Изготвяне на важни подробности
Точно както всеки бизнес проект, първата стъпка е да организирате цялата информация, която имате и да идентифицирате най-неотложните въпроси.
Преди да започнете да избирате място или да наемете високоговорител , трябва да знаете основните параметри на събитието. Почти е невъзможно да се разговарят подробности и разходи с трета страна, докато не изгладите повече подробности. Ето основните детайли, които трябва да дефинирате, преди да се свържете с външни доставчици.
Дата
Всичко се върти около датата на вашето специално събитие. В идеалния случай искате да имате три потенциални дати, за да можете да сравнявате наличността и цените навсякъде. Опитайте се да включите различни дни от седмицата за максимална гъвкавост.
Времева рамка
Дори едночасова разлика може да окаже влияние върху планирането ви, така че трябва да се запознаете конкретно с очакваните срокове. Например, считано от 10:00 часа вместо 8:00 часа, означава, че може да не се налага да отделяте бюджет за закуска.
Участие в номера
Това е един детайл, който често е прекалено широко оценен за продуктивни преговори. Вземете реалистични прогнози за присъствието си . Разговаряйте предварително кого ще поканите и сложете проекциите си заедно на електронна таблица. Участието и бюджетът са пряко свързани, така че не случайно да познаете броя на хората, които мислите, че ще присъстват.
Сериозни сесии
Може да се нуждаете само от една банкетна зала, ако ходите на вечеря, но в цяла конференция вероятно ще са необходими допълнителни помещения за отдих и изложбено пространство. Още веднъж няма да можете да измервате разходите, докато не определите колко място имате нужда. За конференции най-добрият подход е да планирате привидния маршрут на първата си среща. Споделянето на идеи и тяхното комбиниране на хартия ще ви помогне да ви насочим към следващите решения за планиране.
Бюджет срещу разходи
Може да звучи непрактично да работите по бюджет, преди да знаете разходите за провеждане на мероприятия и кетъринг, но като работите по този начин, давате възможност за измерване на всички предложения на продавачите. Започнете с източниците си на приходи. Колко трябва да заплатите за посещение? Ще се обадите ли на спонсорите, за да компенсирате разходите? Какво ще плащат изложителите за участие? Приходите в крайна сметка ще диктуват бюджета Ви, така че има смисъл само да ги защитите.
маркетинг
След като идентифицирате източниците си на приходи, следващата стъпка е да очертаете своя маркетингов план . Какъв е най-добрият начин да достигнете и да ангажирате генераторите на приходите си? Вероятно имате списък на потенциалните присъстващи като работодател или асоциация за членство. Това очевидно би било полезно, но какво ще кажете за спонсори и изложители?
Ако планирате да привлечете повече от 20 изложители, трябва да успеете да ги достигнете. Целевите маркетингови кампании струват пари и това намалява приходите Ви.
Транспорт и настаняване
Извършването на местна конференция обикновено премахва всякакви опасения относно транспорта. Все пак трябва да се обърнете към лекторите, изложителите и специалните гости. Някои хотели предлагат отстъпки за срещи, ако резервирате достатъчно нощувки . Единственият начин да се възползвате от това е да познавате предварително нуждите си от подслон. Върнете обратно данните си за посещаемост и проектирайте колко гости са извън вашия район.
Сега всичко това вероятно звучи като много информация, за да се събере отпред, и е така. Но имайте предвид, че това са подробностите, които засягат всичко останало в процеса на планиране.
Първоначално можете да бъдете привлечени от по-бляскавите задачи, като посещения на място и планиране на менютата. Само не забравяйте, че ще дойде времето им. Засега обаче фокусирайте се върху фактите, за да можете да вземате най-добрите решения по-късно.