Получаване на вашите донорски файлове в ред
Кога знаете кога е дошло времето и какво правиш? Няколко професионалисти с нестопанска цел дадоха тези отговори, когато ги помолих да допълнят това изречение: "Знаех, че е време да си намеря нова система за управление на донори, когато ..."
- Този, който имахме, не можа да докладва данните по начините, които са ни необходими.
- Кучето ми изяде индексните карти.
- Исках да знам неща за моите донори, а отнемането на абсурдната част от времето за намиране на отговор.
- Последната "система" е останала в главата им.
- Единственият човек, който имаше представа как да използва системата (стара база данни на Access), се пенсионира.
- Компютърът на доброволеца се разби и ние загубихме всичко.
Тези причини вярват ли за вашата организация с нестопанска цел?
Реши, че имате нужда от нова система, е лесната част. Има един свят на объркваща информация за конкуриращите се системи там и не е лесен начин да ги сглобите.
Обърнах се към "Докладите за потребителите" на технологиите с нестопанска цел, за да намеря отговорите. Idealware е организация с нестопанска цел, която помага на други организации с нестопанска цел да вземат решения за интелигентен софтуер чрез извършване на безпристрастни изследвания и превръщането им в лесни за разбиране доклади, статии и обучение.
Андреа Бери, директор на партньорство и обучение в Idealware, предлага тези стъпки за избора на нова система за управление на донорите.
Разберете дали наистина се нуждаете от нова система.
Бери казва, че започва да оценява защо не ви харесва системата ви. Проблемът може да не е това, което мислите, и не е лесно да превключвате софтуер. Отнема време, усилия и пари.
Бери каза: "Няма система от сребърни куршуми там, затова се уверете, че настоящата ви система наистина е недостатъчна.
Например, може да се наложи да научите повече за системата, която имате, вместо да преминете изцяло към съвсем нова система.
Като например времето, за да определим какъв е проблемът. Може ли да е едно от следните?
- Нуждаете се от повече обучение. Може би текущата ви система има функции, които не разбирате или не знаете как да използвате. Помолете продавача си, ако има опции за обучение, като видеоклипове или онлайн ресурси, до които имате достъп.
- Нуждаете се от допълнителна подкрепа. Какви са опциите за поддръжка за текущата ви система? Има ли достъпна и достъпна поддръжка? Дали продавачът разбира проблемите ви и се опитва да ви помогне, или те говорят за вас? Имат ли решение за вашия конкретен проблем?
- Не разбирате всички възможности на настоящата си система. Наистина ли знаете със сигурност, че не прави това, което искате? Има ли налична документация? Някои производители работят усилено, за да предоставят повече помощ, като например видеоклипове, форуми, където можете да задавате въпроси и литература, написана за не-техници.
- Системата ви е твърде слаба или твърде силна. Определянето на система за вашия процес и вашият бюджет е важна стъпка.
- Вашата система е твърде скъпа. Плащате ли за повече функционалност, отколкото ви е необходима? Бери казва: "Когато разговаряте с продавач, не забравяйте, че това е продажба ... природата е да" продавате ". Разбирането на вашите нужди ще ви помогне да не бъдете разсеяни от "синтез на лъскави предмети". "
- Вашата система е остаряла. Може би на вашата система липсват нови функции. Имайте предвид, че трябва редовно да се актуализира или автоматично, или от себе си или от вашия доставчик. Просто бъдете наясно как системата ви остава актуализирана.
- Системата вече не се поддържа от продавача. Бери казва, че това не е обичайно, но се случва, особено ако един по-малък продавач е купен от по-голям.
Idealware предоставя работна книга "Ръководство за потребителите на системи за управление на донор с ниска цена", които ще ви помогнат да ви напътствам в този процес на самооценка.
Определете екип от заинтересовани страни.
Така че решихте да превключите. Какво следва?
Бери каза: "Това, което виждаме през цялото време, е, че директорът по разработването реши да получи нова система, но не се консултира с маркетинговия отдел или с изпълнителния директор или с координатора на доброволеца , всички от които ще използват системата".
