Какво трябва да знаете, за да избегнете объркване на клиентите
Това е също така разочароващо за опитни професионалисти, изправени пред клиенти, които не разбират предлаганите услуги.
"Управление на събития" и "планиране на събития" често се хвърлят около взаимозаменяемо, въпреки че са две много различни неща. Много просто, планирането и управлението не са едни и същи. Докато уменията на тези две функции се припокриват, те са две различни функции. Това създава проблеми за тези, които се занимават с клиенти, които погрешно мислят, че се нуждаят от мениджър на събития, когато това, от което се нуждаят, е планиране на събития. А за тези клиенти, които са с впечатлението, че всички мениджъри на събития също се занимават с планиране на събития. Така че нека изясним объркването, защото е важно вие и вашите клиенти да имате същото разбиране.
Планиране на събитие
Нека да започнем с планирането на събития . Основната оперативна дума тук е планиране . Всички събития - от булчински душове до празненства за рождения ден до големи корпоративни събирания - започват с някакъв план.
Първоначалните дискусии с клиенти относно идеи за събития, теми, желани дати и бюджетни насоки са част от процеса на планиране на събитията.
Планирането на събитията започва от самото начало на концепцията и продължава до края на събитието. Честно казано, няколко седмици след събитието събирачите на събития обграждат подробности и обработват последващи елементи.
Планирането на събития включва работа в тясно сътрудничество с клиента, за да се създаде събитие, което отразява визията на клиента за събирането и отговаря на целта на събитието. Клиентите, които наемат плановик за събития, наемат някой, който да планира всички аспекти на събитието, включително свързаните с него подробности и елементи от действията, и да види събитието до завършването му.
Отговорностите за планиране на събития могат да включват, но не само:
- като изберете обща тема за събитието
- разработване на бюджет
- избор на място
- договаряне на хотелски договори
- наемане на външни доставчици
- планиране на менюто
- наемане на доставчик на храна
- организиране на гост-високоговорители или развлечения
- координиране на транспорта
- избирайки цветовата схема
- разработване на покани
Планирането на събития е всичко, което води до събиране на събитие. Тази функция попада под по-големия чадър на управлението на събития.
Организиране на събития
Всеки тип събитие се състои от множество части, които се вписват заедно като парчета от пъзел. Всички тези парчета в крайна сметка се събират, за да създадат събитие. Успешните събития имат всички тези свързани части, които се събират в точното време и на правилното място, плавно и ефикасно и според плана. Този процес се нарича управление на събития. Просто казано, това е управление на проекта на самото събитие.
Управлението на събития включва създаването, координирането и управлението на различните компоненти на събитието, както и екипите от хора, отговорни за всеки аспект. Някои аспекти на управлението на събития могат да включват, но не се ограничават до:
- като запази място за събитие
- координиране на външни доставчици
- разработване на план за паркиране
- разработване на планове за извънредни ситуации
- осигуряване на съответствие със стандартите за здраве и безопасност
- управление на персонала, отговарящ за всяка функция
- надзор на изпълнението на събитие
- мониторинг на събитието
- решаване на ситуации на събитието на място
Мениджърите на събития и планиращите събития работят заедно
Определянето на тези две функции е предизвикателство, защото не само те са тясно свързани, но и отговорностите често се припокриват. Инструментите за планиране на събития могат да предлагат услуги за управление на събития, а мениджърите на събития могат да предложат и планиране на събития.
Всичко зависи от отделния екип за планиране или корпоративно събитие, мястото и самото събитие.
Важно е да разберете разликите между двете и да определите кои услуги ще предоставите. Например; Ако предлагате услуги за планиране на събития за мащабно събитие, ще работите с мениджър на събитията, който ще координира услугите ви с тези на мениджъра на кетъринга, аудиовизуалния екип и др. Определете ролята си и услугите, които ще предоставяте и ясно съобщете тези на потенциалните клиенти да избягват объркване по време на процеса на планиране.