Съвети за управление на времето за изходящи повиквания

Как да направите изходящите си обаждания по-продуктивни и да отделите по-малко време

Управлението на телефонния час е важно, защото телефонът все още е основният комуникационен инструмент за повечето малки фирми. Но голяма част от времето, което фирмите харчат, използвайки телефона, е загуба на време. Вместо да комуникираме с хората, с които искаме да общуваме, когато осъществяваме изходящи обаждания, ние разпръскваме времето, разговаряйки с други хора или машини, играейки безкрайни кръгове от маркера на телефона.

Но какво би станало, ако можехме да се обадим и да говорим с хората, с които искахме да говорим, да кажем какво искаме да кажем и да продължим?

Представете си колко по- продуктивни бихме били и колко време ще трябва да правим други неща.

Е, можем - и всичко, което е необходимо, е малко предварително подготовка.

Управление на времето за телефонни съвети за изходящи повиквания

• Независимо дали са доставчици , редовни клиенти или изпълнители , много от нас многократно се обаждат на едни и същи хора. Поддържайте информацията за контактите си актуализирана с подробности, спестяващи време, за да не губите време, когато се опитвате да достигнете до хора, които не са на разположение.
  
  Например, ако знаете, че конкретният човек, който искате да достигнете, отнема обед от 1 до 2 часа всеки ден, защо губим времето си, опитвайки се да ви се обадя през това време?
• Програмирайте номерата за тези, които редовно се обаждате в телефона си. Аз съм изумен от хора, които не правят това, тъй като времето, което спестявате, когато не търсите цифри и ги пробивате, също е невероятно.
• Планирайте изходящите си обаждания. Преди да се обадите, напишете основната цел на повикването и ключовите точки, които искате да покриете. Това ще ви помогне да се придържате към момента, когато сте в телефона и да сте сигурни, че покривате всичко, което искате да покриете, спестявайки време по време на разговора и избягвайки да се обадите отново, защото сте забравили нещо.

• Ако обаждате някого, който е въведен в базата данни с контакти, разполагайте с цялата информация за лицето, което се обаждате пред вас, когато се обаждате. Независимо дали използвате настолен компютър, мобилно устройство или Rolodex, това е чудесен помощник по време на разговора. Освен това, ако не се налага да търсите нещо като името на съпруга на клиента, ще имате възможност да правите бележки по време на разговора, спестявайки още повече време.

• Разбира се, ако искате да правите бележки по време на разговор (или да правите каквото и да е друго, докато говорите по телефона), е необходим добър високоговорител или слушалки. Освобождаването на ръцете ви може да освободи много време.
• Ако се свържете с телефонен секретар или гласова поща, оставете пълно съобщение, което дава два пъти вашия телефонен номер, и посочва причината, поради която се обаждате . Например, "Това е Сюзън Уорд на (телефонен номер). Обаждам се да обсъдим прогнозата за вашия проект, а днес следобед можете да се свържете с мен на телефонен номер."
  
  Посочването на номера ви два пъти дава на получателя на съобщението много по-добър шанс да го направи правилно и да го запише, без да повтори съобщението.
• Не се поддавайте на принуда по телефона . Когато се опитвате да достигнете до някого и не сте го направили, е примамливо да се обадите - може би на всеки половин час! Но ако сте оставили правилно съобщение, няма нужда да губите време, когато оставяте многократни съобщения (и попълвате телефонния секретар или гласовата поща). Дайте на лицето, на което се обаждате, разумен период от време, за да се обадите, например до следващия работен ден.
• Планирайте телефонните си обаждания и ги съберете заедно за един блок от време, ако е възможно. Повечето от нас не са толкова добри в мултитаскинга и губят много продуктивност, когато се обръщаме напред-назад от една задача в друга. Така че, ако имаш дузина обаждания в даден ден, е по-ефективно да ги направиш за един час, отколкото да направиш един или два, а след това да направиш още три обаждания един час по-късно и още два 45 минути след това.

• Резервирайте изходящите си телефонни разговори, ако е възможно. Ако това не е бърз разговор, когато за пръв път се обадите на някого, представете си се, разкажете й защо викате и след това я попитайте дали е удобно време да поговорите или дали би предпочела да отдели време, за да го обсъди , След това уредете, че ще й се обадите по това време. Това не само ви спести време на място, но спестява време, когато се обадите на лицето, защото и двамата сте готови да обсъдите проблема, за който първоначално сте се обадили.
• Ако е възможно, направете изходящи телефонни обаждания в "главно време". Изследванията показват, че в ранната сутрин в офиса им има повече хора, които могат да бъдат достигнати между 8 и 11 часа сутринта