Отговорете на телефона си с подходящ бизнес телефон поздрав.
Например, когато отговаряте на телефона, кажете нещо като "Cypress Technologies: Сюзън говори, как мога да ви помогна?" Това не само позволява на обаждащия се да узнае, че е достигнал бизнес, но му полага отговор, за да отговори на въпроса, спестявайки време за проучвателни въпроси като "Това ли са Cypress Technologies?" И празен чат-чат.
Мислете и приоритизирайте, докато говорите.
Позволява ли обаждането най-добре сега или по-късно? Много от телефонните обаждания, които фирмите получават, са бързи запитвания, на които лесно се отговаря, например: "Колко късно отваряте?" Други обаче включват по-сложни и отнемащи време отговорите. Ако случаят е такъв, кажете на обаждащия се и попитайте кога е удобно да се обадите обратно, за да го обсъдите.
Използвайте параграфиране и обобщаване за поддържане на телефонни обаждания.
Ако говорите с някого по телефона, който изглежда иска да говори или се отклони от точката, кажете нещо като: "Така че това, което чувам да казвате, е ..." или "Така че ключовите точки са ..." или "Има ли (въведете резюме) справедливо обобщение на това, което казвате?" Трудно е да говорите с някой, който отказва да разговаря.
Затваряне на всяко обаждане с обобщение на действието, което вие и обаждащият сте съгласни
Макар че в повечето случаи това ще отнеме само няколко секунди, може да ви спести много време, като избегнете грешки и необходимостта да проверите отново. Например, след разговор, по време на който сте организирали среща с клиент , може да кажете: "Добре.
Ще се срещнем с вас в офиса ви в (вмъкнете местоположението) в 10 часа утре и ще преминем заедно пробите.
Поддържайте съобщения от телефоните, така че можете да научите подробности по време на разговора.
Това не е само добро управление на времето по онова време, което ви помага да се съсредоточите върху повикването, а по-късно да помагате за управление на времето, ако трябва да намерите и / или да прегледате подробностите за конкретен разговор.
Дайте на клиентите и клиентите си опцията за имейл
Много от тях ще използват имейл, за да се свържат с вас, вместо да се обаждат, ако знаят какъв е вашият имейл адрес. Уверете се, че имейл адресът на фирмата ви е виден на визитните карти и на вашия уеб сайт, ако имате такъв. Ако имате имейл адресите си, изпратете имейл до настоящите си клиенти и клиенти, като посочите опцията за електронна поща и я представете като начин за подобряване на комуникациите.
Използвайте технологията, за да управлявате времето, през което харчите Отговаряне на телефона
Като минимум вашият бизнес трябва да има телефонен секретар и гласова поща. Задайте ги с подходящи бизнес скриптове и ги използвайте, за да отговаряте на телефона за вас, когато сте извън офиса или трябва да работите върху нещо непрекъснато. След това насрочете време, за да отговаряте на тези съобщения всеки ден. По отношение на управлението на времето ще спечелите ценно време, като групирате телефонните разговори заедно.
Ако работите с домашен бизнес, вземете отделен бизнес телефон или линия
Трябва да имате втори "само за бизнес" телефон със собствен телефонен секретар и / или гласова поща. Не само това е по-професионално, но ще ви спестим времето, необходимо да преминете през съобщенията и да определите кои от тях са свързани с бизнеса.
Винаги е най-добре да има човек, който да отговаря на телефона
Ако имате машина или по-лошо, автоматична система за интерактивна гласова реакция (IVR) е истинско изключване, което ще ви струва бизнес, когато хората не се притесняват да оставят съобщения или да се обаждат обратно. Ако отговорите на входящите телефонни разговори отнемат твърде много време през деня, помислете дали да наемете рецепционист или професионален секретар, за да отговаряте на телефона за вас. Цената за това, че някой друг го е направила, може да бъде повече от компенсирана от увеличаването на производителността и по-добрите продажби .
Поддържайте писмен скрипт от често задавани въпроси, публикувани от Вашия телефон.
Това ви спестява време и служители, ако не се налага да търсят отговори или да мислят как да отговорят на конкретна заявка, когато отговаряте на телефона.
Съвети за телефонните съвети
Не забравяйте, че телефонът трябва да бъде бизнес инструмент, а не натрапчив губещ, който регулира вашия работен ден. Работата с входящите телефонни обаждания в съответствие с тези съвети за управление на времето ще ви помогне да управлявате по-добре времето си, да подобрите производителността си и да върнете телефона на правилното му място - помагайки ти да управляваш бизнеса си, вместо да те изпълняваш.