Бизнес документи за бизнес проекти
Нека да вземем пример: Компанията (ние ще ги наричаме ZXYW LLC) реши да прехвърли своите счетоводни функции в споделен сервизен център в САЩ. Те започват процес на намиране на местоположение, създаване на услуги, наемане и управление на служителите.
Това е сложно начинание и ще отнеме много месеци. Те започват с екип, който подготвя документа за бизнес изискванията.
Какво представлява документът за бизнес изискванията?
Целта на документа за бизнес изискванията е да даде пълна представа за проект или нов бизнес план , така че всеки да е наясно какво трябва да се направи и кога.
Документът за бизнес изискванията (BRD) може да се разглежда в две фази. В първата фаза на проекта е документ, който определя всички изисквания за проекта, включително разходи, подробности за изпълнението, очаквани ползи, важни етапи и график за изпълнение.
Във втората фаза, BRD всъщност може да се превърне в договор между двете страни, формално определящ изискванията на наемащата компания (в този случай ZXYW LLC), а изпълнителят извършва работата. Ще видите повече за езика на договора по-долу.
Как документът за бизнес изисквания е различен от бизнес план?
Докато и двата документа могат да съдържат един и същ тип секции (например резюме), намерението е различно.
Създаден е бизнес план за направляване на нов или съществуващ бизнес, но по-често целта му е да представя на кредитор за финансиране на стартиране или разширяване.
Бизнес планът съдържа обща информация за компанията и нейните планове и стратегии за генериране на приходи за изплащане на заема.
Финансовите отчети са основна част от бизнес плана, а финансовите документи в БФБ могат да бъдат доста различни, съсредоточени върху конкретен проект.
Как е документът за бизнес изисквания различен от заявка за предложение?
Разликата между двата документа е лека, но важна. Обикновено се създава заявка за предложение (RFP), за да се търсят предложения от различни доставчици. в примера на ZYXW, RFP е изпратено до потенциални компании, които предоставят аутсорсинг услуги, за да привлекат оферти.
BRD, от друга страна, е подготвена за конкретен доставчик или партньор, който вече е избран от наемащата компания. BRD съдържа повече подробности и повече спецификации и крайни срокове, които трябва да бъдат изпълнени по пътя и в края на проекта.
Когато е създадена RFP, тя идва с краен срок и изисквания за подаване на оферти. Офертите се оценяват след крайния срок.
Какво трябва да бъде включено в документа за бизнес изискванията?
В някои отношения документът за бизнес изискванията е подобен на други видове бизнес предложения. BRD трябва да включва:
1 . Обобщаващо изявление , понякога наричано резюме , което очертава изискванията на проекта като цяло.
Обобщеното изявление обикновено е написано след завършването на BRD.
2. Целите на проекта. Тези цели трябва да бъдат в SMART формат ; конкретни, измерими, постижими, реалистични и обвързани с времето.
3 . Фонът и изявлението за нуждите или обосновката на проекта. Това е важна част от документа, така че не го оставяйте. Обяснението защо проектът е необходим е основен двигател на проекта и неговият успех ще зависи от това колко добре го задоволява.
4. Обхватът на проекта - какво трябва да се включи и какво не трябва да се включи. В примера на компанията ZXYW по-горе компанията изясни, че обхватът не е да включва наемане на топ мениджмънт - тези лица ще бъдат осигурени от компанията.
5. Финансови отчети. Финансовите отчети са от съществено значение за цялостното разглеждане на ефекта от проекта върху баланса и приходите на дружеството за определен период от време.
Разбира се, как ще финансира компанията, е важно да обсъдим и тук.
6. Функционални изисквания и характеристики. Това е мястото, където можете да предоставите подробности, включително диаграми, организационни графики и графици.
7. Необходими са персонал. Кой трябва да бъде нает и кога. Какви категории служители ще бъдат необходими и как ще бъдат изплатени. Кой ги плаща и кога. Тъй като ZXYW създава база за хора, това е ключова част от тяхната BRD.
8. График, график и крайни срокове. Фазите на проекта трябва да бъдат подробно описани в този раздел, за да се гарантира, че всички страни разбират какво се изисква и кога. в проекта ZXYW, първата фаза беше избора на сайт, включително проучване на няколко потенциални града.
9. Допускания. Тази част от документа често се пренебрегва. Изясняването на предположенията помага да се избегнат проблеми по-късно. Например, в договора по-горе, компанията искаше да отдаде под наем, а не да закупи офис пространството.
10. Разходи и ползи. Анализът на разходите и ползите е подробен списък на всички разходи по проекта и трябва да бъдат включени спестявания от проекта.
Какво създава бизнес изискванията Документиране на договор?
Както бе отбелязано по-горе, в началната фаза BRD е предложение. Може да сте забелязали, че нещо липсва в списъка на горните раздели - плащане за предоставени услуги. Без отчет за плащанията към изпълнителя и за времето на тези плащания, няма договор.
Преди двете страни да подпишат документа, трябва да се добави стандартен език на договора , с помощта на адвокат, включително
- Обещава да плаща и обещава да предоставя услуги
- Ограничителни договори , които възпрепятстват изпълнителя да вземе търговските тайни на компанията или да ги споделя с други.
- Какво се случва, ако една от страните не изпълни задълженията си (т.е. нарушава договора)
- Застраховане и обезщетение (задръжте безобидни) клаузи
- Процесуални и арбитражни разпоредби
- И, разбира се, подписите на съответните служители на компанията и изпълнителите.