Собствениците на фирми често се справят със собствените си счетоводни книги по много причини, които включват страх от делегиране на чувствителна финансова информация, желание за пълен контрол и запазване на разходите за персонал. Тези причини, макар и със сигурност валидни за начинаещи и по-малки операции, стават все по-неприложими, докато вашият бизнес расте. Някои собственици делегират счетоводни задължения на доверени членове на семейството или персонал, но най-успешните и разумни предприемачи бързо научават, че счетоводството и финансите са жизнената сила на бизнеса и заслужават професионално управление от квалифицирани финансови специалисти.
Трите основни позиции на финансовите мениджъри в повечето предприятия са счетоводител или счетоводител, администратор и главен финансов директор или финансов директор.
Като собственик на фирмата можете сами да управлявате задълженията на тези позиции или да ги делегирате на служител или на доверен сътрудник, но тъй като бизнесът се развива, повечето собственици откриват, че наемането на професионалисти генерира солидни ползи от разходната стойност, като същевременно освобождава собствениците да се концентрират върху ядрото бизнес въпроси. Резултатите от наемането на професионални счетоводители включват - но не са ограничени до - следните бизнес предимства:
- Намиране на икономии на разходи в производствения процес, отношенията на доставчици, офис операции и управление на служителите
- Спестяване на пари за данъци
- Управление на все по-голям обем вътрешни документи и външни отчети
- Проектиране на финансова мрежа за сигурност чрез смекчаване на рисковете от застрахователно покритие, управление на запасите, диверсификация и оценка на фискалната заплаха
- Планиране на разширенията
- Работа със заплати
- Оптимизиране на операциите и максимизиране на печалбите
- Избягване на глоби, наказания, по-ниски кредитни рейтинги и лихви, които произтичат от липсващи срокове, неточно изчисляване на заплатите, забравяне да плащате сметки и липса на бизнес-възможности, чувствителни към времето
Всъщност повечето фирми пестят пари, като наемат професионален финансов персонал, за да управляват ежедневните си бизнес операции.
Въпреки това, в зависимост от размера на вашия бизнес, индустрията и други фактори, може да се нуждаете само от счетоводител на непълно работно време или да имате нужда от пълен финансов персонал, който включва администратор и финансов директор. Определяйки какъв финансов персонал действително се нуждае от вашия бизнес, това е сложно решение, което зависи от много фактори. Вашите нужди почти сигурно ще се променят с течение на времето, а ако вашият бизнес расте успешно, можете да преминете през всички тези позиции. Следващите раздели подробно разясняват какво прави всеки специалист и обяснява кога може да се наложи бизнесът ви да има нужда от един или повече от тези финансови специалисти:
Основни функции на счетоводителя
Повечето книжари работят реактивно за запис на това, което вече е направено финансово в компанията с малко или никакво влияние върху бизнес стратегията. Книжьорите работят на база сделки и рядко вземат решения за бъдещи бизнес сделки. Талантлив счетоводител може да обясни вашите възможности, да води отчети и отчети за текущите, да идентифицира несъответствията в книгите и да препоръчва идеи за пестене на разходи, но основната им задача е да направят хронология на бизнеса и неговите финансови транзакции и да събират отчети от тази информация. Някои от типичните ежедневни задачи на фирмен счетоводител включват:
- Записване на продажби, разходи, дължими сметки и вземания
- Мониторинг на разходите за доставки, офис разходи, наем, комунални услуги и други фиксирани и променливи разходи
- Управление на заплати , удържане на данъци, сметки за данък върху продажбите, гарнитури за заплати и застрахователни удръжки
- Гарантиране, че основните формуляри и документи са завършени и съхранявани надеждно
- Изготвяне на ежедневни, седмични, месечни, тримесечни и годишни отчети за ръководството, държавните агенции, акционерите, служителите и заинтересованите страни
- Плащане на сметките навреме
- Изследване на алтернативни доставчици и сравняване на разходите
