Дебитите и кредитите са в основата на системата за двойно вписване. Без да разбират как работят, става много трудно да се правят вписвания в главната книга на компанията.
Книжоподавателите и счетоводителите използват дебити и кредити, за да балансират всяка записана позиция за баланса на дружеството и отчетите за доходите. Счетоводното отчитане с двойно вписване, дебитите и кредитите са в съответствие с счетоводното уравнение "Активи = пасиви + собствен капитал".
01 - Дебити и кредити: Защо са важни?
Дебитите и кредитите са трудни за разбиране, защото не са много интуитивни. Дебитите винаги се показват отляво на сметка "Т" и кредитите винаги са показани вдясно.
Когато разберете тази първа стъпка, сте стигнали дълъг път към разбирането на дебитите и кредитите. Предизвикателството става да знаете кога да дебитирате или да кредитирате сметка.
02 - Как да записвате дебити и кредити като записи в дневника
В действителност, счетоводните транзакции се записват чрез вписване на счетоводни дневници. Подобно на всичко останало в счетоводството, има особен начин да се направи запис на счетоводни дневници, когато се записват дебити и кредити.
Дебитите се записват на първия ред от влизането, като се изравняват с лявото поле. Кредитите се записват на втория ред и са разделени вдясно на няколко интервала.
03 - Как да записвате дебити и кредити за активи
Дебитите се записват от лявата страна на сметка "Т", а кредитите се записват вдясно. Запаметяване на правилата, че дебитите са увеличения в сметките на активите, докато кредитите са намаление в активите.
В главната книга увеличенията на активите се отчитат като дебити, което означава, че те се записват от лявата страна на книгата. Намаленията в активите се записват като кредити и се записват в дясната страна на книгата.
Да приемем, че дадена компания купува голямо количество инвентар, за да се насочи към продажбите на ваканционни имоти. Инвентарът е текущ актив и компанията плаща за инвентара с пари в брой. Компанията закупи 10 000 щ.д. инвентар. Вписването в дневника ще изглежда така:
Опис 10 000 щ.д.
В брой 10 000 щ.д.
Инвентаризацията се е увеличила, така че е дебит и парите са намалели, затова е необходимо да се въведе кредит.
Ако компанията реши да продаде сграда за $ 250 000 и получи пари в брой за имота, записът в списанието ще изглежда така:
В брой $ 250,000
Фиксирани активи $ 250,000
Паричните средства, актив, се увеличават, така че ще бъдат дебитирани. Фиксираните активи ще бъдат кредитирани, защото намаляват.
04 - Записване на дебити и кредити за отговорности и собствен капитал
Сметките за собствения капитал се намират в дясната страна на баланса, като обикновените акции и неразпределената печалба. Те се третират точно като сметките за отговорност, когато става въпрос за вписвания в списания.
Дебитите са намаления в сметките за отговорност. Кредитите са увеличение на сметките за отговорност. Ето правилото за сметките за отговорност:
Увеличаването на задълженията се отчита като кредити. Те са записани от дясната страна на книгата. Намаленията в пасивите се отчитат като дебити и се отчитат от лявата страна на книгата.
Да приемем, че една компания дължи на един от нейните доставчици 1 000 долара и тази сметка вече се дължи. Кои компании дължат на своите доставчици, обикновено са платими сметки и пасив в баланса. Ето как изглежда записът в списанието:
Плащаеми сметки $ 1,000
В брой от 1 000 долара
Ще дебитирате платените сметки, защото сте платили сметката, така че профилът намалява. Паричните средства се кредитират, защото паричните средства са активи, които намаляват, защото са използвани парични средства за плащане на сметката.
Ако това дружество реши да закупи 15 000 щатски долара в инвентар от доставчик и го направи на кредит (дължими сметки), записът в списанието ще изглежда така:
Инвентар $ 15,000
Разплащателни сметки $ 15,000
Ще дебитирате инвентаризацията, защото тя представлява сметка за активи, която се увеличава в тази транзакция, а сметките, които се плащат, се кредитират по сметка на пасив, която се увеличава, защото инвентаризацията е закупена на кредит.
Да разгледаме вписването в списанието за собствения акаунт на собственика. Кажете, че фирма има двама собственици и един собственик иска да инвестира допълнителни 50 000 долара в бизнеса. Ето резултата от вписването в списанието:
Пари в брой $ 50,000
Собствен капитал $ 50,000
Паричните средства се увеличават, когато направите инвестицията. Това е сметка за активи, така че увеличението се показва като дебит и увеличението на собствения капитал се показва като кредит.
05 - Как да запишете дебити и кредити за разходни сметки
Разходните сметки обхващат цялата гама от рекламни разходи до данъци върху заплатите за офис консумативи. Необходимо е да научите как да записвате правилни записи за тях, защото ще имате толкова много.
Дебитите са увеличения в разходните сметки. Кредитите са намаления в разходните сметки. Увеличението на разходите се отчита като дебити от дясната страна на книгата. Намаленията в разходите се отчитат като кредити и се отчитат от лявата страна на книгата.
Ето един пример за бизнес транзакция, включваща разходна сметка и произтичащата от нея справка. Да кажем, че една компания трябва да натрупа акции за офис консумативи. Той купува 750 долара за офис консумативи, използвайки пари. Ето резултата от вписването в списанието:
Офис консумативи $ 750
Каса $ 750
"Офис консумативи" е разходна сметка в отчета за доходите, така че ще го дебитирате за $ 750. Паричните средства са активи. Вие кредитирате сметка на актив, в този случай пари в брой, когато го използвате за закупуване на нещо.
06 - Как да запишете дебити и кредити за сметки за приходи или доходи
Дружеството може да има и инвестиционен доход. По-големите компании понякога инвестират в други компании. По-малките фирми инвестират излишък от пари в търгуеми ценни книжа, които са краткосрочни инвестиции.
Дебитите са намаление на приходните сметки. Кредитите са увеличение на приходните сметки. Увеличаването на приходите или приходите се отчита като кредит от лявата страна на книгата. Намаленията в приходните или доходните сметки се отчитат като дебити от дясната страна на книгата.
Нека разгледаме примерния запис в списанието за приходна транзакция. Малкият бизнес има продажби в брой на стойност 5000 щатски долара за даден ден. Ето как ще бъдат записани тези продажби, приходите за фирмата:
Пари в брой $ 5,000
Приходи от продажби $ 5,000
Вие бихте приходите от продажби като кредит. Увеличенията в приходните сметки, продажбите на пари в брой, се отчитат като кредити. Паричните средства, сметка за активи, се дебитират за същата сума. Активният профил се дебитира, когато има увеличение, например в този случай.
Тези стъпки обхващат основните правила за отчитане на дебитите и кредитите за петте сметки, които са част от разширеното счетоводно уравнение .