Доброто водене на данъчни документи може да е най-важното водене на отчет за фирмата ви. Службата за вътрешни приходи (IRS) изисква да поддържате определени данъчни регистри за определени периоди от време и други записи за различни периоди от време. Не желаете данъчното време да се търкаля и да се паникьосвате, защото фирмата ви не разполага с данъчните си отчети. Данъчните досиета в несъответствие могат да ви струват приспадания и ако искате да бъдете одитирани, това може да причини проблем и да струва пари. В края на краищата искате да получите всички възможни удръжки и да можете да ги архивирате.
Ето осем съвета за това, какви данъчни документи да пазят, как да ги пазят и колко време да ги пазят:
01 - Създаване на добра софтуерна счетоводна система
Вашата окончателна данъчна декларация е продукт на доброто Ви водене на документация чрез вашата счетоводна софтуерна система.
02 - Тежест на доказателство за бизнес данъци
Когато правите запис, като например приходи, разходи и удръжки, върху данъчната си декларация имате това, което е известно като доказателствената тежест за тях. Трябва да сте в състояние да докажете, че имате право на определени удръжки и разходи, за да имате право да ги приемате като удръжки.
Как установявате доказателства? Чрез добро водене на документация, разбира се. Ако имате архиви, които обосновават тези удръжки и разходи, сте изпълнили отговорностите си, за да носите тежестта на доказване за IRS. Не вземайте удръжки или не вземайте доходи, без да имате документи, които дават основание за това, че имате тежестта на доказване.
03 - Източници на документи за счетоводни списания
Документите източник за покупки за вашия бизнес, като анулирани чекове, касови бележки, касови апарати и други, са онова, което правите от счетоводната си книга и от записи от счетоводни книги. Те са също документация за данъчни приспадания за вашия бизнес, които ще предприемете в края на данъчната година. Източниците на документи, които се съхраняват правилно, могат да ви отнема много време с добро водене на документация.
Оригиналните хартиени документи трябва да се съхраняват с регистрите, където записвате транзакцията. Като резервно копие, в случай на пожар или друго бедствие, всеки източник трябва да бъде сканиран в правилния компютър и да бъде съхранен на флаш устройство.
04 - EFT и вашите бизнес плащания
Технологията променя начина, по който работим в нашия бизнес. Вместо да пишем хартиени чекове за транзакции, често използваме кредитни или дебитни карти или електронен превод на средства (ЕПС), за да плащаме сметките. Как да се уверим, че при тези обстоятелства имаме подходящите източници за IRS?
Ако използвате EFT или кредитни / дебитни карти, използвайте финансовите отчети, издавани от банката си като източници. За ЕПС декларацията трябва да показва следното: прехвърлена сума, име на получателя и дата, на която прехвърлянето е било осчетоводено от финансовата институция по сметката. За кредитни / дебитни карти, в извлечението трябва да се показва следното: сумата, която е начислена, името на получателя, датата на транзакцията.
Доказателство за плащане само по себе си не означава непременно, че имате право на данъчно приспадане. Съхранявайте фишове и фактури с кредитни карти, за да обосновете претенцията си за приспадане.
05 - Ежедневно и месечно обобщение на паричните постъпления и разплащания
Вашият дневен и месечен работен лист за парични постъпления и парични плащания струва теглото му в злато. Всичко, което сте пропуснали във вашите счетоводни книги и списания, вероятно можете да го намерите тук. Отново ще ви е необходима документация за източника. Изплащанията като разходи за телефонни и интернет услуги и за разходи за камиони / автомобили могат да бъдат взети тук като възможни данъчни приспадания.
06 - Обърнете внимание на Вашия малък паричен фонд
Всички транзакции, извършени от дребния паричен фонд, трябва да се третират като парични плащания с източник на документ. Някои от тях могат да бъдат приспаднати от данък .
07 - Данъчни облегчения на служителите
Данъците върху заплатите на служителите са сложни. Данъчното ръководство обикновено се фокусира върху личния данък, но тази статия обобщава данъчните последици от данъка върху заетостта на служителите. Поддържайте необичайно добри записи за вашите служители.
08 - Колко дълго трябва да съхранявате данъчните си записи?
Съгласно Вътрешния правилник за данък върху доходите, трябва да съхранявате документите си , стига те да са необходими за администриране на която и да е част от данъчния кодекс.
Ако имате служители, трябва да съхранявате записите им не по-малко от 4 години. За да сте сигурни, пазете записите на служителите за период от не по-малко от 7 години. Ако дължите данък, съхранявайте вашите документи за не по-малко от 3 години. Ако притежавате свой имот, пазете документите си до него, докато изтече срокът на ограниченията за годината, в която се разпореждате с имота в данъчно облагаема разпореждане. Ако не декларирате доход, който трябва да отчетете и той е повече от 25% от брутния доход по данъчната декларация, съхранявайте вашите документи за 6 години.