- Идентифициране на проблемни области като отпадъци, лошо управление, измами и кражби
- Проследяващи материали, консумативи, инвентар и човешки ресурси
- Подготовка на данъци и дневни, месечни или тримесечни данъчни депозити за града, държавата, IRS, агенциите за безработица и застрахователните компании
- Управление на плановете за застраховки и здравни заведения за бизнес и служители
- Защита на фирмените записи
- Получаване на прогнози и намиране и плащане на услуги и ремонт на хора
- Проверка на въпросите за съответствие
- Обработка на въпроси, свързани с клиентски кредити, вътрешно и бизнес кредит с външни доставчици и външни кредитори
Знаейки кога да наемете счетоводител
Повечето собственици на фирми - особено тези с предприемачески дух - процъфтяват да изпълняват всеки аспект от бизнеса си и счетоводството става по-лесно с целия интуитивен софтуер, който е на разположение. Възможно е собствениците на фирми да запазят книгите, но това не е непременно добра идея, тъй като бизнесът расте. Когато документацията започне да компрометира управлението на времето, удовлетворението от работата или ефективността, е време да помислите за наемане на счетоводител. Може да не се налага да наемате работник на пълно работно време и дори да прехвърляте цялата или част от счетоводната работа, като например заплати. Наемането на счетоводител има смисъл, ако някое от следните неща се отнася за Вас и Вашия бизнес:
- Всъщност не разбирате счетоводството, но вярвате в софтуера, за да ви кажа всичко, което трябва да знаете.
- Не сте запознати с данъчния кодекс и стратегиите за избягване на данъчно облагане.
- Вашият бизнес изпитва бърз растеж за кратко време.
- Инвеститорите, кредиторите или акционерите искат професионално изготвени отчети.
- Вие прекарвате повече време в правенето на книгите, отколкото в генерирането на продажби или нов бизнес.
- Вие планирате да се разширите до друг регион, индустрия или линия от продукти.
- Искате да купите, продадете или търгувате с активи.
- Бяхте информирани, че вашите книги ще бъдат одитирани.
Наемането на счетоводител не трябва да бъде болезнен процес, защото можете да започнете с аутсорсинг на работата на професионална счетоводна фирма. Това е особено ефективна стратегия, ако не сте запознати със счетоводството, наемате счетоводител или счетоводители или кандидати за финансови работни места.
Кога да обмислите наемането на контролер
Контролерите, които понякога се наричат контролиращи, контролират счетоводители, данъчни мениджъри, кредитни мениджъри и друг счетоводен персонал, докато докладват директно на финансовия директор, главния изпълнителен директор или собственика на фирмата. В по-малките дружества администраторът може да е единственият сертифициран експерт-счетоводител в компанията или да контролира екип от счетоводители. Много от тези специалисти управляват задълженията си с помощта на чиновник, счетоводител или административен асистент.
Контрольорът е главният счетоводител на компанията и носи отговорност за изготвянето на финансови отчети, бизнес планове, бюджети, данъци, сертификати за съответствие и специални проекти като планиране на краткосрочни и дългосрочни бизнес стратегии, придобивания на предприятия, продажби на активи, осигуряване на финансиране или инвеститори. Считан за финансов мениджър на средно ниво, контролиращите обикновено изпълняват следните задължения:
- Управление на финансовия персонал.
- Подписва чекове и носи доверителна отговорност за операциите на компанията.
- Отписвайте финансово свързани с тях доклади и документи.
- Създаване на финансови политики и процедури на компанията.
- Създавайте отчети за вътрешен преглед.
- Обработка на политики за застраховане и управление на риска.
- Защитете активите на компанията.
- Подгответе, наблюдавайте и актуализирайте бюджетите.
- Подготовка за Spearhead за публично предлагане.
- Посъветвайте собственици и ръководители на финансовите пазари, тенденции и най-добри практики.
- Разработване на проактивни данъчни стратегии.
- Изберете и управлявайте счетоводен софтуер.
- Проследявайте колекциите.
- Справяне с проблемите на човешките ресурси, като запазване на записите на служителите.
- Обучавайте служителите за ползите от служителите и бизнес отговорностите.
