Посочете следните четири категории отгоре:
- Вещ
- Прогнозен разход
- Действителен разход
- детайли
След това категоризирайте и проследете разходните точки.
Управление на бюджет за събития
Проследяване на разходите за наем на място. Когато планирате самото събитие и когато се срещате с мениджъра си за продажби на място, проследявайте всички планирани такси за наем за събитието и функционалното пространство, домакинството, обработката на багажа и свързаните с него разходи.
Оценете разходите за кетъринг. Това включва всички разходи за храна и напитки, включително съвети и бонуси, които могат да представляват до 30%.
Такси за превоз на документи. Това включва совалки, автобуси, трансфери на събития и всички свързани с тях разходи.
Добавете разходи за декора. Повечето събития включват разходи за декор, като например центрове, цветя, шатри под наем и т.н. Тук изброявате тези разходи.
Такси за забавление и такси за оборудване. Обичайни разходи в тази категория включват A / V оборудване, но също така е добро място да се изброят honorarys за говорители или ако сте наемане на артисти.
Обобщете такси за печат. Няколко малки такси за елементи всъщност се съчетават, за да направят по-голяма разходна единица. Те включват покани, имена на значки, брошури за програми, означения за събития и банери.
Договорена покупка за подаръци. Един от най-често срещаните събития е никога да не позволявате на госта да напусне празни ръце. Така че, независимо от подаръка или подаръците, които предоставяте, проследявайте разходите за тях отделно; ще бъдете изумени колко могат да струват тези елементи.
Определете разходите за дейности. Ако вашето събитие включва дейности като голф, тенис, спа, рафтинг, колоездене или други дейности, вие ще искате да отбележете разходите за тези такси отделно. Обмислете обобщаването на общите разходи в електронната си таблица и приложете разбивка.
Публикуване на други разходи. Ако разходът не попада в никоя от горепосочените категории, посочете го тук като елемент на разнообразни разходи.
Дайте си категория на фондовете за непредвидени обстоятелства. В зависимост от размера или сложността на дадено събитие, може да искате да си направите до 20% от бюджета на събитието тук. Въпреки най-доброто планиране таксите ще надхвърлят прогнозираните планове с разходи, които никога не смятате. Това ще ви попречи да прекарате бюджета си всеки път.
Обобщи прогнозните разходи. Докато изграждате програмата си за събития, ще имате добра проекция на общите разходи. Това е информацията, която ще споделяте с клиента на събитието, за да се уверите, че той е наясно с бюджета на събитието, така че по-късно да няма изненади.
Обобщете действителните разходи. Това се случва след приключване на събитието. Сумирайте фактурите в горните 10 категории и документирайте реалния бюджет. Ако е изключително благоприятно, определете спестяванията в реалния бюджет спрямо прогнозирания бюджет, демонстрирайки стойността, която сте донесли на тази роля.