Какви разходи за преместване на служителите трябва да плащате
Най-добре е да се придържате към възстановяването само на тези разходи, одобрени от IRS като приспадане от данъчна декларация на служителя.
Според IRS , само приспадащите се разходи за преместване на служителите
"разумни разходи за:
- преместване на домакински стоки и лични вещи от бившия дом до новия дом;
Пътуване (включително настаняване) от бившия дом до новия дом.
Възстановяването на разходи, които не подлежат на приспадане , винаги се облага с данък на служителя, дори ако възстановяването може да се счита за отговорен план (както е описано по-долу).
Данъчните последици от възстановяването на разходите за наемане на работници
По принцип всяко плащане, което плащате на служителите, е облагаемо и плащането на разходите за преместване на служителите се счита за облагаема. Но има начин да направим облагата да не се облага с данък на служителя.
Ако искате движещите разходи на служителите да не подлежат на данъчно облагане на служителя (IRS използва термина "изключен" от данъчното облагане), трябва да ги заплатите чрез това, което IRS нарича платежен отчет .
В този случай служителят заплаща разноските и ги възстановявате.
За да отговарят на критериите за отчетен план, разходите трябва да бъдат разчетени и да бъдат изплатени само конкретни разходи. Разходите трябва да са и за бизнес цели.
Служителят трябва да е изплатил или понесел приспадащи се разходи при извършване на услуги като служител на вашата фирма. Може да се наложи да документирате, че това движение се изисква от Вашия бизнес.
Съществуват и някои счетоводни процедури, които трябва да се спазват, за да бъде плана за възстановяване на разходите
- Служителят трябва да " адекватно отчита тези разходи в разумен срок". Това означава, че служителят трябва да ви даде разписки за всички разходи.
- Ако давате на служителя авансово плащане за тези разходи, служителят трябва да върне всички излишни пари в рамките на разумен период от време.
Например, да речем, че изплатите 5000 долара за придвижване на разходи, а служителят ви дава приходи от $ 3,660. Служителят трябва да ви даде чек за баланса ($ 1,350). Ако всички критерии за отговорен план не са изпълнени, планът не е отговорен план. И " възстановяването на невъзстановими разходи " (на служителя) и обезщетенията за разнообразни или неопределени разходи се облагат със служителя.
Само за да бъде абсолютно ясно: всички възстановявания, направени на служители по несъответстващ план, трябва да се третират като облагаеми (включително удържане при източника), дори ако възстановяването е за разходи, които могат да бъдат приспаднати от служителя. Всички плащания, които не са подкрепени с разписки, дори ако са част от отчетен план, са облагаеми и подлежат на удържане.
Задържане на данъци върху заплатите при преместване на разходи за служители
Ако плащанията са извършени съгласно критериите за отчетен план и са изпълнени всички необходими условия, плащанията на служителите за движещи се разходи не подлежат на удържане.
Преместването на разходни плащания, които не са извършени съгласно критериите за отчетен план (описано по-горе), подлежи на удържане на федерални данъци върху доходите, данъци FICA (социално осигуряване и Medicare) и федерални данъци за безработица.
Отчитане на движещи се разходни плащания по формуляр W-2 на служителя
Ако възстановяването на служителя отговаря на всички условия на отговорния план, както е описано по-горе, не е необходимо да включвате тези възстановявания на W-2 на служителя. Ако служителят Ви даде адекватно счетоводство за разходите, но излишъкът не е възстановен, ще трябва да се консултирате с вашата служба за заплати или с данъкоплатеца, за да определите как да отчетете данъчните и необлагаеми суми. Трябва да подадете сигнал за размера на това обезщетение, когато попълвате годишния данъчен отчет на W-2 за служителя за предходната година.
Patriot Software предоставя повече разяснения за начина, по който тези разходи се вписват във формуляр W-2 на служителя. Ще използваме примера по-горе, където служителят получава $ 5,000 за движещи се разходи, има приходи за $ 3,660 и запазва оставащите 1,350 долара. Сумата, която служителят пази, е облагаема за служителя. Ще приемем, че плащането се извършва съгласно изискванията за отговорен план, както е описано по-горе:
- Облагаемата сума от 1 350 лв. Е включена в каре 1 на W-2 (и в кутийки 3, 5 и 16, ако се облагат с данъци от държавата или града).
- Федералното и държавното удържане на данъка върху доходите и данъците на FICA трябва да бъдат изчислени за облагаемата сума от $ 1,350 и включени в съответните полета на W-2.
- Трябва да включите $ 3,660 (сумата, равна на обоснованата сума (например необлагаемата част) в клетка 12 на формуляр W-2, като използвате код "L."
За повече подробности относно това, вижте публикацията на IRS 15 (циркулярно писмо E).
Предоставяне на допълнителни разходи на служителите за придвижване на разходи
Някои фирми дават на служителите определена сума за придвижване на разходите, в зависимост от вида на движението и разстоянието. Плащането все още може да бъде приспаднато от вашия бизнес като бизнес разходи.
Ако искате да дадете на служителя пари за придвижване на разходи и да позволите на служителя да реши как ще бъдат изразходвани тези пари, имате неприемлив план, съгласно правилата на IRS. В този случай, както е отбелязано по-горе, ако не искате служителят да трябва да показва разписки, цялото плащане се облага на служителя като обезщетение. Освен това федералният данък върху доходите и данъкът FICA трябва да бъдат удържани при плащането.
В този случай може да искате да добавите допълнителна сума към плащането, за да помогнете на служителя с допълнителните данъци, които трябва да бъдат платени. Това се нарича "натрупване" на чек и е направено, за да се даде на служителя точната сума на плащането, след данъци.
Например, ако плащате на служител 2 000 долара за преместване на разходите, можете да направите групово изчисление, за да дадете повече от $ 2 000 за покриване на допълнителните данъци. Патриот Софтуер има брутален калкулатор, който може да ви помогне с това.
Преместването на разходите на служителите се приспада
Плащането на разходите за преместване на служителите е приспадаем бизнес разходи за Вашия бизнес. Начислените от служителите разходи за приспадане на разходите за служителите трябва да бъдат ограничени до тези, които служителят може да приспадне от собствената си данъчна декларация. Това означава само разходите за преместване на домакински стоки и за пътни разходи до новото място за служителя и неговото семейство.
Кажете на служителите за плана за възстановяване на разходите
Както при всички останали обезщетения, всички служители трябва да бъдат третирани по същия начин. Можете да зададете критерии за квалифициране на плана според типа на служителя (например заплащане срещу почасово), но не можете да дадете на един служител в същата класификация повече от това обезщетение от друго.
Винаги е добра идея да приложите този тип полза в писмен вид и да го включите във вашата комуникация със служителите. Ръководството за вашите служители или ръководството за политики и процедури е добро място за описание на плана. Не забравяйте да включите информация за данъчните последици от това обезщетение.
Подпомагане на служителите със съкращаване на разходите им
Освен ако не сте квалифициран данъкоплатец , предоставянето на данъчни консултации на служителите за приспадане на данъка върху доходите не е добре да се направи. Насърчавайте служителите си да получат професионални данъчни съвети или да използват професионален данъчен софтуер . Ето някои неща, които можете да направите, за да помогнете на служителите да разберат тази полза от движещите се разходи и как това ще повлияе върху техните данъци:
- Дайте на служителите си пакет за преместване на работа, който обяснява как и кога разходите за преместване ще бъдат възстановени от вашата компания.
- Дайте на служителите възможността да променят своето удържане (на формуляр W-4 ), за да осчетоводят първоначалното плащане за възстановяване.