Какви публични плановици могат да научат от град Чикаго
Съседните организации в градовете в цялата страна организират специални обществени и обществени събития като фестивали на открито, улични панаири и карнавали. Много от тези публични събития - особено успешните - стават очаквани празници и понякога гордост за хостинг общността. Въпреки че има аспекти на планирането и изпълнението на събития, които се споделят във всички видове събития от сватби до корпоративни конференции , публичните събития са склонни да имат свои собствени нужди и предизвикателства. Един от тези уникални фактори за планиране на публични събития работи и получава разрешение от правителствени агенции.
Понякога най-добрият начин да се учим е просто да скочиш навътре. Други пъти си струва да се учиш от уроците и опита на другите. В този случай ще се поучим от град Чикаго. Опитен с организирането на около 350 специални събития в Чикаго, Кметството на специалните събития създаде своето Ръководство за специални събития и пакет за специални събития , който включва практически идеи, които други градове и градове биха искали да включат в своите мероприятия в общността. Ето най-добрите съвети за планиране на успешни събития в общността от самите господари.
01 - Имате формален процес на кандидатстване
В Чикаго общинският кодекс изисква организациите, които желаят да хостват събитие в общността, да подадат официално заявление, което да е съгласувано с определени указания за събития, като например:
- За допускане не може да се начислява такса (да се определи сума за дарение)
- Продавачите на храни трябва да бъдат лицензирани и притежават сертификат
- Лицензираните продавачи на алкохол (само бира и вино)
- Търговците на стоки трябва да са лицензирани
- Чикагския транзитен орган трябва да бъде уведомен
Официалният процес на кандидатстване за публични и обществени събития може да намали работното натоварване и да рационализира одобренията, което е печеливша за всички.
02 - Изискване за разрешително за специални събития
В допълнение към процеса на кандидатстване за събитие, град Чикаго също така изисква от организаторите да подадат специално заявление за разрешение за събитие, което да има собствени изисквания като:
- Заявлението трябва да бъде подадено най-малко 45 дни преди събитието
- Заявленията трябва да бъдат нотариално заверени
- Организаторите трябва да представят сертификат за застраховка за 1 млн. Долара в търговска обща отговорност, като посочват град Чикаго като допълнителен застрахован
Докато на пръв поглед може да се окаже, че Чикаго просто създава доста бюрократични обръчи, за да прескочи, когато става въпрос за събития в общността, без да прави твърде трудно кандидатстването, градът е гарантирал, че всички публични събития ще отговарят на техните изисквания - които се отнасят до безопасността.
03 - Изисква се карта на събитията с разрешение за кандидатстване
Като част от заявление за специално разрешение за събитие, организаторите трябва да представят карта на събитията, която идентифицира зоните за затваряне на улиците и плана за повторно пътуване. Трябва да се вземат предвид обществените гаражни пространства, достъпът до алеите и зоната на пожарната лента. Заобикалящите знаци и барикади трябва да отговарят на изискванията на града и от организаторите се изисква да получават тези доставки директно. При издаването на разрешение се вземат предвид следните елементи:
- Обществена безопасност
- Близостта на друго събитие в района едновременно
- Предишно издаване на разрешение за друго събитие на същото местоположение
04 - Изисквайте разрешителни за палатки и навес
В Чикаго палатки или сенници, които са по-големи от 240 кв. Фута при публични събития, изискват разрешителни от града. Ако са по-големи от 600 квадратни метра, чертежите трябва да бъдат подпечатани от лицензиран архитект или структурен инженер и трябва да бъдат подадени планове за излизане и аварийни ситуации, включително знаци и осветление. Ако размерът надвишава 4000 кв. Фута, искането за разрешение трябва да бъде подадено от компанията, отговорна за издигането на конструкцията. Този процес гарантира, че мерките за безопасност са взети на сериозно.
05 - Изискване за партньорство с представители на обществената безопасност
Специалните събития в Чикаго трябва да включват както полицията, така и противопожарните служби. Организаторите трябва да се срещнат с полицейски командир (и / или негов представител), за да се занимаят с въпроси като пътна лента за аварийни превозни средства, планове за сигурност и определено командване по време на събитието. Организаторите трябва да посочат лице, което да действа като връзка с полицейското управление, пожарната, улиците и канализацията, офиса на специални събития и др. Това ще ви помогне да разполагате с един опитен и опитен човек на вашия екип, който да служи като координационен център за всички тези обществени отдели.
06 - Осигурете контролен списък за кодовете за пожарна безопасност
Фестивалите и организаторите на събития на открито в Чикаго получават контролен списък и изискват да отговарят на определени изисквания за пожаробезопасност, включително:
- Палатките трябва да бъдат изработени от материал, забавящ горенето (изисква се сертифициране)
- Необходими са пожарогасители във всяка кабина
- Временните седалки за седалки трябва да имат 5 до 14 души (максимум)
- Временните пътеки за сядане трябва да са минимум 36 инча
- Запалимите течности не трябва да се съхраняват в нито една палатка, козирка или кабина
- Не се позволява натрупването на боклук
- Електрическите кабели трябва да се залепят надолу и се препоръчват няколко изхода
- Предлагат се пожарни платна за аварийни превозни средства (10-стъпалова стрелкова платформа)
- Основни КПР и курсове за първа помощ се препоръчват за членовете на персонала
Опитните или нови публични плановици също оценяват добрия списък.
07 - Осигуряване на практики за безопасна работа с храната
Град Чикаго изисква продавачите да посещават клас от Министерството на здравеопазването, преди да подадат заявления. Също така, продавачите трябва да получат летни фестивални санитарни тренировки и сертифициране (предлагани от Илинойс ресторантска асоциация). Здравният служител, който определя дали даден продавач ще получи разрешение за експлоатация, запазва правото си да прекрати всяко разрешение по всяко време.
Градът описва подробни правила за храни, контейнери, етикети, защита на храните, хигиена на персонала, оборудване за храна, отпадъци, конструкция на кабината и токсични материали. Той също така изисква от продавачите да присъстват на задължителен санитарен семинар.
По време на събитието, свързано с бележките , лицензите за алкохол трябва да бъдат получени 20 дни преди събитието.
08 - Имате план за договаряне на градски услуги
Обществени или частни изпълнители трябва да бъдат наети за редица услуги, в това число да не се пускат знаци за паркиране , да се извършват барикади, теглене, барабани за отпадъци, барабани за рециклиране, облицовки, почистване, събиране на отпадъци, електрически услуги и / или звуково оборудване. В Чикаго Министерството на улиците и канализацията е на разположение да предоставя такива услуги на почасова такса, насрочена въз основа на експертиза.
Освен това е необходима програма за рециклиране като част от специалния пакет за разрешителни за събития в Чикаго. С нарастването на популярността на зелените събития това не е лоша идея!
09 - изискват разрешителни за животни
Ако животните са въвлечени в събитието по какъвто и да е начин, град Чикаго изисква името на местен ветеринарен лекар, който ще присъства на събитието, да бъде подадено заедно със заявлението за събитие. Това лице ще отговаря за осигуряването на всички болни или ранени животни. Също така, Комисията по грижи и контрол на животните може да инспектира животните преди тяхното използване в обществени дейности.
10 - Управление на събития и популяризиране
Организаторите на публични събития в Чикаго имат възможност да получат допълнителна експозиция на събитие с банери с леки полюси. Разбира се, градът управлява тези заявки, изискващи от организаторите да попълнят заявление за разрешение за банери, което включва копие от предложената банерна графика, датата на събитието и други важни аспекти на искането. Отделът по улиците и канализацията управлява тези видове искания.