Не проследявайте само времето си; Управлявай го!
И тогава те спират да го правят, защото не са осъзнали някакви положителни промени. Разбира се, те са елиминирали няколко събития и дават приоритет на някои други. Но те всъщност не са успели нищо; току-що го пренаредиха. В края на деня те все още са разочаровани и разочаровани.
Но да следите как прекарвате времето си не е управление на времето. Управлението на времето е за извършване на промени в начина, по който прекарвате времето си.
За ефективно управление на времето трябва да приложите система за управление на времето, която ще ви помогне да видите къде могат и трябва да се правят промени ... което означава, че първата стъпка в управлението на времето е да анализирате как всъщност прекарвате времето си, за да можете да определите какви промени искате да направите.
Категоризирайте ефективното управление на времето
Как всъщност управлявате времето? Тайната е в категориите. Вижте утрешния си календар. Вероятно вече е пълна с събития и дейности, които се надявате да постигнете. Докато работите или след това, ще попълвате празните места с подробности за това, което действително сте направили.
В края на деня разгледайте списъка и маркирайте всяка задача и / или събитие с една от следните категории. Колко време през работния ден всъщност сте изразходвали:
1) Изгаряне на пожари. Неочаквано телефонно обаждане. Доклад, необходим за среща, която трябваше да бъде отпечатана вчера. Липсващ файл, който трябва да бъде на бюрото ви . Колко от деня ви е бил похарчен в кризисен режим? За повечето хора това е негативна категория, която източва тяхната енергия и пречи на тяхната производителност.
Помощ при организиране на файлове
Как да настроите система за управление на документи
Управление на вашата система за подаване
10 съвета за организиране на електронни файлове
2) Справяне с прекъсвания. Телефонните обаждания и хората, които отпадат от вашия офис, вероятно ще зависят от списъка, когато зададете събития в тази категория. Още веднъж за повечето хора това е негативна категория, защото тя пречи на (и понякога убива) производителността.
Помощ за справяне с прекъсвания
Справяне с входящите телефонни разговори
Поддържане на график при работа
Управление на успешен домашен бизнес с деца
3) Правене на планирани задачи. Това е най-положителното използване на времето през работния ден. Вие контролирате и изпълнявате това, което възнамерявате да постигнете. Планираните задачи могат да включват телефонни обаждания , срещи с персонала, дори да отговаряте на имейл - ако това са задачи, които сте включили в дневния ред.
4) Работа непрекъснато. Може да не работите по задачата, която сте планирали да вършите, но вие постигате нещо и за повечето хора това е много продуктивен и позитивен начин на работа .
5) Непрекъснато прекъсване. Тези времена през работния ден, които се използват за повторно активиране и прегрупиране. Обяд или прекъсване в средата на сутринта може да се прецени, ако те са непрекъснати.
Ако имате достатъчно късмет да работите с фирма, която предлага уреди за тренировка на място или стаи за пожар (Fortune), това също ще се брои. Всеки се нуждае от определено количество непрекъснат престой, вграден в деня си, за да бъде продуктивен по време на работното си време.
Седмица на вашето минало е ключът към бъдещето
Сега, когато разбирате категориите на тази система за управление на времето, е време да ги използвате, за да анализирате вашата "типична" работна седмица. Използвайте каквато и да е календарна система, която използвате за записване на събития и дейности в ежедневието си, върнете се и изберете последната типична седмица. Прегледайте записите за всеки работен ден и ги категоризирайте според категориите за управление на времето по-горе, ако още не сте ги направили. Поддържането на обща сума в дъното на всеки ден ще ви улесни да видите как сте прекарали работното си време всеки ден.
Сега имате данните, от които се нуждаете, за да направите промени в начина, по който прекарвате времето си на работа. Прекарвате ли прекалено много време, когато изгаряте пожари? След това трябва да направите организационни или физически промени, за да предотвратите или отложите тези постоянни кризи. Почистете и реорганизирате бюрото си , например, за да можете лесно да намерите файловете, които ви трябва, и да установите, че трябва да поставите необходимите файлове за следващия ден на бюрото си, преди да си тръгнете за деня.
Не получавате достатъчно непрекъснато прекъсване по време на работния ден? След това трябва да планирате времето за вас . Например, спрете да хапнете обяда на бюрото си и физически напуснете сградата за определеното време за обяд.
Чрез прилагането на моите категории работа за управление на времето и извършването на промените, които трябва да направите, за да прекарвате повече време през работния ден в положителните категории и по-малко време в отрицателните категории, наистина ще можете ефективно да управлявате времето си - и постигане на истинската цел на управлението на времето, да се чувствате по-добре.