Долната линия е: Ако не можете да го докажете, не го приспадайте.
Страхотно е да можете да отнемате данъците за всичките си бизнес разходи, но е още по-добре да можете да докажете тези приспадания в IRS одит. Ако имате компетентен данъчен подготвител, това лице ще Ви поиска да видите цялата документация за данъчните си удръжки.
Така че, преди да отидете на вашия данъчен подготвител с вашата документация ( не в обувки , моля!)
В тази статия ще разгледаме някои прости бизнес разходи, като винаги зададем въпроса: "Как мога да докажа, че това е истински бизнес разход?" И ние винаги ще разглеждаме тези сделки от гледна точка на IRS и вашия данъчен подготвител.
Най-важният факт , който трябва да запомните, е, че ТРЯБВА ДА БЪДЕТЕ в състояние да покажете не само, че сделката се е състояла, но че е за БИЗНЕС ЦЕЛ.
Купуване на имуществени или разходни разноски
Купувате принтер "всичко в едно" от "Best Buy" за бизнеса си. Пишете чек от фирмената си сметка или използвате бизнес кредитната си карта. Така че, това е достатъчно, за да покаже, че това е бизнес разходи, нали? Всъщност не. Запазването на отменената чек или разписката на кредитната Ви карта е само част от вашето доказателство. Отменената чек не показва какво купихте. Използването на кредитна карта е по-добро, защото разписката показва покупката.
Включването на разписката за касовия апарат също е необходимо, за да покажете какво сте закупили.
Плащането от лична сметка
Разходите за плащане от вашата бизнес банкова сметка или бизнес кредитна карта работят по същия начин. Разбира се, трябва да използвате отделна бизнес проверка или спестовна сметка или бизнес кредитна карта.
Въпреки че вашите лични сметки не са непременно проблем, това прави по-трудно да се докаже, че тази лична проверка е била използвана за бизнес цели.
Когато за първи път стартирате бизнеса си, може да се наложи да използвате личен акаунт за няколко елемента. Например, наскоро създадох нова LLC и трябваше да използвам лична проверка за регистрация в моята държава. Когато използвате личен акаунт за бизнес цел, уверете се, че имате много документи. В този случай отпечатах разписка от държавния секретар, която показваше, че съм платил за регистрация в LLC. В този случай беше доста трудно да се смята, че това е за лична употреба.
Използване на отчети за разходи
Някои разходи са по-трудни за доказване от други. Двата големи примера за това са пътни разходи, включително пробег и изброени имоти. И при двата случая, най-добрият начин да се удовлетвори търсенето на IRS за доказателство за разходите е да се води дневник.
IRS предпочита "доказателство за времето" . Това означава, че една бележка, която направите на разписка за разход или разписка или пробег на километража по времето, когато се изразходват парите, е по-добра от списъка, който пишете в края на годината.
Поддържането на протокол за пробега е, знам, запазването на дневника за километража е огромна болка. Това означава, че всеки път, когато влезете в колата си (без значение дали бизнесът е платил за колата, между другото), трябва да запишете:
- Датата
- Пробегът
- Къде ходи
- Целта - бизнес или лична - възможно най-конкретно.
Ако искате да направите това по-лесно, обърнете внимание на пробега на автомобила на 1 януари на годината и след това отбележете пробега само за бизнес цели.
За да приспаднете разходите за пробег в бизнеса, като използвате стандартното приспадане на пробега или действителните разходи, трябва да покажете, че сте използвали автомобила най-малко 50% от времето за бизнес.
Съвет: Ако сте прикрепени към вашия смартфон, опитайте приложение за разходка с километраж или приложение за разходи. Това ще ви спести много хартия и ще запазите разходите си в интернет.
И накрая, не забравяйте, че пътуването до работното място (отиващо напред-назад за работа) не се счита за приспадаем разход за пътуване. Докато можете да следите разходите за пътуване, не ги включвайте в дневника за бизнес пътувания.
Използване на приходи от бизнес пътувания
В допълнение към дневника за пробега, ако пътувате за бизнес, ще трябва да следите приходите за разходи.
Тези разходи, като пробег, са внимателно разгледани от IRS одитор, тъй като е лесно да се включат личните разходи за пътуване с бизнес пътувания.
Най-добрият начин да се докажат разходите за бизнес пътувания (включително хотели, полети, коли под наем, храна и забавления) е да използвате банкноти с кредитна карта (с помощта на вашата визитна картичка, разбира се) с допълнителни бележки за бизнес целта. Направете бележката в момента, в който поемете разходите. Можете също така да използвате дневник, дневник или календар за отбелязване на събития за бизнес пътувания, след което да ги свържете с вашите приходи.
Купуване на обявена собственост
Нека да разгледаме по-отблизо този принтер, който сте закупили. Принтерът може да се използва и за персонално печатане, а IRS категоризира тези типове имоти като изброени имоти . Те са в списък, защото могат да бъдат използвани за лични или бизнес цели. IRS изисква по-висока степен на доказване на бизнес употребата.
Трябва да документирате конкретно как използвате изброените свойства. Най-добрият начин е да запазите дневника с имота (като описания по-долу). Всеки път, когато използвате принтера или друга изброена собственост, отбележете датата, употребата (например брой копия), конкретната задача (отпечатване на копия на брошура за бизнеса) и дали използването е бизнес или лично. свързани с принтера, като касети.
В края на годината трябва да можете да показвате процента на използване за бизнеса и след това да го определите за разходите. Например, ако установите, че сте използвали принтера за 60% от времето за бизнес, можете да отнемете 60% от разходите като бизнес приспадане.
Напомняме, че ако разполагате с имота във фирменото си местоположение (НЕ вашия домашен офис ), не е нужно да водите дневник. Цялата употреба в място на бизнес се приема, че е за бизнес цели.
Използване на отчети за профила
Да приемем, че сте загубили приплъзването на кредитна карта или нямате анулирана чек за покупката на принтера. Можете да използвате извлечение по банков път или извлечение по кредитна карта, за да докажете покупка на бизнес, но също така ще ви е необходима допълнителна проверка от календар, календар или дневен план.
Няма такова нещо като твърде много доказателство
Ако има някакво съмнение дали някои разходи са за бизнес цели, най-добре е да имате няколко начина да докажете разходите.
Вашата система за бизнес записи
И накрая, архивите, които съхранявате върху тези бизнес разходи, трябва да бъдат част от вашата цялостна система за водене на отчети.