Фактура, понякога наричана фактура за продажба, е документ, изпратен от доставчик на продукт или услуга на купувача. Фактурата установява задължение от страна на купувача да плати, като създава вземане по сметката . С други думи, фактурата е писмена проверка на споразумението между купувача и продавача на стоките или услугите.
Фактурите са важна част от системата за водене на счетоводство и счетоводна отчетност на вашия бизнес, тъй като записват транзакциите по продажбата.
Какво включва фактурата?
Обичайните раздели във фактурата включват:
- Датата на създаване на фактурата. Не забравяйте това! Датата на фактурата започва да отброява часовника на клиента. Ако имате условия (срок за плащане), искате да включите датата, така че всеки да знае кога плащането е дължимо.
- Име и адрес на клиента и доставчика. Ако създавате фактура в счетоводен софтуер, може да се нуждаете само от имейл адреса на клиента, но все пак е добре да съберете и включите физическия адрес, в случай че трябва да изпратите истинско писмо или документ.
- Имената за връзка на физическите лица в двата бизнеса (или бизнес и отделни). Това е правилно правило за отношенията с клиентите, за да сте сигурни, че имената на правописа са правилно.
- Описание на закупените продукти, или продукти или услуги, включително цени и количества. Често ще имате стандартни описания на елементите и номера на инвентара. Но бъдете възможно най-конкретни и подробни, когато създавате фактурата. Това избягва объркването и проблемите "не знаех".
- Условия за плащане. Например, доставчикът може да посочи "нетни 30 дни", което означава, че цялата сума се дължи в рамките на 30 дни.
Как да фактурираме клиент
Възможно е да използвате онлайн счетоводен софтуер за бизнес , или може би използвате предварително напечатана фактура, която ще бъде попълнена. Процесът работи по един и същ начин за двата процеса на фактуриране.
Вие ще подготвите фактура само след като сте изпратили или доставите продукта или услугата на клиента.
- Започнете, като идентифицирате клиента . В някои случаи може да искате да идентифицирате и друг клиент или задача в него.
- Включете предишни номера на документи, свързани с тази продажба, включително всяка поръчка за покупка или договор за продажба или оценка.
- Идентифицирайте продадените и доставените продукти . Обикновено ще включвате името на продукта или услугата, количеството (или времето за услуги) и курса (за единица или за час). Ако използвате онлайн софтуер, се изчислява общата сума за всеки елемент. Това е мястото, където може да се наложи да класифицирате елемент като " поръчан назад ".
- Всеки елемент получава собствена линия и се добавят всички линии.
- След това ще включите информация за всички вече направени от клиента депозити или за всички отстъпки, приложени към тази фактура.
- Може да искате да предложите на клиентите различни начини на плащане, като евентуално давате отстъпка за плащане в брой.
- Включете условията за доставка за доставените продукти. Има два вида: FOB корабна точка или FOB дестинация. (F OB означава "свободен на борда". ) Ако условията са FOB корабна точка, изпращачът (това е продавачът) плаща кораба. Ако условията са FOB дестинация, купувачът плаща кораба. Също така е добра идея да отбележите, че клиентът взима елемента или елементите в случай, че има някакъв въпрос относно получената вещ.
- Включете условията за продажба. Тоест, кога искате купувачът да плати и ще дадете отстъпка за предсрочно плащане? Условията се изразяват като тези 2/10 Net / 30. Това означава, че ще получите 2% отстъпка, ако плащането бъде получено в рамките на 10 дни, а цялото салдо е дължимо за 30 дни.
Фактурите могат да бъдат изпратени по имейл или по факс на клиент.
Когато клиентът плаща, номерът на фактурата трябва да бъде отбелязан в разписката за продажба и да съответства на разписката за продажба в счетоводния софтуер, така че е ясно, че фактурата е платена. Плащането отнема неизплатената сума от сметката Ви за получаване на сметки.
Фактури срещу поръчки за покупка
Фактурите понякога се бъркат с поръчките за покупка . Поръчките за покупка (ОП) са преди операцията и фактурите са след нея. Поръчките за покупка записват поръчка от клиент на продавач или доставчик.
Фактурата, от друга страна, записва получаването на продукта или услугата и, както е отбелязано по-горе, условията за плащане. Поръчките за покупка се използват от много компании като част от процеса на одобрение. Някои компании изискват поръчки за покупка на продукти или услуги над определена сума.
Фактури срещу сметки
Разликата между фактурата и сметката е фокусът и гледната точка. Фактурата е създадена от доставчик и представлява декларация за услуги или продукти, произведени и доставени на клиент, включително дължимата сума. Фактурата може да бъде създадена преди или след получаване на продукта или услугата. Обикновено фактурата трябва да бъде включена в продуктите, които се доставят, така че получателят да може да ги провери, за да се увери, че всички са там.
Законопроектът е искане за плащане. Законопроектът обикновено се разглежда от гледната точка на клиента. Това е обичайно да получавате сметка без фактура, както в ресторант или магазин за търговия на дребно. Законопроектът обикновено се дава с очакванията за незабавно плащане.
Някои примери за фактури
Тази примерна фактура включва канадска информация, но ще ви даде представа за това какво включва фактурата .
Ето няколко стъпки за създаване на фактура.