W-4, I-9, заявка за работа, държавна регистрация и др
Вашата първа отговорност за документи и разпоредби за нови служители идва веднага след наемане. Преди служителят да започне работа и да получи първата си заплата , има някои формуляри, от които се изисква служителят да е завършен. Тези формуляри трябва да се попълват от всеки служител съгласно федералните и държавните закони.
в повечето случаи не е нужно да връщате формулярите на никого, но трябва да ги пазите. Когато тези формуляри са завършени, трябва да ги съхранявате на конкретно място, на разположение на служителите и на други, които трябва да ги видят. Американското министерство на труда (в отдела за заплати и часове) има специални изисквания за заплати и записи на персонала, които трябва да се съхраняват на всички служители.
Федералните, държавните и местните агенции могат също така да извършват одит на документите на служителите Ви по различни причини, така че воденето на записи е важно.
01 - Формуляр W-4 за удържане на федерален данък върху доходите
Всички нови наематели трябва да попълнят формуляр W-4, преди да получат първата си заплата. Този формуляр включва информация за семейното положение, броя на зависимите лица и определените допълнителни суми за удържане. Използва се за изчисляване на удържането на федерални данъци върху доходите. Не е нужно да съхранявате копия на всички W-4 формуляри, а само най-скорошните.
Работодателите не трябва да дават съвети на служителите за това как да попълнят този формуляр, но можете да ги насочите към статия от IRS, която им помага да попълнят този формуляр.
Уверете се, че сте използвали най-новата версия на формуляра W-4. Законът за намаляване на данъците и трудовите договори от 2017 г. направи значителни промени в таблиците за удържане на данъци, а служителите може да искат да променят възнаграждението си, за да избегнат прекалено много данъци, взети от техните заплати. Трябва да използвате формуляра 2018 W-4 за нови наематели и за служители, които искат да направят промени в формата си.
Служителите могат да променят формуляра си W-4 толкова често, колкото желаят. Например, един служител може да получи бонус и иска да промени задържането. Вашата отговорност като работодател е да следите последните промени и да се уверите, че заплатите на служителите отразяват желанията на служителя за удържане.
02 - Формуляр I-9 и E-Verify System for Employment Eligibility
Като работодател трябва да документирате допустимостта на нови служители да работят в САЩ. Документът, който трябва да използвате, е Формуляр I-9 , Проверка за допустимост на заетостта, който трябва да бъде попълнен от всяко ново наемане. Новият служител трябва да предостави документация за (а) самоличност и (б) допустимост за работа.
Има две стъпки към процеса I-9. Първо, служителят попълва формуляра и посочва какви документи за допустимост за самоличност и работа ще бъдат използвани. Тогава вие като работодател трябва да погледнете тези документи и да сте сигурни, че са адекватни и подходящи.
Трябва да съхранявате тази форма в дневника на служителя, но не е необходимо да го изпращате на никого. Ако служител на имиграцията идва във вашата компания или иска да провери документите на служителя ви, формулярът е вашето доказателство, че сте удостоверили допустимостта на работното място.
По-големите работодатели (с много служители) могат да се запишат за системата E-Verify и да я използват, за да проверят дали отговарят на изискванията на новите служители да работят в САЩ. Системата използва информацията от Формуляр I-9 за сравнение с федералните бази данни.
03 - Формуляр за кандидатстване за работа
Всеки нов служител трябва да попълни формуляр за кандидатстване за работа, дори ако това лице вече е подало резюме за работа. Формулярът за кандидатстване съдържа информация за новия служител, който може да бъде проверен, като предишните работодатели и образованието. Той също така включва няколко изявления, които кандидатът трябва да подпише.
Едно изявление във формуляра за кандидатстване удостоверява, че информацията за кандидатурата е вярна и точна, докато други изявления позволяват на работодателя да извършва референтни проверки и проверки на досието.
Представянето на формуляр за кандидатстване за всеки служител ви защитава като работодател от кандидат, който прави измамни искове и ви позволява да предприемете действия, ако формулярът за кандидатстване не е точен.
04 - Задържане и регистрация на държавата
Работодателите трябва да регистрират нови служители със новата система за уведомяване за наемане на държавата; тази регистрация позволява на държавата да събира плащания за подпомагане от деца от тези служители. В тази статия е включен списък на системите за уведомяване за държавата.
Всяка държава, която събира данъци върху доходите, има изисквания към работодателите да отчитат и плащат тези данъци. Свържете се с вашия държавен отдел за приходи (или еквивалент) за информация как да се регистрирате като работодател в държавата. Тази държавна агенция ще ви предостави и информация за формулярите за удържане на данъци и изискванията за отчитане и за изплащане на задлъжнелите суми.
За държави, които имат данък върху дохода, ще трябва да приспаднете тези данъци от заплатите на служителите и да изпратите удържаните данъци на съответната държавна агенция.
05 - Контролен списък за наемане на нови служители
Ето списък с 12 стъпки за нови процедури за наемане, така че не забравяйте нищо. Това включва получаване на идентификационен номер на работодателя (федерален идентификационен номер на работодателя), който се регистрира в IRS за данъчни декларации и плащания и се регистрира в данъчната единица на държавата (ако е необходим държавен данък върху доходите). Описани са и други регистрации и изисквания.
06 - Още едно нещо - наръчника за служителите
Ако фирмата Ви има няколко служители, трябва да имате наръчник за служителите или ръководство за процедури и процедури. Наръчникът може да включва описания и ползи в процеса на работа в допълнение към политиките и процедурите.) Всички нови служители трябва да получат копие от това ръководство и трябва да подпишат, че са го чели и разбрали.
Наръчникът на служителите става правно обвързващ документ както за вас, така и за вашите служители. Служителите, които прочетат наръчника за служителите, могат да помогнат да се избегнат недоволни служители, неудовлетворени очаквания и евентуални съдебни дела.