Знаци, които показват вашия бизнес, се нуждаят от контролер
Колкото е по-голям вашият бизнес, толкова по-вероятно е да имате нужда от повече от един счетоводител. Ако имате акционери или съвет на директорите, който се състои от хора, които не са приятели, близки сътрудници и семейство, които сте назначили, наемането на администратор е добра бизнес практика, която защитава вашата компания и активи. Като цяло, администраторът се концентрира върху счетоводството, докато финансов директор се съсредоточава върху стратегическото финансиране.
Тъй като акционерите на компанията се разширяват, администраторът осигурява тактическо отчитане на управлението и надзор на персонала по счетоводни въпроси, докато финансов директор обработва финансовото планиране и носи отговорност за администратора и счетоводния екип. Повечето малки компании не могат да си позволят контролер на пълно работно време, но с нарастването на бизнеса не можете да си позволите да работите без администратор, дори ако той работи на непълно работно време или на консултантска база.
Кога да наемете главен финансов директор
Финансовите директори работят извън строги ограничения, като участват във всички бизнес решения и се застъпват за най-добрите финансови интереси на организацията. Както всеки опитен предприемач или собственик на бизнес знае, строгите финансови оценки са само една от успешните бизнес цели на компанията. Инициативите, които водят до силни печалби, могат лесно да отслабят компанията с клиенти, които не обичат да плащат високи цени за нискокачествени продукти или лоялни клиенти, които дават по-голяма стойност на целите, принципите, екологичните ангажименти или оперативните техники.
Най-добрите финансови директори оценяват не само разходите за бизнес, но и рисковете и заплахите, които всяко предприятие може да генерира. Като високопоставени корпоративни служители, финансовите директори работят със собствениците, управителните съвети, висшето ръководство и други ключови заинтересовани страни и играят важна роля в научноизследователската и развойна дейност, надзора на компанията, регулаторното съответствие и ежедневните операции. Другите задължения на финансовите директори включват:
- Управление на компания чрез сливания, придобивания, публични предлагания и промени в бизнес структурата и дейността
- Управление на големи бизнес разширения на нови пазари
- Застъпничество за стабилни финансови практики при сложни решения
- Управление на активи и финансови взаимоотношения с множество заинтересовани страни
- Операции за рационализиране
- Оценка и управление на финансовите рискове
- Планиране на краткосрочни и дългосрочни финансови цели
- Тълкуване на пазарните данни от множество финансови показатели и бизнес тенденции
- Разбиране на причините, поради които бизнес пазарите изпълняват начина си на работа
- Определяне как да се инвестират корпоративни активи
- Прогнозиране на пазарните тенденции и начина, по който компанията може да се възползва от тях
Всяка част от компанията разчита в голяма степен на комбинираните задължения на финансовия директор: контрол над контрола, управление на касата и планиране и прогнозиране на критични финансови въпроси.
Постепенно по-голямо търсене на нуждите от финансово управление
Малките до средни предприятия имат развиващи се нужди от счетоводство и счетоводство, тъй като техните операции растат. Собствениците или определените членове на екипа често се справят с отчитането на малки и стартиращи фирми с помощта на счетоводен софтуер. В края на краищата обаче повечето фирми определят, че наемането на професионални счетоводители - изцяло или частично, както и вътрешни или външни - освобождава персонала от основни задачи и насърчава по-голяма точност, по-добро съответствие и засилен надзор. Правилният счетоводител гарантира, че отчетите се подават навреме и помага на компаниите да определят стратегии за спестяване на разходи, измами, кражби и отпадъци.
Тъй като вашият бизнес расте и изискванията за вашето време се размножават, може да откриете, че имате нужда от финансов персонал, който е контролиран от администратор или финансов директор, за да управлява все по-сложните финанси на компанията. Вашите възможности включват наемане на пълен работен ден, вътрешен персонал или аутсорсинг на счетоводство и финансови задължения към опитни професионални счетоводни услуги. И двата варианта са еднакво валидни начини за укрепване на финансовата сила на вашия бизнес, но много малки и средни предприятия се радват на ползите от назначаването на консултанти, ако е необходимо, за да избегнат високите разходи за наемане на професионалисти на пълно работно време.