Започнете с основите
Най-добрите идеи започват със солидна основа, така че е важно да настроите рамката на събитието си, преди да погледнете напред.
Неща като дати, часове и маршрути трябва да бъдат завършени, преди да се премине към всякакви сложни подробности.
Изберете правилното място
Ще имате по-лесно време да намерите стая за по-малка група, но праговете за капацитет ще бъдат по-строги. Ако събитието ви се разшири от 50 души на 100, може да се наложи да преместите в по-голяма стая в зависимост от капацитета на мястото си. Най-общо казано, е по-лесно да отидете по-малко в щипка, затова пазарувайте за стая, която може да приспособи най-голямата ви прожекция за обслужване.
Изчертайте маркетингова стратегия
Дори ако хоствате "безплатно събитие", трябва да го представите по начин, който привлича регистрации . Хората искат да знаят как ще се възползват от това участие, а начинът, по който изказвате вашите покани и маркетингови материали, може да окаже голямо влияние върху това дали те ще се появят или не. Докато вашето събитие вероятно звучи вълнуващо за вас, истинското предизвикателство е да се развълнуват и другите.
Бюджет на човек
Единственият недостатък на малките събития е, че те обикновено струват повече на човек, защото цените на хотелите и кетъринга намаляват с увеличаването на количествата. За да станем още по-сложни, 20% намаление на броя на малките събития има потенциала да повлияе на състоянието Ви на ценообразуване в група. Имайки предвид това, вие искате да направите бюджетни разходи на човек под най-ниското планирано присъствие.
Ако направите това точно, тогава маржът на печалбата действително ще се увеличи за всеки човек, който добавите по прогнозата.
Играйте на силните си сили
Малките групи предлагат повече възможности за организирани дискусии, затова използвайте това във ваша полза при планирането на маршрута. Не е много забавно да си "разговаряте" цял ден, поради което много малки събития предлагат групови сесии или възможности за пробив. Дори груповите проекти могат да бъдат интегрирани при правилните обстоятелства. Помислете за начини да включите участниците в диалога, тъй като това ще увеличи процента на задържане на всяка презентация.
Включете сесиите за Q & A и формулярите за обратна връзка
Най-добрият начин да направите скок при планирането на следващото събитие е да слушате отзивите от текущия. Оставете много време за въпроси в края на всеки сегмент. Можете също така да подготвяте въпроси от персонала си, за да започнете разговора. Формулярите за обратна връзка са достатъчно лесни за включване във вашите информационни пакети, но не забравяйте да инструктирате участниците как искате да ги изпратите.
Добавяне на мрежи след събитието
Добрата функция в мрежата може да добави огромна стойност за всички участници. Ако сте били ефективни в подтикването на диалога между участниците, тогава всеки трябва да знае малко нещо един за друг до края на деня.
Винаги помага да се направи храна на разположение при такава функция и дори може да искате да наемете ангажименти преди деня на събитието. Както се казва, нищо не привлича тълпа като тълпа, затова е активна в популяризирането на всички функции след събитието.
Малките събития имат потенциал да бъдат богат и възнаграждаващ опит за всички, но трябва да планирате всяка минута с аудиторията. Добрата новина е, че става по-лесно всеки път, защото ще разберете точно какво се надяват гостите ви.