Как да правя сметки за клиенти?
Когато започнете бизнес, една от първите ви задачи трябва да бъде да решите как да събирате пари от клиенти.
Как да получите пари от клиенти зависи от вашия бизнес тип.
- Ако получавате пари от клиенти чрез кредитни или дебитни карти, не е нужно да се притеснявате за събирането.
- Някои фирми приемат само пари в брой, но има проблеми с паричния бизнес, включително и не поддържа добри бизнес регистри.
- Ако не сте платени по време на продажбата, трябва да таксувате клиентите (включително други фирми), което означава, че ще трябва да намерите начин да се уверите, че тези сметки се плащат.
Правило # 1 за получаване на плащания от клиенти
Най-важното нещо, което трябва да запомните за таксуването и събирането от клиенти, е, че колкото по-дълго сметката е неплатена, толкова по-малко вероятно е да получите парите си. Така че ще трябва да настроите конкретен процес на събиране и да се уверите, че го следвате с всеки клиент.
Система за таксуване на клиенти
Преди да отпускате кредити на клиенти, започнете с създаването на някои политики за приемане на кредит, извършване на кредитни проверки и комуникация с клиентите относно процеса на таксуване и събиране.
След това създайте система за улавяне на информация за клиентите - кой ви дължи пари, колко дължи и колко дълго е дължима сумата.
Повечето програми за софтуерни счетоводни програми имат клиентски модул, който ви позволява да въведете тези данни.
Можете да въвеждате фактурите, когато работите или да доставяте продукта, и да въвеждате плащания, докато те влизат. Но вие трябва да сте в течение с тази документация, за да следите сметките за вземания ( дължими суми).
Отчет за застаряването на вземанията по сметки е вашият инструмент за вземане на решение за стратегия за таксуване за клиентите.
Изпращане на сметки
Не забравяйте колекции Правило # 1, когато обмисляте изпращането на сметки. Много фирми изпращат сметки на клиентите само веднъж месечно, което означава, че те могат да чакат до шест седмици, за да получат плащане (месец, за да изпратят сметката, а след това няколко седмици преди клиентът да плати).
Изпращайте сметките по-често или правете между тях разговори, за да накарате клиентите да плащат. Някои компании изпращат сметки на партиди, като част от клиентите се таксуват всяка седмица. Тази групова таксуване помага за поддържането на по-продължителна работа в брой.
Планирайте стратегията си за фактуриране
Вашата колекционна система може да включва телефонни разговори, писма или и двете, в зависимост от вашия тип клиент. Една от стратегиите е да се започне на по-ниско ниво на интензивност и загриженост и постепенно да стане по-уверен, а след това агресивен. Тази стратегия на нарастващо ниво може да работи както за напомняния за фактуриране по телефона, така и по пощата или по имейл.
- Ниво едно - "Ами сега"
Това писмо приема, че клиентът е забравил да изпрати плащане; това е "вероятно сте го изпратили, но плащането трябва да е по пощата.
- Ниво две - какво не е наред?
Това писмо приема, че клиентът иска да плати, но необичайни обстоятелства предотвратяват плащането. Писмо две предлага алтернативи за плащане, но дава твърда дата, до която трябва да се извърши плащане.
- Трето ниво - Ултиматумът
Това ниво трябва да бъде писмо. Предполага се, че клиентът няма да плати и посочи твърда дата, в която трябва да се извърши плащане или да се започнат събирателни процеси . НЕ изпращайте това писмо, освен ако възнамерявате действително да отидете на колекции за този дълг.
Ако клиентът просто няма да плати, ще трябва да предприемете последната стъпка - завеждането на лицето в съда за малки искове или превръщането му в агенция за събиране на вземания. Прочетете повече за вашите алтернативи i fa клиентът просто няма да плати.
Клиенти за таксуване: Поставяне на всички заедно
В заключение, вземете решение за цялостната си стратегия за таксуване. Ще изпратите ли писма? Използвате ли телефона? Комбинация? Кога ще изпратите сметки или да направите телефонни обаждания?
Сложете общата система, с писма и скриптове от телефона, след което да проверите всичко от вашия адвокат, за да се уверите, че спазвате закона.
След това използвайте отчетите си за получаване на просрочени вземания, които да ви насочват, докато работите по тези клиентски сметки, и да решите за стратегиите за таксуване.