Ако фирмата Ви има отчетен план, възстановяването на определени бизнес разходи не се облага със служителя. Ако планът Ви за възстановяване на бизнеса не отговаря на изискванията на IRS за отчетен план, тези възстановявания се облагат с данък на служителя и при тези плащания трябва да се начисляват данъци върху доходите и данъци върху заплатите.
Освен това Вие, работодателят, трябва да съобщите тези плащания на формуляра W -2 на служителя.
Отчетните планове могат да включват възстановяване на разноски на служителите, включително:
- Пътни разноски на служителите, включително храна и развлечения,
- - закупуване на инструменти и оборудване, и -
- Служителски разходи за домашен офис.
Отчетният план също трябва да включва процедура, изискваща от служителите да връщат на работодателя надплатените суми (над допустимите суми). Ако работодателят установи и поддържа отчетен план, пътните разходи на служителите не трябва да се третират като облагаем доход.
Допустими изисквания към плана
За да бъде считан от IRS за "отчетен план", споразумението ви трябва да включва ВСИЧКО от следните неща:
- Разходите трябва да имат бизнес връзка ; т.е. те трябва да са били платени или направени при изпълнение на услугите като служител.
- Служителят трябва адекватно да се съобразява с работодателя за тези разходи в разумен срок. Трябва да изискате от служителите да ви предоставят подробна информация за тези разходи, включително дата, час, място, размер и бизнес цел за разхода.
- Трябва да изискате от служителя да върне излишните възстановени суми в рамките на разумен и определен период от време, в зависимост от обстоятелствата
Ако всичките три от тези изисквания не са спазени, планът се определя от IRS да не се отчита, а всички разходи, възстановени на служителя от вашия бизнес, се облагат със служителя.
Излишни възстановявания
Излишъкът от възстановяване е възстановяване, което е по-голямо от допустимите суми. Ако служителят не върне излишните суми за възстановяване в разумен срок, тези суми се облагат със служителя. Най-често срещаното обстоятелство би било случаят, при който давате на служителя аванс, преди тя да напусне за пътуване, а разходите й по време на пътуването са по-малки от предплатената сума.
Разумен период от време за връщане на излишните възстановявания се определя от IRS като например:
- Аванс, получен в рамките на 30 дни от времето на разхода
- Служителят предоставя адекватна сметка за разходите в рамките на 60 дни след като са били платени или направени.
- Служителят връща всяко излишно възстановяване в рамките на 120 дни след като е платено или възникнало.
- Служителят получава изявление (най-малко тримесечно), което изисква връщане или адекватно отчитане на неизплатените аванси, а служителят отговаря в рамките на 120 дни след получаване на извлечението.
Изпращане на отчетен план до IRS
Не, няма изискване да изпратите писмен план до IRS. Но трябва да можете да докажете, че сте определили вашите изисквания за възстановяване на разходите на служителите. Ще се нуждаете от нещо в писмен вид, за да покажете на IRS, че разбирате какъв е отчетният план и че управлявате бизнеса си според изискванията.
Първо, трябва да поставите тези изисквания в писмен вид, като част от наръчника за политиката и процедурите за служителите си .
Второ, трябва да документирате всички транзакции със служителите за тяхното възстановяване на разходите, водейки архиви, за да покажете, че са спазени всички изисквания на отговорния план.
Отчет за влиянието на плана и бизнес данъци
Дали тези разходи са направени в рамките на отчетен план не оказва пряко влияние върху способността Ви да приспадате тези разходи върху данъчната си декларация. Но все пак трябва да предоставите адекватна документация, за да докажете, че тези разходи са свързани с бизнеса.
За реимбурсиране на пътувания например можете да удържите размера на съответния ред в данъчната декларация за бизнеса си. Например за хранене и развлекателни разходи използвайте линия 24б от график C (за еднолични търговци или еднолични LLC).