Добра идея е да се консултирате с всеки, който ще използва системата. Когато имате мозъчна атака, от които се нуждаете, нека всеки има право да каже нещо. Уверете се, че всеки, който ще използва или ще бъде засегнат от системата, ще бъде представен. Някой в отдела за големи подаръци определено трябва да присъства, както и човек, който ръководи усилията за набиране на средства.
Разберете сегашните си процеси.
Направете подробен списък на процедурите за набиране на средства, стандартизирайте ги и оценете всичко, което правите с базите си. Помолете вашата организация:
- Защо го правим по този начин?
- Трябва ли да продължаваме да правим нещата по този начин?
Бери каза: "Стандартизацията ви дава гъвкавост при избора на система ... по-евтините системи не позволяват голяма гъвкавост, така че по-малко странности, толкова по-добре. Потърсете най-добрите практики в тази област и избягвайте уникалните процедури."
Премахнете съкращенията, преди да инвестирате. Колко пъти въвеждате адрес например? Не пренасяйте странни тактики, които се размножават през годините и вместо това се съсредоточете върху това, което вашата организация понастоящем се нуждае.
Например, ще искате да зададете стандарт за въвеждане на телефонни номера. Ще записвате ли номера като (555) 555-5555 или 555-555-5555? Това са всички важни детайли, за които трябва да се замислите.
Ориентирайте списъка си с желания .
Вземете всички заедно, които ще използват системата или ще получат отчети от нея. Обмислете всичко, което бихте искали, и след това класирайте тези функции. Определете какво абсолютно се нуждаете, без което системата е безполезна. Това ще ви накара да не излезете на ниво сложност, което би могло да разруши вашия бюджет.
Бери препоръчва създаването на списък с три нива:
- Какво ви е нужно, или пък системата е безполезна?
- Какво би било хубаво да има, но не е прекъсвач на сделката?
- Какво бихте искали, ако парите не бяха опция?
Популярните функции често включват:
- Проследяване на ангажираността на дарителите
- Персонализирани полета и бележки
- Донорство
- Възможности за планиране
- Доклади за популярни тенденции
- Управление на членството
Бонус: Разгледайте ръководството на Salsa за CRM, за да определите правилните възможности за вашата организация.
Направете вашите изследвания.
Използвайте Idealware. Те са направили необходимите изследвания за вас. Отчетите на Idealware са ограничили полето, подбраха системи, които са специализирани системи за управление на донорите, а след това извадиха първите десет системи и предоставиха списък с функции.
Проверете Ръководството на потребителите за системи за управление на донорски услуги с ниски разходи.
Използвайки доклада, направете кратък списък от три или четири жизнеспособни системи.
Да планирате демонстрации на доставчиците.
Някои продавачи ще дойдат при вас или можете да отидете при тях. Но много демо са излъчвани онлайн с помощта на инструмент за споделяне на уеб. Понякога дори можете да изтеглите пробна версия.
Уверете се, че използвате реални примери, за да видите как всяка система ще работи за вашите нужди. Голяма помощ е Шестте съвета на Idealware за навигация в Демото на доставчиците.
Сравнете системите с Вашия списък с желания - фантазия срещу основни нужди и високи разходи срещу достъпни цени - и изберете правилната система за вас.
Може да сте в състояние да закупите новата си система с кредитна карта онлайн, но по-големите системи може да имат договор, който трябва да бъде обработен и подписан.
Berry казва: "Понякога можете да започнете да използвате новата си система незабавно, докато други системи трябва да бъдат персонализирани. DonorPerfect Online е добре познат за персонализиране на системата, преди да започнете, докато други системи като GiftWorks са лесни за употреба. Някои системи ще се нуждаят от консултант, който да бъде настроен. "
Имайте предвид, че ще използвате CRM, за да подобрите донорските взаимоотношения най-много, но можете дори да го използвате, за да подобрите стратегиите си за набиране на средства.
Дан Чирк е маркетинг мениджър в Salsa Labs, водещата софтуерна компания за набиране на средства за организации с нестопанска цел, насочени към растеж. Маркетинговият фокус на Dan върху създаването на съдържание, оптимизирането на реализациите и съвременната маркетингова технология му помагат да треньор на нестопански екипи за развитие на най-добрите практики за набиране на средства.