване, качество и условия. Целта на компаниите беше да намалят общите разходи, вместо да договарят най-ниската цена с голям брой доставчици, които не дадоха най-добрия общ резултат.
Договорените дългосрочни договори с по-малка база от доставчици създадоха повече партньорска връзка между купувач и доставчик. Връзката може да стане по-малко противник, който е от полза за купувача и продавача. В партньорски тип или взаимоотношения купувачът ще насърчи продавача да повиши качеството и услугите и продавачът знае, че с това партньорството ще продължи с подновен договор с гарантирани продажби.
Преговори или RFQ
Неправителствените отдели за покупки продължават да предлагат на редица предквалифицирани доставчици заявка за котировка (RFQ) за елементите или услугите, които желае да закупи. Процесът на конкурентна оферта може да доведе до набор от оферти и условия, които отделът за покупки ще оцени и след това ще възложи на бизнеса. Това може или не може да включва някаква форма на преговори.
Повечето договорени сделки ще включват елементи или услуги, които не са задължително дефинирани от RFQ. Отделът за покупки и продавачът ще преговарят повече от цена. Преговорите обикновено обхващат това, което трябва да бъде произведено или каква е размерът на услугата, която трябва да бъде предоставена, гаранцията, транспортните услуги, техническата помощ, алтернативата на опаковката, плановете за плащане и т.н.
Закупуването на стоки или услуги със значителни разходи ще изисква разширени преговори, за да се стигне до окончателен договор.
Професионалистите в снабдяването са длъжни да участват в тези видове преговори, за да гарантират, че техните дружества ще получат най-добрата цена при най-благоприятни условия, а персоналът може да се нуждае от обучение по методи на преговори, тъй като става по-често срещано в труден икономически климат.
Цели на преговорите
Персоналът за закупуване трябва да влезе в преговорите с ясно определени цели. Без да има цели, възможността за придобиване от страна на покупателния професионалист на цена, качество или услуга е значително повишена. Преговарящият трябва да започне дискусии с продавача с точни цели, които желае да постигне за своята компания.
Целта не трябва да бъде абсолютна и да позволява известна гъвкавост.
Преговарящият обаче също така трябва да гарантира, че те не се отклоняват от целите и не си позволяват да преговарят по области, които не са част от дискусията. Например, един преговарящ може да е работил с продавача за целите си по отношение на цените и услугите, но не и на качеството. Когато продавачът започне да обсъжда качеството, преговарящият трябва да се въздържи от каквото и да е съгласие, когато има без определена цел.
Преговорите са важна част от ролята на покупателната компания. Това е умение, което се научава и обучението може да помогне на купуващия персонал да разбере какво е необходимо при преговори с продавачите.