Федералното право изисква да държите платени записи и друга документация
Какви платени записи са длъжни да спазват работодателите?
Обикновено трябва да съхранявате повечето документи, изисквани от закона само в хода на бизнеса си, така че спазването на правилата не трябва да води до допълнителни стъпки или работа.
Прегледайте записите, които вече имате, за да сте сигурни, че сте в съответствие с изискванията на IRS и FLSA.
Записите могат да се поддържат под всякаква форма, включително по електронен път. За всички служители, които не са освободени, и тези, които са обхванати от изискванията за минимална заплата, трябва да се спазват следните условия:
- Лична информация, включително името на служителя, домашен адрес, професия, пол и дата на раждане, ако той е под 19-годишна възраст
- Часът и денят, в който започва работната седмица
- Общо отработени часове всеки работен ден и всяка работна седмица
- Общо дневни или седмични приходи от директни плащания
- Редовна почасова заплата за всяка седмица, когато се работи по извънреден труд
- Общо заплащане за извънреден труд за работната седмица
- Общата заплата е платила всеки платен период
- Дата на плащане и покрит период на изплащане.
Несертифицираните служители трябва да получават най-малко минималната заплата и да получават извънреден труд за всеки работен час над 40 на седмица. Служител може да бъде освободен, ако му бъдат платени най-малко 455 долара на седмица въз основа на заплата и ако изпълнява определени длъжности, обикновено административни, изпълнителни или ръководни.
Прякото заплащане е това, което се получава през първите 40 часа в рамките на една работна седмица.
Необходимите документи за освободените служители се различават от тези за освободените работници и се изисква специална информация за служителите в домакинството, за служителите, работещи под необичайни договорености за заплащане, за служителите, на които се предоставят жилищни или други удобства, както и за служителите, получаващи възпитателно образование.
Ако някой от вашите работници попадне в тези категории, консултирайте се с адвокат.
Форми, които трябва да запазите
В допълнение към записите за заплати трябва да съхранявате и други документи, които се съхраняват за всеки служител.
- Подписано копие на неговия формуляр W-4, показващ федерално удържане. Този формуляр може да бъде променян многократно, затова не забравяйте да запазите най-новия формуляр на върха.
- Копие от каквато и да е форма, на която даден служител е разрешил плащането на удръжки, включително обезщетения и специални дарения като United Way или други благотворителни организации
- Копие от оригиналния формуляр за кандидатстване и всички съпътстващи документи, като резюме или преписи.
- Записи за промените в нивата на заплащане, включително промоции или съкращения, както и причините за тези действия.
Какъв е най-добрият начин да запазите разплащателни записи?
Записите от разплащателните сметки, включително тези, които документират всички отработени часове, промените в статута на заплащане и ставките на заплащане, трябва да се съхраняват в отделен файл.
Също така трябва да водите отчети за всички промени в заплащането и обезщетенията на служителите, включително съгласието на служителите. Трябва да имате писмено съгласие за всяко приспадане от заплатата на служителя, с изключение на данъците и гарнициите на FICA .
Сюзън Хайтфийлд, експерт по човешките ресурси, разполага с по-подробна информация за това какво трябва да се съхранява в досието на служителя.
Кой има право да вижда трудовите досиета?
Повечето фирми поддържат записи на служителите в ограничен район и разрешават достъп само на лица, които може да се наложи да видят записите, поради ранга или длъжността им. Записите на служителите никога не трябва да се изваждат от залата за запис. Ако имате повече от няколко служители, може да искате да настроите политика за достъп до файловете на персонала, така че служителите в областта на човешките ресурси да знаят как да отговорят на заявките.
- Служителите трябва да имат право да виждат собствените си записи. Може да искате някой да остане в стаята със служител, докато разглежда собствения си рекорд.
- Определете кои служители на компанията могат да видят записите на служителите. Достъпът обикновено се ограничава само до служители в отдела за човешки ресурси и мениджъри и ръководители над определено ниво.
- Различни федерални и държавни одитори могат да получат достъп до записи на служителите за целите на одита. Можете да поискате заповед, преди да позволите на одитора достъп до записи на служителите.
- Адвокати, представляващи служители в съдебни дела, могат да получат достъп в определени конкретни случаи. Служител от най-високо ниво или адвокатът на компанията трябва да провери искането на адвоката, преди да позволи преглед на записите.